Aktualizacje w Altera.app: Nowe Funkcjonalności dla Lepszego Zarządzania Fakturami

Aktualizacja 2.18 zaplanowana jest na wtorek, 23.04.2024

W Altera.app nieustannie dążymy do tego, aby nasze rozwiązania były nie tylko funkcjonalne, ale również intuicyjne, odpowiadając na dynamicznie zmieniające się potrzeby współczesnych przedsiębiorców. Ostatnie aktualizacje w naszej aplikacji wprowadzają szereg nowości, które usprawniają zarządzanie dokumentami oraz procesami księgowymi, zapewniając naszym użytkownikom jeszcze większą kontrolę i bezpieczeństwo ich danych finansowych.

1. Czym różnią się faktury do weryfikacji od odrzuconych faktur? – Nowa zakładka w module “Koszty”

„Odrzucone” faktury to dokumenty, które zostały odrzucone przez osobę z naszej organizacji. Użytkownik odrzucający fakturę powinien wpisać powód swojej decyzji, który pojawi się na liście w zakładce Odrzucone. Po zapoznaniu się z dokumentem, osoba decyzyjna powinna albo przywrócić fakturę do obiegu, albo ją usunąć.

„Do weryfikacji” to faktury, których system OCR i kategoryzacji nie był w stanie odczytać lub które zostały zakwalifikowane jako problematyczne, na przykład gdy system uznał, że dokument nie jest fakturą. W takich przypadkach użytkownik może ręcznie wprowadzić dane i zaakceptować je, klikając przycisk „Zapisz”, lub przenieść fakturę do kategorii „Usunięte”.

Dodatkowo, od teraz zarówno dla zakładki „Odrzucone”, jak i „Do weryfikacji”, wyświetlana jest ilość faktur oczekujących na przegląd. Żadna z faktur nie powinna pozostać w tych kategoriach na stałe. Należy jak najszybciej podjąć odpowiednie działania, aby faktura została ponownie włączona do obiegu lub ostatecznie usunięta.

2. Masowa akceptacja faktur do kolejnego etapu w obiegu elektronicznym

Wszystkie operacje związane z elektronicznym obiegiem dokumentów są obecnie identyfikowane automatycznie i dynamicznie. Można je bezpośrednio wykorzystać na liście faktur. Oznacza to, że jeśli wybrane faktury spełniają kryteria przejścia do następnego etapu e-obiegu, można je zaakceptować zbiorczo.

Jeśli zaznaczymy kilka faktur z zamiarem przeniesienia ich do kolejnego etapu e-obiegu, ale zamiast zielonego zobaczymy szary przycisk, oznacza to, że jedna lub więcej wybranych faktur nie spełnia warunków do przejścia na kolejny etap. Po najechaniu na przycisk pojawi się informacja wyjaśniająca, dlaczego masowa akceptacja faktur do następnego etapu e-obiegu nie jest możliwa.

3. Zwiększ bezpieczeństwo danych finansowych dzięki Fakturom Poufnym

W nowoczesnym zarządzaniu przedsiębiorstwem kluczowe staje się nie tylko efektywne, ale i bezpieczne obchodzenie się z danymi finansowymi. Koszty poufne, nowość w naszym systemie, umożliwiają właśnie takie podejście, chroniąc szczególnie wrażliwe transakcje przed nieuprawnionym dostępem.

Kiedy wprowadzasz koszty związane z umowami B2B czy innymi wrażliwymi operacjami, masz możliwość oznaczenia tych faktur jako poufnych. Dzięki temu dostęp do nich mają tylko wybrane osoby w firmie, na przykład kadra zarządzająca czy upoważnieni pracownicy, co minimalizuje ryzyko niechcianego wycieku danych.

Aby wprowadzić fakturę poufną, wystarczy kliknąć 'Nowy koszt’, następnie zaznaczyć 'Faktura poufna’, potem 'Dodaj pliki z dysku’ i zatwierdzić wybór przyciskiem 'Dodaj pliki’.

Aby ustawić dostęp do faktur poufnych wejdź w 'Ustawienia’, wybierz 'Firma’ w lewej kolumnie, a następnie 'Użytkownicy’. Na końcu wystarczy wybrać konkretną osobę, której chcesz udzielić dostępu, i w sekcji 'Koszty’ zaznaczyć 'Dostęp do faktur poufnych’.

To nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale i poprawia organizację pracy, co jest nieocenione, zwłaszcza w dużych organizacjach.

4. Skontaktuj się z naszym zespołem jeszcze szybciej!

Od teraz w górnym menu aplikacji znajdziesz ikonę słuchawki. Po jej naciśnięciu wyświetlą się informacje o przypisanych do Twojej firmy opiekunach księgowych oraz kadrowo-płacowych.

Najechanie kursorem na profil opiekuna pozwoli Ci zobaczyć jego kartę kontaktową, gdzie znajdziesz adres e-mail, numer telefonu i opcje szybkiego kontaktu: możesz wysłać wiadomość bezpośrednio z aplikacji, zadzwonić lub wysłać e-mail.

Podgląd profilu użytkownika dostępny jest teraz w każdym elemencie wyświetlającym avatar oraz imię i nazwisko użytkownika w systemie, pozwalając na wykonanie szybkich akcji.

5. Przegląd Usuniętych Faktur: Transparentność na Wyciągnięcie Ręki

Najnowsza funkcja w Altera.app umożliwia przeglądanie faktur sprzedaży, które zostały wystawione, ale po czasie jednak usunięte z systemu. Ta funkcjonalność jest odpowiedzią na potrzebę większej widoczności dokumentów, które z różnych przyczyn zostały wycofane z obiegu. Dzięki temu użytkownicy mają pełny wgląd w historię swojej firmy, co jest kluczowe dla zachowania transparentności procesów księgowych.

6. Aktualizacja modułu „Pliki”

Zmieniliśmy nazwę zakładki z „Szablony” na „Szablony i instrukcje”. Dodaliśmy także nowe szybkie filtry: „Szablon” dla najbardziej przydatnych w firmie dokumentów – od umów leasingu po zgłoszenia urlopów, oraz „Instrukcja”, przygotowane przez zespół Altera dokumenty, które tłumaczą krok po kroku różne procesy wymagane w trakcie naszej współpracy.

7. Pozostałe usprawnienia w aplikacji

• Kompaktowość – Zmniejszyliśmy odstępy między wszystkimi polami, aby więcej danych było widocznych na jednym ekranie.

• Typ faktury – Od teraz podczas edycji faktury kosztowej można ręcznie zmienić “Typ faktury”.

• Zmiana kategorii kosztu dla całego dokumentu – Aby uniknąć przypadkowych nadpisań danych przed każdą zmianą kategorii I poziomu należy zaakceptować fakt, że spowoduje ona ustawienie tej samej kategorii w pozycjach i reset kategorii II poziomu na fakturze oraz wszystkich pozycjach.

• Uproszczone wyliczenia wartości w fakturach kosztowych – Teraz można łatwo wyliczać wartości zarówno od wartości netto, jak i od brutto lub VAT. Na podstawie wprowadzonej kwoty zostaną obliczone pozostałe wartości. Ikona kłódki pozwala na wyłączenie automatycznych wyliczeń i dokonanie ręcznej korekty wartości.

• Pobranie faktury kosztowej – W widoku szczegółów faktury kosztowej umieściliśmy akcję szybkiego pobrania faktury w formie pliku.

• Masowy wybór kategorii – Od teraz użytkownicy mogą natychmiast przypisać wybraną kategorię I stopnia do wielu faktur jednocześnie, korzystając z widoku listy dokumentów.

• Nowe filtry oraz kolumny w module Koszty – Użytkownicy mają o wiele większą ilość nowych kolumn oraz możliwości filtrowania m.in. typy, kraje, rejon kontrahenta. Co znacznie ułatwia pracę nad fakturami.

Od teraz nie tylko księgowi, ale również każdy użytkownik ma wgląd do daty ewidencji oraz wpływu każdej faktury.

• Rozbicie kolumny “Status” – W najnowszej aktualizacji, jeśli dodamy jedną z kolumn składających się na „Status”, takich jak projekt, czy kategoria kosztów, dane zostaną wydzielone i umieszczone w osobnej kolumnie, co uczyni podgląd bardziej przejrzystym.

• Kolumna “Zdekretowana”/“Zarchiwizowana” – Jeśli faktura została zadekretowana, oznacza to, że zespół księgowy już rozpoczął jej księgowanie, co uniemożliwia jej edycję. Podobna sytuacja ma miejsce, gdy faktura została „Zarchiwizowana” w module sprzedaży. W przypadku, gdy użytkownikowi zależy na wprowadzeniu zmian w takim dokumencie, powinien skontaktować się bezpośrednio ze swoim księgowym.

• Wyjaśnienie braku możliwości wykonania akcji – Podczas pracy nad dokumentami niektóre opcje mogą być niedostępne i wyświetlać się na szaro. Oznacza to, że wykonanie określonej akcji z fakturą jest niemożliwe. Jednak po najechaniu kursorem na taki przycisk, pojawi się informacja wyjaśniająca, dlaczego nie można skorzystać z danej funkcji.

Zapraszamy do korzystania z nowych funkcji i odkrywania ich możliwości, które z pewnością przyczynią się do jeszcze lepszego zarządzania finansami Państwa firmy.

Aktualizacja 2.18 zaplanowana jest na wtorek, 23.04.2024