Czego dowiesz się z artykułu?
1. Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) – główne założenia
2. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców? Harmonogram wdrażania systemu
3. Jak wygląda logowanie do systemu KSeF?
4. Wprowadzanie i usuwanie faktur ustrukturyzowanych z Krajowego Systemu e-Faktur
5. Konsekwencje niestosowania się do wymogów KSeF
6. Ryzyko związane są z wprowadzeniem KSeF
7. Jak przygotować się do wprowadzenia KSeF w firmie?
Wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF) to jedna z najważniejszych zmian, jakie czekają na przedsiębiorców w najbliższym czasie. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się dla większości podmiotów obowiązkowe już w 2024 roku. Warto więc już teraz poznać Krajowy System e-Faktur i wdrożyć odpowiednie rozwiązania jak najszybciej.
1. Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) – główne założenia
Przyjmowanie i wystawianie faktur to podstawowa czynność w każdej firmie, niezależnie od jej rozmiaru i branży, w której działa. Standardowe dokumenty, do jakich zdążyliśmy przywyknąć, a więc tradycyjne faktury papierowe i faktury elektroniczne, zostaną wkrótce zastąpione przez faktury ustrukturyzowane, które będą dostępne w systemie KSeF.
Specyfikacja plików i ujednolicone środowisko uszczelnią system i ułatwią czynności kontrolne. Faktura ustrukturyzowana bez wątpienia ma również pewne zalety z perspektywy przedsiębiorców. Choć krajowy system nie jest jeszcze obowiązkowy, już teraz można z niego korzystać. To dobry czas na testy, zwłaszcza że pozwalają one osiągnąć dodatkowe korzyści i przygotować się na moment, kiedy narzędzie będzie rozwiązaniem obligatoryjnym.
Krajowy System e-Faktur ma spełniać dwie podstawowe funkcje: z jednej strony to platforma dająca możliwość pobierania, wystawiania, udostępniania, przechowywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, z drugiej – centralny rejestr tych dokumentów i miejsce ich archiwizacji.
Wystawiane przez KSeF faktury będą fakturami ustrukturyzowanymi i nie należy mylić ich z wykorzystywanymi obecnie powszechnie fakturami elektronicznymi; choć przyjmują postać pliku elektronicznego. Faktura ustrukturyzowana, którą będzie można obsługiwać przez krajowy system, musi być zapisana w formacie .xml i zgodna z określoną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych strukturą logiczną.
Co ważne: podatnik ma pewną dowolność co do wyboru narzędzi, z jakich będzie korzystać w ramach KSeF. Program, który umożliwi wystawianie, przyjmowanie i przesyłanie dokumentów bezpłatnie udostępnia Ministerstwo Finansów, ale integracja z KSeF będzie również możliwa w ramach komercyjnych systemów.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o Krajowym Systemie e-Faktur, Ustawa z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw zawiera najważniejsze informacje o elektronicznym fakturowaniu: obowiązku przechowywania faktur, zasadach ich wystawiania i udostępniania e-faktur.
2. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców? Harmonogram wdrażania systemu
Ustawodawca zdecydował się na rozciągnięcie w czasie wdrażania faktur ustrukturyzowanych i KSeF. Od kiedy system e-faktur będzie obowiązywał wszystkich? Przyjrzyjmy się kolejnym etapom wdrażania systemu, jakie zapowiada Ministerstwo Finansów.
- Pomiędzy październikiem i grudniem 2021 roku trwał program pilotażowy, w ramach którego podatnicy otrzymali między innymi środowisko testowe KSeF.
- 1 stycznia 2022 roku KSeF stał się rozwiązaniem dobrowolnym. Chętni przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania i przesyłania faktur za pośrednictwem systemu. Równocześnie nadal możliwe jest stosowanie w rozliczeniach standardowych faktur papierowych.
- 1 lipca 2024 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla podatników będących czynnymi podatnikami VAT.
- 1 stycznia 2025 roku wprowadzenie rozliczeń w ramach KSeF będzie obowiązkowe dla przedsiębiorców przedmiotowo lub podmiotowo zwolnionych z VAT.
Wobec tego czy w 2024 roku KSeF będzie obowiązkowy czy dobrowolny? Wiele zależy od konkretnego podatnika. Nieco więcej czasu na wdrożenie KSeF będzie przysługiwać przedsiębiorcom zwolnionym z VAT, jednak płatnicy tego podatku będą musieli korzystać z faktur ustrukturyzowanych już od połowy 2024 roku.
3. Jak wygląda logowanie do systemu KSeF?
Jak widać, czasu na wprowadzenie zmian i zagwarantowanie zgodności stosowanych rozwiązań księgowych z nowymi standardami wcale nie ma zbyt wiele. Warto jednak pamiętać, że już teraz wystawianie ustrukturyzowanych faktur sprzedażowych przez system KSeF jest dostępne dla wszystkich chętnych podatników. Upubliczniona została również aplikacja podatnika KSeF, która pozwala na fakturowanie i zapoznanie się z możliwościami narzędzia.
Warto pamiętać, że jest ona dostępna za darmo i nie wymaga przechodzenia przez skomplikowane formalności. Jak zalogować się do systemu?
1. Przejdź na stronę https://ksef.mf.gov.pl/web/login i wprowadź polski identyfikator podatkowy NIP swojej firmy.
2. W kolejnym kroku zdecyduj, czy w celu weryfikacji uprawnień chcesz zalogować się profilem zaufanym, czy certyfikatem kwalifikowanym.
3. Logowanie będzie szczególnie proste, jeśli skorzystasz z profilu zaufanego. Możesz skorzystać z uwierzytelnienia np. przez stronę Twojego banku.
4. Wprowadzanie i usuwanie faktur ustrukturyzowanych z Krajowego Systemu e-Faktur
Oczywiście przedsiębiorca będzie korzystał przede wszystkim z możliwości wystawienia, archiwizacji i obierania faktur w KSeF. Jak działa system pod tym względem? Oto jak wygląda wystawianie e-faktur.
1. W pierwszym kroku wybierz opcję „Wystaw fakturę” w menu znajdującym się z lewej strony. Możesz wprowadzić dane widniejące na fakturze samodzielnie albo skorzystać z opcji przesłania pliku xml.
2. Jeśli wybierzesz opcję przygotowania faktury, najpierw konieczne będzie doprecyzowanie rodzaju faktury i celu jej wystawienia.
3. Formularz poprosi Cię również o wskazanie najważniejszych danych dotyczących dokumentu, w tym jego numeru i daty sprzedaży.
4. Poniżej możesz wprowadzić informacje na temat sprzedaży, w tym wartość i liczbę. Dojdzie do automatycznego przeliczenia wartości faktury.
5. Opcjonalnie możesz również umieścić informacje dotyczące płatności, które mogą być ważne z perspektywy odbiorcy. Określ sposób opłacenia faktury i numer konta, na który powinien przelać środki nabywca.
6. Następnie wprowadź swoje dane, w tym NIP oraz opcjonalnie numer EORI lub prefiks VAT.
7. Na takiej samej zasadzie wprowadź dane kontrahenta.
8. Wyślij fakturę do KSeF.
Wszystkie wystawione faktury będą przechowywane w znajdującej się w lewym menu zakładce „Lista faktur”. Możesz więc w łatwy sposób monitorować ich status. Warto zwrócić uwagę, że w ramach KSeF samofakturowanie będzie również dostępne. W tym celu należy upoważnić do wystawiania faktur odpowiednią osobę fizyczną.
5. Konsekwencje niestosowania się do wymogów KSeF
Oczywiście obecnie za niekorzystanie z KSeF nie grożą żadne konsekwencje. To zmieni się jednak po tym, kiedy faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe. Na podatników, którzy nie wystawią dla kontrahentów faktur w ramach KSeF, nawet jeśli udokumentują sprzedaż w inny sposób (np. przesyłając fakturę elektroniczną), czekają kary finansowe. Według najnowszego projektu mogą wynieść:
- 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze,
- do 18,7% należności wykazanej na fakturze, jeśli nie jest na niej określona kwota podatku.
Kary będą obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Odbiorca powinien uregulować płatność w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji.
6. Ryzyko związane są z wprowadzeniem KSeF
Bez wątpienia wprowadzenie KSeF oznacza sporą rewolucję, zwłaszcza z perspektywy działów księgowości. O ile wprowadzenie spójnego standardu faktur niewątpliwie może ułatwić działanie i rozwiać wiele wątpliwości odnoszących się np. do faktu otrzymania dokumentu przez kontrahenta, wiele kwestii wciąż wzbudza wątpliwości.
Pytania dotyczą między innymi tego, w jaki sposób będą rozliczane w KSeF faktury zagraniczne. Dodatkowo, przepisy, które obowiązują, wciąż się zmieniają, dlatego warto być z nimi na bieżąco. W ostatnim czasie z KSeF wyłączone zostały między innymi bilety pełniące funkcję faktury (np. paragony na autostradach).
Przede wszystkim KSeF oznacza niemal pełną transparentność przepływu w transakcjach. Urzędnicy będą w stanie monitorować zarówno wystawione faktury sprzedażowe, jak i kosztowe. Z jednej strony znacznie usprawni to przebieg procesów kontrolnych, z drugiej rozbuduje uprawnienia fiskusa.
Należy przy tym pamiętać, że to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za poprawność wystawionych faktur ustrukturyzowanych i ich zgodność ze wskazanym standardem. Błędy w tym zakresie również mogą oznaczać ryzyko nałożenia kary.
7. Jak przygotować się do wprowadzenia KSeF w firmie?
Niezależnie od oceny KSeF, wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych i ich ujednoliconego rejestru jest nieuniknione. Należy więc jak najszybciej przygotować się na ten scenariusz, nie zapominając o odpowiednim oprogramowaniu i procedurach. Warto przy tym pamiętać, że integracja z systemem będzie możliwa również za pośrednictwem komercyjnych rozwiązań.
Zweryfikuj, czy narzędzia, z których korzystasz, zagwarantują taką możliwość i zaplanuj wdrożenie. Pamiętaj również, że już teraz możesz sprawdzić, jak działa KSeF, i rozliczać się za jego pośrednictwem. To również sposób na dodatkowe korzyści. Przede wszystkim czas oczekiwania na zwrot podatku zostanie skrócony do 40 dni, a oddzielne archiwizowanie dokumentów nie będzie konieczne.
Sprawdź nasze inne artykuły
Cyfrowe archiwum – jak zapewnić szybki dostęp do dokumentów w firmie?
Jak cyfrowe archiwum usprawnia dostęp do dokumentów w firmie? Przeczytaj o korzyściach, technologiach i efektywnym wdrożeniu.
Automatyzacja płatności – klucz do optymalizacji procesów księgowych w firmie
Sprawdź, jak automatyczne płatności mogą oszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko błędów w twojej firmie.
Jak zautomatyzować obieg dokumentów w firmie: Kompletny przewodnik
Zautomatyzuj obieg dokumentów w firmie, oszczędzaj czas i redukuj koszty dzięki nowoczesnym narzędziom. Sprawdź, jak to zrobić!