Elektroniczny Obieg Dokumentów – Zacznij efektywnie zarządzać dokumentami w swojej firmie!

Elektroniczny obieg dokumentów stanowi odpowiedź na wyzwania współczesnego biznesu, takie jak wzrost ilości dokumentów, potrzeba szybszego podejmowania decyzji, a także rosnące oczekiwania klientów oraz zmieniające się regulacje prawne. Altera.app jest rozwiązaniem, które nie tylko spełnia te potrzeby, ale także dostarcza szereg innowacyjnych funkcji, które uczynią zarządzanie dokumentacją bardziej efektywnym i dostosowanym do wymagań dzisiejszego rynku.

Czym jest e-obieg i dlaczego warto go posiadać w swojej firmie?

Elektroniczny obieg dokumentów (ang. Electronic Document Management System, EDM lub Electronic Document Workflow, EDW) to system informatyczny, który umożliwia organizacjom zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej, od ich tworzenia i przetwarzania do archiwizacji. Systemy te pozwalają na przesyłanie, przetwarzanie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów w sposób całkowicie elektroniczny.

 Dobrze skonfigurowany e obieg pozwala na:

• Zwiększenie efektywności

Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje potrzebę fizycznego przemieszczania się dokumentów, co przyspiesza procesy biznesowe i redukuje czas oczekiwania na zatwierdzenia czy podpisy.

• Oszczędność czasu i kosztów

Redukcja potrzeby drukowania, kopertowania i ręcznego przetwarzania dokumentów prowadzi do oszczędności czasu i środków finansowych.

• Poprawa dostępności

Elektroniczne dokumenty są łatwo dostępne z dowolnego miejsca, co ułatwia współpracę między pracownikami i zapewnia szybki dostęp do potrzebnych informacji.

• Automatyzacja procesów

Elektroniczne systemy pozwalają na automatyzację wielu procesów, co zwiększa efektywność pracy i redukuje ryzyko ludzkich błędów.

• Bezpieczeństwo i kontrola

Systemy EDM pozwalają na kontrolę dostępu do dokumentów, zarządzanie wersjami, śledzenie historii zmian oraz archiwizację dokumentów, co zwiększa bezpieczeństwo i spójność dokumentacji.

• Zgodność z przepisami

Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia zachowanie zgodności z przepisami prawnymi i regulacjami dotyczącymi przechowywania i archiwizacji dokumentów.

• Zwiększenie ekologii

Redukcja zużycia papieru i energii związanej z drukowaniem i przechowywaniem dokumentów przyczynia się do zmniejszenia wpływu organizacji na środowisko.

Korzyści płynące z posiadania dopasowanego do swojej firmy procesu e-obiegu dokumentów staną się tym bardziej istotne w roku 2024, kiedy to w życie wejdzie nowy, obowiązkowy dla większości przedsiębiorców system generowania e-faktur – KSEF (Krajowy System e-Faktur). Dokumenty dostarczane bezpośrednio przez system KSEF będą wymagały od przedsiębiorców skrupulatnego dozoru, aby zapobiec potencjalnemu opłacaniu nieuczciwych faktur.

Konfiguracja podstawowych ustawień e-obiegu w Altera.app – wybór ścieżki akceptacji dokumentów

Aplikacja Altera pozwala na skonfigurowanie obiegu dokumentów według 3 ścieżek, zależnych od wielkości firmy i ilości akceptacji, jakie chcemy wykorzystywać:

• Podstawowy (akceptacja płatności) – domyślna konfiguracja, proces przetwarzania dokumentów opiera się wyłącznie na akceptacji faktur do płatności przez pracowników firmy z odpowiednimi uprawnieniami;
• 2-poziomowy (opis + akceptacja płatności) – udostępnia wybór domyślnej osoby opisującej wszystkie faktury oraz dla każdej utworzonej w firmie kategorii kosztowej pozwala wyznaczyć domyślnego akceptanta płatności;
• 3-poziomowy (opis + akceptacja kosztu + akceptacja płatności) – skierowany do większych przedsiębiorstw, rozszerza możliwości obiegu 2-poziomowego o dodatkowy etap weryfikacji – dzięki przypisaniu akceptanta do wybranych kategorii możemy podzielić koszty według konkretnego oddziału, zespołu lub managera, którego akceptacja będzie wymagana przed przekazaniem faktury do ostatecznej weryfikacji przed płatnością

Aby odpowiednio skonfigurować e-obieg należy otworzyć “Ustawienia” i wybrać zakładkę “Koszty”.

Należy pamiętać, że w wypadku zmiany ścieżki e-obiegu zmianie mogą ulec statusy faktur, które przeszły częściowo przez dotychczasowy proces.

Konfiguracja ustawień dostępu dla użytkowników, którzy będą zaangażowani w proces

Należy wejść w “Ustawienia” i wybrać zakładkę “Firma”.

Zjeżdżamy do sekcji użytkownicy i wybieramy pracownika, któremu chcemy nadać uprawnienia.

Aby dany użytkownik mógł uczestniczyć w procesie zatwierdzania dokumentów niezbędne jest przypisanie mu odpowiednich uprawnień  w sekcji “Koszty”:

• dla opisujących fakturę – “Edycja danych dokumentów”,
• dla weryfikujących fakturę – “Akceptowanie kosztu (weryfikacja)”,
• dla akceptujących do płatności –  “Akceptowanie kosztu do płatności”.

Osoby, które otrzymają któreś z wyżej wymienionych uprawnień będą mogły uczestniczyć w procesie akceptacji w dowolnym dokumencie kosztowym.

Przypisanie domyślnych pracowników do poszczególnych kosztów

W momencie gdy zdecydowaliśmy już o dostępach naszych pracowników możemy zająć się właściwym konfigurowaniem konkretnych ścieżek e-Obiegu.

W tym celu przechodzimy do “Ustawień” i zakładki “Koszty”.

W każdej z kategorii kosztów możemy wybrać domyślną osobę, która zostanie przypisana do akceptacji dokumentu dla danej roli (weryfikator, akceptujący do płatności) gdy dokument zostanie przekazany na konkretny etap e-Obiegu:

Zatwierdzanie i e-obieg dokumentów w praktyce

Po prawidłowym skonfigurowaniu konta oraz przydzieleniu odpowiednich ról osobom zaangażowanym e-obieg jest gotowy do użytkowania. 

Etapy zatwierdzania faktur kosztowych różnią się w zależności od wybranego poziomu elektronicznego obiegu dokumentów.

Poniżej znajduje się przykład zatwierdzania faktur w firmie, która posiada 3-poziomowy e-obieg dokumentów.

• Dodanie faktury kosztowej

W pierwszej kolejności należy dodać fakturę kosztową do systemu Altera.app (jak można to zrobić, dowiesz się z  artykułu TUTAJ).

• Filtry

Jeśli zależy nam na znalezieniu faktury na określonym etapie e-Obiegu weryfikacji możemy skorzystać z nowych Szybkich filtrów

Szczegółowo jak zwykle przefiltrujemy faktury przy użyciu funkcji Wszystkie Filtry:

• Pierwszy poziom weryfikacji – Opis faktury

Faktury na tym etapie oczekują na sprawdzenie poprawności treści oraz przypisanie konkretnych kategorii kosztów. W przypadku gdy wybraliśmy domyślną osobę opisującą wszystkie nowe dokumenty kosztowe będą do niej automatycznie przypisywane.

Po wybraniu konkretnej faktury ujrzymy podgląd ze wszystkimi jej danymi. Sprawdzamy merytorycznie treść, wybieramy/sprawdzamy wybrane w dokumencie kategorie kosztów oraz przypisany projekt. W przypadku wprowadzenia jakichkolwiek zmian zapisujemy fakturę przy użyciu przycisku Zapisz, dostępnego na końcu formularza.

Aby zatwierdzić opis faktury, należy przejść do zakładki “e-Obieg”, widocznej po lewej stronie faktury.

W miejsce podglądu faktury pojawi się historia e-Obiegu. 

W tym momencie należy zostawić szczegółowy komentarz na temat zamówienia poprzez opcję “Skomentuj”

Przed wysłaniem dokumentu do kolejnego etapu należy wybrać kategorię kosztu.

Gdy jesteśmy już pewni stanu faktury naciskamy przycisk “Opisano Fakturę”, co automatycznie przeniesie ją do kolejnego statusu i przypisze bazowego użytkownika, odpowiedzialnego za kolejny etap e-obiegu.

• Drugi poziom weryfikacji – Akceptacja kosztu

Etap ten wykorzystywany jest głównie w dużych przedsiębiorstwach. Faktura już opisana trafia do osoby decyzyjnej dedykowanej dla danego działu / placówki (zgodnie z wypełnioną wcześniej konfiguracją kategorii kosztów).

Właściciel e-obiegu analizuje fakturę oraz jej opis, aby formalnie potwierdzić, że koszt jest zasadny dla jego zespołu.

W przypadku gdy stwierdzimy jakieś niezgodności, możemy zawsze zmienić kategorię kosztu, przypisać innego właściciela, wpisać komentarz bądź odrzucić dokument z powrotem do Opisu, odpowiednio komentując powód odrzucenia.

Jeżeli faktura spełnia wszystkie wymagania weryfikatora klikamy w przycisk “Zaakceptuj koszt”

• Trzeci poziom weryfikacji – Akceptacja płatności

Ostatni poziom procesu związany z jakąkolwiek pracą. Na tym etapie akceptant decyduje o przekazaniu faktury do płatności.

Funkcje dostępne na tym etapie są analogiczne do dwóch pozostałych.

Jeżeli faktura spełnia wszystkie nasze wymagania, klikamy przycisk “Zaakceptuj do płatności”.

Jest to jedyny etap, który pozwala na masowe zaakceptowanie – po odfiltrowaniu na liście dokumentów o statusie “Akceptacja płatności” mamy możliwość zakończenia procesu dla zaznaczonych faktur jedną akcją – przyciskiem “Zaakceptuj do płatności”

• Status czwarty – Zakończony

Faktura kosztowa na tym etapie została już zatwierdzona przez wszystkie osoby decyzyjne i jest gotowa do opłacenia w module “Płatności”. W jaki sposób zbiorczo opłacić faktury dowiesz się z tego artykułu: https://altera.co/oplac-wszystkie-faktury-kosztowe-w-2-min-dzieki-modulowi-platnosci-w-altera-app/ 

• Powiadomienia

Przy każdej zmianie właściciela e-Obiegu przypisana osoba otrzyma powiadomienie w aplikacji (oraz, w zależności od konfiguracji powiadomień, mailowo), że czeka na nią dokument do akceptacji. Dzięki temu możesz mieć pewność, że nie przeoczysz żadnej faktury.