Jak sprawdzić moralność płatniczą kontrahenta przed podjęciem współpracy?

Nawiązanie współpracy z innymi firmami często jest niezbędnym krokiem do rozwoju działalności. Może to zwiększyć potencjał, podnieść budżet i przynieść nowe doświadczenia biznesowe. Niewłaściwie dobrany partner może jednak spowodować straty finansowe i organizacyjne. Przed podjęciem współpracy warto dokładnie zweryfikować przyszłego kontrahenta – nie tylko pod kątem jego sytuacji finansowej, ale także historii terminowości płatności i opinii innych partnerów.

Jednym z ryzyk jest sytuacja, w której współpracujemy z podmiotem nieistniejącym w żadnym rejestrze. Firma bez zarejestrowanej działalności nie może być sprawdzona, a egzekucja roszczeń jest praktycznie niemożliwa. Brak danych w rejestrach może być jasnym sygnałem ostrzegawczym – warto wówczas założyć możliwość oszustwa. Należy jednak pamiętać, że sama obecność w rejestrach to dopiero początek oceny. Długi lub opóźnienia w regulowaniu zobowiązań kontrahenta mogą wpłynąć negatywnie na nasz cash flow.

Dzięki obecnie dostępnym narzędziom i zasobom internetowym możemy w prosty sposób sprawdzić wiarygodność kontrahenta. Poniżej znajdziesz najważniejsze źródła informacji.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

CEIDG to największy rejestr przedsiębiorców w Polsce, obejmujący wszystkie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Dzięki obowiązkowemu charakterowi wpisu do CEIDG, jest to jedno z pierwszych miejsc, gdzie warto sprawdzić potencjalnego kontrahenta.

Aby znaleźć informacje o firmie w CEIDG, potrzebujesz jednej z następujących danych:

• imienia i nazwiska przedsiębiorcy (lub nazwy firmy),
• adresu siedziby firmy,
• numeru REGON,
• numeru NIP.

Dane te możesz uzyskać podczas spotkania z przedstawicielem firmy lub znaleźć na jej stronie internetowej. Jeśli w wyszukiwarce CEIDG nie możesz odnaleźć firmy, sprawdź, czy zaznaczone zostało pole „Uwzględnij wykreślone”.

W CEIDG uzyskasz informacje o:

• statusie firmy – dowiesz się, czy firma jest aktywna, zawieszona lub wykreślona z ewidencji,
• dacie rozpoczęcia działalności oraz formie prawnej przedsiębiorstwa – np. jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) czy spółka cywilna.

Pamiętaj, że CEIDG obejmuje tylko działalności gospodarcze prowadzone przez osoby fizyczne. Jeśli firma działa jako spółka prawa handlowego, należy poszukać jej danych w innych rejestrach, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy (KRS).

Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON)

Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej jest prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny (GUS). W rejestrze tym znajdziesz informacje nie tylko o działalnościach gospodarczych, ale także o spółkach cywilnych oraz innych podmiotach posiadających numer REGON, takich jak stowarzyszenia, fundacje, instytucje publiczne czy kościoły.

Aby zweryfikować kontrahenta, w wyszukiwarce REGON możesz wpisać numer NIP, KRS lub REGON. Uzyskane informacje mogą obejmować:

• nazwę firmy oraz adres siedziby (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej również imię i nazwisko właściciela oraz ewentualnie numer PESEL),
• numer identyfikacji podatkowej (NIP), jeśli został nadany,
• dane o wspólnikach,
• status przedsiębiorcy – forma własności i forma prawna działalności,
• rodzaj wykonywanej działalności zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),
• daty związane z działalnością, takie jak: data powstania, rozpoczęcia działalności, wpisu oraz wykreślenia z rejestru.

Dzięki danym z rejestru REGON możesz upewnić się, że firma działa zgodnie z deklarowaną formą prawną oraz zarejestrowanymi obszarami działalności.

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)

KRS to kolejny ważny rejestr, który pozwala na weryfikację spółek prawa handlowego (zarówno kapitałowych, jak i osobowych). Możesz w nim znaleźć informacje o firmach, wpisując dowolne dane, takie jak:

• numer NIP, REGON lub KRS,
• nazwę firmy,
• imię i nazwisko założyciela,
• adres siedziby przedsiębiorstwa.

Dzięki KRS uzyskasz dostęp do danych takich jak:

• forma działalności,
• data wpisu do rejestru oraz ewentualnego wykreślenia,
• adres siedziby,
• dane o kapitale zakładowym,
• informacje o wspólnikach i organach reprezentujących firmę,
• informacje o postępowaniach upadłościowych lub restrukturyzacyjnych.

Dodatkowo, w formacie PDF możesz pobrać szczegółowe raporty na temat kontrahenta.

Sprawdzanie moralności płatniczej kontrahenta

Jeżeli chcesz zweryfikować terminowość płatności kontrahenta, przydatne mogą być bazy prowadzone przez Biura Informacji Gospodarczej (BIG). W Polsce działają m.in.:

• Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor,
• Krajowy Rejestr Długów (KRD),
• Rejestr Dłużników ERIF.

Dzięki tym bazom możesz uzyskać informacje o firmach i osobach prywatnych, które mają zaległości płatnicze. W KRD znajdziesz dane o podmiotach, które nie wywiązały się ze swoich zobowiązań finansowych wobec innych. Weryfikacja w tych bazach pozwoli Ci uniknąć ryzyka współpracy z dłużnikiem, co może zabezpieczyć Twoje interesy przed opóźnieniami w płatnościach.

Biuro Informacji Gospodarczej

Biura Informacji Gospodarczej (BIG), takie jak BIG InfoMonitor, udostępniają raporty dotyczące zobowiązań podmiotów prawnych i osób fizycznych. Korzystając z ich usług, możesz w szybki sposób sprawdzić, czy potencjalny kontrahent regularnie opłaca swoje zobowiązania oraz jaką ma kondycję finansową. Raporty te pozwalają ocenić, czy firma jest wiarygodna płatniczo i czy nie zalega z płatnościami wobec innych podmiotów.

Z usług BIG mogą korzystać zarówno małe i duże przedsiębiorstwa, jak i osoby fizyczne. Dzięki tej weryfikacji minimalizujesz ryzyko współpracy z firmą mającą problemy finansowe lub zadłużenie.

Giełdy Długów

Innym sposobem na sprawdzenie wiarygodności płatniczej kontrahenta jest weryfikacja, czy znajduje się on na giełdach długów. Giełdy długów to rejestry wierzytelności wystawionych na sprzedaż, dostępne online. Pozwalają one sprawdzić, czy firma jest zadłużona oraz czy wierzyciele próbują sprzedać swoje wierzytelności z tytułu niezapłaconych należności.

Wyszukiwanie informacji w tych bazach jest proste – wystarczy dostęp do Internetu oraz podstawowe dane kontrahenta, takie jak nazwa firmy lub numer NIP.

Informacje z Urzędu Skarbowego

Jeśli nie jesteś jeszcze formalnym partnerem biznesowym danej firmy, nie możesz uzyskać od Urzędu Skarbowego bezpośredniego zaświadczenia o jej rozliczeniach podatkowych ani o tym, czy jest czynnym płatnikiem VAT. Możesz jednak poprosić swojego potencjalnego kontrahenta o przedstawienie:

• zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami (wydawanego przez Urząd Skarbowy),
• zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami na rzecz ZUS.

Firmy, które nie mają nic do ukrycia, powinny bez problemu udostępnić Ci te dokumenty. Stanowią one potwierdzenie ich dobrej sytuacji finansowej oraz wiarygodności jako partnera biznesowego.

Refer Score od DMSales

Nie chcesz, nie masz czasu na szukanie informacji o kontrahencie lub zwyczajnie chcesz zaoszczędzić czas na tej czynności? Dobrą opcją może okazać się narzędzie, które automatycznie wczytuje powyższe dane z zarówno ogólnodostępnych, jak i trudno dostępnych źródeł. Ocena wiarygodności firmy podana jest wówczas w formie przejrzystego raportu Refer Score od DMSales. Jest to innowacyjne i inteligentne podejście do omawianego zagadnienia. Jak to działa?

Podaj na stronie <klik> adres www kontrahenta lub jego NIP i kliknij przycisk „Sprawdź”. System analizuje szereg danych o wskazanej firmie pozyskanych z kilkunastu różnych źródeł, ale także prognozuje jej rozwój w przyszłości na podstawie pozyskanych informacji. Jakie fakty poznasz o swoim przyszłym kontrahencie? Oto one:

• Dojrzałość organizacyjna – jak długo istnieje firma, jakie ma doświadczenie, kapitał zakładowy i ludzki, czy nastąpiły zmiany działalności;
• Moralność płatnicza – informacje o ewentualnych kłopotach z wypłacalnością i wpisie do rejestru dłużników;
• Zaufanie – opinie klientów i partnerów biznesowych na temat firmy;
• Zaawansowanie i inwestycje w rozwój oraz przewidywany rozwój działalności.

Raport ten występuje w wersji bezpłatnej, ale jeśli interesują Cię bardziej szczegółowe informacje na temat kontrahenta, możliwe jest wykupienie pełnej wersji raportu, która dodatkowo rozwija każdy analizowany aspekt. Dzięki temu masz możliwość przeanalizowania całościowego i bardziej wnikliwego raportu. 

Dlaczego warto sprawdzić przyszłego partnera biznesowego?

Pułapek, w które może wpaść nieostrożny lub zbyt ufny przedsiębiorca, jest w tym przypadku kilka. Może się bowiem okazać, że zainwestujesz pieniądze swojej firmy (czasem nawet spore pieniądze) w usługę czy towary, które nigdy nie zostaną Ci dostarczone. Jeśli firma, z którą podpisałeś umowę, nie istnieje – droga do dochodzenia roszczeń finansowych i odzyskania poniesionego wkładu będzie bardzo trudna.

Podobne ryzyko ponosisz podpisując umowę z firmą niewypłacalną, która znajduje się na skraju upadłości i nie jest w stanie uregulować swoich zobowiązań. Dlatego też sprawdzenie podstawowych danych na temat każdego potencjalnego partnera biznesowego powinno być pierwszym, co zrobisz po otrzymaniu propozycji współpracy. To pozwoli Ci uniknąć nie tylko strat finansowych, ale też sporej ilości nerwów i ewentualnych batalii sądowych. Unikaj współprac z nierzetelnym kontrahentem. Weryfikuj wiarygodność firm z raportem Refer Score od DMSales. 

DMSales – narzędzie do pozyskiwania klientów i automatyzacji procesów marketingu i sprzedaży. Wyposażone w algorytmy wspierające analizę, strukturyzację i wzbogacanie danych. Dzięki funkcjom e-mail, sms i połączeń telefonicznych platforma umożliwia realizację kampanii marketingowych i komunikacyjnych.