Jak technologia wspiera bezpieczeństwo danych osobowych w biurze rachunkowym?

Każda firma ma obowiązek dbać o ochronę danych osobowych, jednak biura rachunkowe przechowują wyjątkowo wrażliwe informacje o przedsiębiorcach i ich pracownikach. Należą do nich m.in. dane finansowe, numery identyfikacyjne oraz dokumentacja związana z wynagrodzeniami. Aby uniknąć ryzyka wycieku lub naruszenia danych, biura rachunkowe muszą wdrażać skuteczne środki ochrony.

Współczesna technologia znacznie ułatwia to zadanie, oferując rozwiązania pozwalające na bezpieczne przechowywanie, przetwarzanie i przesyłanie informacji. W tym artykule przedstawiamy kluczowe zasady ochrony danych w biurach rachunkowych oraz narzędzia, które pomagają w ich zabezpieczeniu.

I. Obowiązki biura rachunkowego

Od 25 maja 2018 roku wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe w Unii Europejskiej zobowiązane są do przestrzegania Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Biura rachunkowe pełnią podwójną rolę – są zarówno administratorem danych swoich pracowników, jak i podmiotem przetwarzającym dane klientów.

W związku z tym biura rachunkowe muszą wdrożyć konkretne procedury i środki bezpieczeństwa, aby zapewnić zgodność z przepisami. Poniżej przedstawiamy najważniejsze obowiązki wynikające z RODO.

1. Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania

Każde biuro rachunkowe powinno prowadzić rejestr czynności przetwarzania, który określa sposób gromadzenia, przechowywania i udostępniania danych osobowych. Dokument ten umożliwia klientom sprawdzenie, jakie informacje są przetwarzane oraz w jakim celu. Szczegółowe wymogi dotyczące rejestru zawarte są w art. 30 ust. 1 i 2 RODO.

2. Spełnienie obowiązku informacyjnego

Podczas pierwszego kontaktu z klientem biuro rachunkowe musi jasno określić:
🔹 Cel przetwarzania danych (np. prowadzenie księgowości, sporządzanie deklaracji podatkowych).
🔹 Czas przechowywania informacji – biuro powinno wskazać, jak długo dane będą archiwizowane.
🔹 Podstawę prawną przetwarzania – np. umowa z klientem, obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych.

Taka transparentność pozwala klientom lepiej zrozumieć, w jaki sposób ich dane są wykorzystywane i jakie mają prawa w tym zakresie.

3. Wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych

Przepisy nie wskazują konkretnych technologii ani narzędzi, które biuro rachunkowe powinno stosować. RODO wymaga jednak, aby każda firma dostosowała poziom zabezpieczeń do swoich możliwości i skali przetwarzanych danych. Biuro rachunkowe powinno wdrożyć m.in.:

🔹 Szyfrowanie danych, aby utrudnić nieautoryzowany dostęp.
🔹 Zabezpieczenia sieciowe, np. firewalle i programy antywirusowe.
🔹 Procedury zarządzania dostępem, aby tylko uprawnione osoby mogły przetwarzać określone informacje.

4. Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IOD)

Biuro rachunkowe nie ma obowiązku powołania Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD), chyba że przetwarza dane na szeroką skalę lub przetwarzanie obejmuje szczególnie wrażliwe informacje. Zaleca się jednak, aby w firmie była wyznaczona osoba odpowiedzialna za nadzorowanie procesów związanych z ochroną danych. Inspektor może pełnić funkcję doradczą oraz kontaktować się z organami nadzoru w przypadku incydentów związanych z bezpieczeństwem informacji.

II. Jak nowa technologia ułatwia zapewnienie bezpieczeństwa danych klientów?

Dynamiczny rozwój technologii pozwala biurom rachunkowym wdrażać nowoczesne rozwiązania, które zwiększają poziom ochrony przetwarzanych danych. Współczesne systemy umożliwiają nie tylko lepsze zabezpieczenie poufnych informacji, ale także usprawniają codzienną pracę księgowych i eliminują wiele zagrożeń związanych z cyberatakami czy błędami ludzkimi.

Poniżej przedstawiamy najskuteczniejsze technologie i narzędzia, które warto wdrożyć w biurach rachunkowych, aby podnieść poziom bezpieczeństwa danych klientów.

1. Przechowywanie danych w chmurze – bezpieczeństwo i wygoda

Tradycyjne serwery lokalne powoli odchodzą do przeszłości, ustępując miejsca nowoczesnym rozwiązaniom chmurowym. Przechowywanie danych w chmurze eliminuje ryzyko utraty informacji w wyniku awarii sprzętu, pożaru czy kradzieży.

Korzyści przechowywania danych w chmurze:
✅ Brak konieczności inwestowania w drogie serwery i ich utrzymanie.
✅ Automatyczne aktualizacje systemów zabezpieczeń.
✅ Ochrona przed utratą danych w przypadku awarii komputera.
✅ Dostęp do danych z dowolnego miejsca i urządzenia (przy odpowiednim zabezpieczeniu dostępu).

Aby zwiększyć bezpieczeństwo, warto korzystać wyłącznie z usług renomowanych dostawców, którzy stosują zaawansowane szyfrowanie danych i regularne audyty bezpieczeństwa.

2. Regularne kopie zapasowe (backupy)

Systematyczne tworzenie kopii zapasowych jest kluczowe w przypadku utraty danych na skutek błędów technicznych, cyberataków lub przypadkowego usunięcia plików.

Kopie zapasowe można wykonywać:
🔹 Ręcznie – zapisywanie plików na zewnętrznych nośnikach lub serwerach.
🔹 Automatycznie – skonfigurowanie systemu do tworzenia backupów w określonych odstępach czasu.

Najlepszą praktyką jest przechowywanie kopii zapasowych w co najmniej dwóch lokalizacjach, np. w chmurze i na fizycznym nośniku danych.

3. Szyfrowanie danych – ochrona na poziomie bankowym

Podczas przesyłania i przechowywania danych w systemach księgowych, kluczową rolę odgrywa szyfrowanie informacji. Nowoczesne programy księgowe korzystają z protokołów takich jak SSL/TLS oraz szyfrowanie AES-256, które zapewniają poziom ochrony stosowany m.in. w bankowości internetowej.

Warto upewnić się, że system używany przez biuro rachunkowe posiada certyfikat SSL EV (Extended Validation), który potwierdza najwyższy standard zabezpieczeń.

4. Pseudonimizacja i anonimizacja danych

🔹 Pseudonimizacja – zastępowanie danych osobowych unikalnym identyfikatorem (np. numerem klienta), co utrudnia ich powiązanie z konkretną osobą bez dodatkowych informacji.
🔹 Anonimizacja – trwałe usunięcie danych osobowych, pozostawiając jedynie ich część statystyczną (stosowane np. w analizach finansowych).

Pseudonimizacja pozwala na bezpieczne przetwarzanie danych, a w razie potrzeby umożliwia ich przywrócenie. Z kolei anonimizacja całkowicie uniemożliwia identyfikację klientów i jest nieodwracalna.

5. Zarządzanie dostępem do danych – tylko dla uprawnionych osób

Aby zminimalizować ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych informacji, warto stosować systemy kontroli dostępu.

Dobre praktyki to:
✅ Nadawanie pracownikom indywidualnych uprawnień do określonych danych.
✅ Ograniczanie dostępu do kluczowych informacji tylko dla wybranych osób.
✅ Monitorowanie aktywności użytkowników i historii logowań.

6. Regularna zmiana haseł – dodatkowa warstwa ochrony

Systemy księgowe powinny wymuszać na użytkownikach regularną zmianę haseł oraz stosowanie silnych kombinacji znaków (minimum 12 znaków, w tym wielkie i małe litery, cyfry i symbole).

Warto również wdrożyć system blokowania konta po kilku nieudanych próbach logowania, co zabezpiecza przed atakami typu brute-force.

7. Dwuetapowe uwierzytelnianie (2FA)

Aby zwiększyć ochronę przed nieuprawnionym dostępem, zaleca się wdrożenie dwuetapowego logowania. Polega to na dodatkowej autoryzacji użytkownika poprzez:
🔹 Kod SMS wysyłany na numer telefonu.
🔹 Uwierzytelnienie za pomocą aplikacji (np. Google Authenticator).
🔹 Klucz sprzętowy (np. YubiKey).

Dzięki temu nawet jeśli ktoś zdobędzie hasło, nie będzie mógł zalogować się do systemu bez drugiego czynnika uwierzytelnienia.

8. Automatyczne wylogowanie z systemu – eliminacja zagrożeń

Coraz więcej systemów księgowych wprowadza funkcję automatycznego wylogowania po określonym czasie bezczynności.

Zalety tego rozwiązania:
✅ Chroni przed dostępem do danych przez osoby postronne, gdy pracownik zostawi komputer bez nadzoru.
✅ Zapobiega sytuacjom, w których poufne informacje są widoczne na ekranie.

Funkcja ta powinna być standardem w każdym biurze rachunkowym, aby zwiększyć poziom bezpieczeństwa klientów.

III. Poznaj nowy wymiar księgowości

Odpowiednie zabezpieczenia systemów IT są kluczowe, zwłaszcza w zdalnej obsłudze klientów, która stała się standardem w wielu branżach, w tym w księgowości.

W 2020 roku, wraz z wybuchem pandemii, biura rachunkowe musiały nagle przejść na model pracy zdalnej. Dla wielu księgowych, przyzwyczajonych do tradycyjnych metod pracy, było to ogromne wyzwanie. Brak odpowiedniego zaplecza technologicznego sprawił, że firmy zaczęły na szybko wdrażać różne rozwiązania, często nie spełniające podstawowych norm bezpieczeństwa.

❌ Brak zabezpieczeń w systemach księgowych to realne zagrożenie dla klientów!
Skutki słabych procedur bezpieczeństwa:
⚠️ Możliwość wycieku wrażliwych danych klientów.
⚠️ Ryzyko utraty dokumentacji podatkowej i księgowej.
⚠️ Przejęcie konta przez cyberprzestępców i nieuprawniony dostęp do finansów firmy.

Dlatego przed podjęciem współpracy z biurem rachunkowym warto sprawdzić, jakie stosuje ono zabezpieczenia.

Finexis – nowoczesna i bezpieczna księgowość online

Nasza firma od początku została zaprojektowana jako biuro rachunkowe działające w pełni zdalnie. Dzięki temu infrastruktura IT została odpowiednio dostosowana do pracy online, zapewniając klientom najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.

💡 Jakie zabezpieczenia stosujemy w Finexis?

🔹 Zaawansowane systemy przechowywania danych – dane klientów są przechowywane w rozproszonych centrach danych, co chroni przed utratą informacji nawet w przypadku awarii jednego z serwerów.

🔹 Automatyczne kopie zapasowe co 2 godziny – wszystkie dokumenty i dane są regularnie archiwizowane, co pozwala na ich szybkie odzyskanie w przypadku jakiejkolwiek awarii.

🔹 Szyfrowanie danych w stanie spoczynku – wszystkie pliki przechowywane w systemie są zaszyfrowane, dzięki czemu nawet w przypadku naruszenia systemu nie można ich odczytać bez klucza szyfrującego.

🔹 Minimalizacja dostępu do danych – każdy pracownik ma dostęp tylko do niezbędnych informacji, które są potrzebne do obsługi jego klientów.

🔹 Dwuetapowe logowanie dla kluczowych kont – administratorzy systemów są zobligowani do korzystania z dodatkowego uwierzytelnienia, np. kodu SMS lub aplikacji zabezpieczającej.

🔹 Monitorowanie nietypowych zdarzeń – system wykrywa i rejestruje wszelkie podejrzane aktywności, co pozwala na szybkie reagowanie w przypadku zagrożenia.

🔹 Polityka zmiany haseł – nasi pracownicy są zobowiązani do regularnej zmiany haseł co dwa miesiące. A kiedy Ty ostatnio zmieniłeś swoje hasło?

Dzięki tym rozwiązaniom Finexis gwarantuje klientom nie tylko wygodną obsługę księgową, ale przede wszystkim pełne bezpieczeństwo przetwarzanych danych.

IV. Checklista – Sprawdź, czy biuro rachunkowe prawidłowo przetwarza dane Twojej firmy.

✅ Co powinieneś sprawdzić przed podjęciem współpracy?

🔹 Czy została podpisana prawidłowa umowa powierzenia danych?
✔ Umowa powinna jasno określać zakres przekazywanych danych oraz cel ich przetwarzania.

🔹 Czy biuro rachunkowe zostało wpisane do Rejestru Przetwarzania Danych oraz Rejestru Umów Powierzenia?
✔ Sprawdź, czy Twoja firma zarejestrowała biuro jako podmiot przetwarzający dane.

🔹 Czy otrzymałeś Klauzulę Informacyjną od biura rachunkowego?
✔ Klauzula powinna zawierać m.in. informacje o celu i okresie przetwarzania danych, a także dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (IOD), jeśli został wyznaczony.

🔹 Czy biuro rachunkowe wyznaczyło osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych?
✔ Dowiedz się, kto nadzoruje bezpieczeństwo informacji i czy posiada odpowiednie kwalifikacje.

✅ Kluczowe pytania dotyczące zabezpieczeń danych

💡 Zanim powierzysz biuru swoje dane, zapytaj o:

1️⃣ W jaki sposób są przechowywane dane klientów?
✔ Czy dane są przechowywane lokalnie, w chmurze czy na serwerach zewnętrznych?

2️⃣ Czy biuro tworzy regularne kopie zapasowe i jak często?
✔ Czy backupy są wykonywane codziennie, tygodniowo, czy tylko w razie awarii?

3️⃣ Jakie metody szyfrowania danych są stosowane?
✔ Czy dane klientów są szyfrowane zarówno podczas przechowywania, jak i przesyłania?

4️⃣ Kto ma dostęp do danych mojej firmy?
✔ Czy dostęp jest ograniczony tylko do osób upoważnionych?

5️⃣ Czy pracownicy korzystają z dwuetapowego uwierzytelniania?
✔ Jak często muszą zmieniać hasła i czy system wymusza ich okresową aktualizację?

6️⃣ Czy system posiada funkcję automatycznego wylogowania po określonym czasie?
✔ To zabezpieczenie chroni dane przed dostępem osób nieuprawnionych w przypadku pozostawienia zalogowanego komputera bez nadzoru.

.