W tym artykule dowiesz się, dlaczego wybór biura rachunkowego jest kluczowy dla bezpieczeństwa finansowego Twojej firmy. Omówimy także, na co zwrócić uwagę, aby współpraca z księgowym przebiegała sprawnie.

Dlaczego tak ważne jest wybranie odpowiedniego biura rachunkowego?

Powierzenie księgowości specjalistom nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązków podatkowych. Ostateczna odpowiedzialność za błędy ciąży na właścicielu firmy, choć biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność finansową, jeśli zostanie to ustalone w umowie. Z tego powodu warto szczegółowo sprawdzić kompetencje wybranego biura.

1. Wyznaczony księgowy z biura rachunkowego.

Sprawdzenie kwalifikacji księgowego może być trudne, zwłaszcza że w Polsce brak jest formalnych wymagań dla prowadzenia biura rachunkowego. Każdy może świadczyć takie usługi bez konieczności posiadania certyfikatów. Dlatego zaleca się zapoznanie z opiniami klientów oraz sprawdzenie, jakie uprawnienia posiada osoba odpowiedzialna za rozliczenia.

2. Ubezpieczenia na działalność biura rachunkowego.

Każde biuro rachunkowe zobowiązane jest do posiadania polisy OC na co najmniej 10 tys. euro. Wartość ta może być wyższa, jeśli biuro świadczy dodatkowe usługi, np. z zakresu kadr i płac. Biura z dodatkowymi ubezpieczeniami mogą zapewnić lepsze zabezpieczenie dla klienta.

3. Licencja na usługi księgowe.

Obecnie na rynku nie jest wymagany certyfikat do prowadzenia usług księgowych. Dawniej możliwość jego uzyskania oferowało Ministerstwo Finansów, jednak obecnie każdy może prowadzić biuro rachunkowe bez konieczności zdawania egzaminu państwowego.

4. Kwalifikacje księgowego / biura rachunkowego.

Na rynku można spotkać osoby z różnego rodzaju certyfikatami, które mają odmienną wartość. Doradcy podatkowi i biegli rewidenci posiadają tytuły ustawowo regulowane, co oznacza, że muszą regularnie aktualizować swoją wiedzę i odpowiadają prawnie za swoje usługi.

Istnieją również certyfikaty branżowe, takie jak tytuł dyplomowanego księgowego, które są nadawane przez organizacje zawodowe, np. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Warto dowiedzieć się, jakie certyfikaty posiada osoba, z którą zamierzasz współpracować.

5. Sposób dostarczania dokumentów i lokalizacja biura rachunkowego.

Lokalizacja biura rachunkowego ma obecnie mniejsze znaczenie niż dawniej, ponieważ dokumenty można przekazywać w formie elektronicznej. Biura oferują klientom systemy zarządzania dokumentacją oraz możliwość komunikacji przez komunikatory internetowe, takie jak Google Meet czy Skype.

6. Organizacja współpracy z biurem rachunkowym.

Warto ustalić z biurem rachunkowym zasady współpracy, takie jak:

• Godziny dostępności księgowego,

• Sposób komunikacji i wymiany dokumentów,

• Terminy dostarczania i odbioru informacji,

• Zakres usług oraz opłaty dodatkowe.

Dobrze zorganizowana współpraca pozwoli uniknąć opóźnień i nieporozumień.

7. Ochrona danych osobowych klienta w biurze rachunkowym.

Przy wyborze biura rachunkowego upewnij się, że posiada ono procedury zgodne z przepisami RODO. Twoje dokumenty księgowe zawierają wrażliwe dane, które powinny być odpowiednio zabezpieczone.

8. Dostęp do dokumentów księgowych.

Dostęp do elektronicznego panelu klienta umożliwia bieżące monitorowanie dokumentacji. Warto sprawdzić, czy biuro rachunkowe oferuje takie narzędzie, a także jakie funkcje dodatkowe są dostępne, np. generowanie raportów finansowych.

9. Opinie innych klientów o danym biurze rachunkowym.

Przed wyborem biura rachunkowego warto zasięgnąć opinii innych przedsiębiorców. Informacji można szukać na forach internetowych, w mediach społecznościowych oraz na platformach takich jak Google. Należy jednak podchodzić do nich z dystansem.

10. Dodatkowe działania, dzięki którym możesz upewnić się, czy Twoja firma jest prawidłowo prowadzona.

Regularna kontrola rozliczeń pozwala uniknąć nieprawidłowości. Możesz to zrobić poprzez:

• Sprawdzanie księgi przychodów i rozchodów,

• Weryfikację deklaracji podatkowych,

• Analizę zestawienia obrotów i sald.

11. Reprezentacja księgowego przed urzędami.

Udzielenie pełnomocnictwa księgowemu pozwala na reprezentowanie Cię przed urzędami, co oszczędza czas i upraszcza formalności. Warto zapytać biuro, czy oferuje taką opcję.

12. Cena i zakres usług biura rachunkowego.

Ceny usług księgowych są różnorodne i zależą od zakresu świadczonej obsługi. Należy jasno określić, co jest wliczone w podstawową opłatę, a jakie czynności wymagają dodatkowych kosztów. W przypadku bardziej skomplikowanych firm warto zainwestować w usługi wykwalifikowanych specjalistów.

Jak widzisz podczas wyboru biura rachunkowego, należy zwrócić uwagę na wiele aspektów. Jesteśmy przekonani, że jeśli zastosujesz się do wskazówek zawartych w tym wpisie, to możesz mieć pewność, że zminimalizujesz ryzyko wybrania nieodpowiedniego biura rachunkowego.