Jak założyć firmę przez internet? [Instrukcja]

1. Załóż szybko i prosto swoją firmę przez internet.

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej przez internet jest możliwe już od 2011 roku. Obecnie cały proces jest jeszcze bardziej intuicyjny i dostępny dla każdego przedsiębiorcy. Wystarczy kilka prostych kroków, aby zarejestrować firmę w CEIDG bez konieczności wizyty w urzędzie.

Dzięki tej instrukcji dowiesz się, jak sprawnie przejść przez cały proces i uniknąć najczęstszych błędów.

2. Co należy zrobić przed założeniem działalności gospodarczej?

Aby uniknąć problemów podczas składania wniosku, warto wcześniej przygotować kilka kluczowych informacji. Dzięki temu rejestracja w CEIDG zajmie tylko kilka minut.

1. Wybierz nazwę firmy.

Każda jednoosobowa działalność gospodarcza musi zawierać w nazwie imię i nazwisko właściciela. Dodatkowa część nazwy powinna być unikalna i nie wprowadzać klientów w błąd. Jeśli w przyszłości zmienisz branżę, możesz bezpłatnie edytować nazwę firmy online.

2. Określ datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Podczas rejestracji możesz wskazać przyszłą datę rozpoczęcia działalności. To istotne, ponieważ składki do ZUS są naliczane od tego momentu.

Wskazówka: Najkorzystniej jest rozpocząć działalność od 2. lub 3. dnia miesiąca. Dzięki temu okres preferencyjnych składek ZUS (tzw. „mały ZUS”) może wydłużyć się niemal o miesiąc.

3. Wybierz siedzibę dla swojej firmy.

Siedziba firmy określa m.in. właściwy urząd skarbowy i adres korespondencyjny. Może to być Twój adres domowy, biuro coworkingowe lub wynajęta przestrzeń.

4. Poszukaj biura rachunkowego.

Prowadzenie księgowości można realizować samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego. Warto wybrać doświadczonego księgowego, który doradzi w kwestiach podatkowych, pomoże dobrać kody PKD oraz wybrać optymalną formę opodatkowania.

Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe opisaliśmy szczegółowo TUTAJ i TUTAJ. 

5. Ustal miejsce przechowywania dokumentacji księgowej.

Podczas rejestracji należy wskazać, gdzie będzie przechowywana dokumentacja księgowa. Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, to ono przejmie ten obowiązek. Możesz również zdecydować się na księgowość online lub prowadzenie jej samodzielnie.

6. Wybierz kody PKD, czyli określ czym będzie się zajmować firma.

Kody Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) określa zakres usług, które oferuje Twoja firma. Warto dobrze przemyśleć ten wybór – główny kod PKD powinien odpowiadać kluczowej działalności, a dodatkowe kody można dopasować do potencjalnych usług w przyszłości. W razie potrzeby można je zmienić online.

7. Zastanów się, czy chcesz być podatnikiem VAT.

Nie każda firma musi być płatnikiem VAT. Jeśli jednak Twoi klienci to głównie firmy, może to być korzystne rozwiązanie. Warto skonsultować tę decyzję z księgowym, ponieważ późniejsza rezygnacja z VAT może być problematyczna.

8. Ustal formę opodatkowania przed założeniem firmy.

To jedna z najważniejszych decyzji przy zakładaniu firmy. Dostępne opcje to:
✅ Skala podatkowa (12% i 32%) – dobre rozwiązanie, jeśli masz niskie koszty i chcesz korzystać z ulg podatkowych.
✅ Podatek liniowy (19%) – korzystny przy wyższych dochodach i braku ulg.
✅ Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – dla wybranych branż, gdy koszty prowadzenia firmy są niskie.
✅ Karta podatkowa – dostępna tylko dla nielicznych działalności.

Wyróżniamy cztery forma opodatkowania jednoosobowej działalności gospodarczej:

I. Podatek na zasadach ogólnych (skala podatkowa).

Jest to domyślna i jedna z najczęściej wybieranych form opodatkowania jednoosobowej działalności gospodarczej. Podstawę opodatkowania stanowi dochód, czyli różnica między przychodami a kosztami uzyskania przychodu. Obowiązują dwie stawki podatkowe:

✅ 12% dla dochodów do 120 000 zł rocznie
✅ 32% dla dochodów powyżej 120 000 zł rocznie

Dodatkowo obowiązuje kwota wolna od podatku wynosząca 30 000 zł rocznie.

Kiedy warto wybrać skalę podatkową?
🔹 Jeśli Twoje dochody roczne nie przekraczają 120 000 zł.
🔹 Masz wysokie koszty uzyskania przychodu, które mogą znacząco obniżyć podatek.
🔹 Przysługują Ci ulgi podatkowe, np. na dzieci, internet czy termomodernizację.
🔹 Planujesz rozliczać się wspólnie ze współmałżonkiem – co może zmniejszyć podatek do zapłaty.

Wiecej przeczytasz TUTAJ.

II. Podatek liniowy.

Jest to alternatywa dla skali podatkowej, wybierana głównie przez osoby o wyższych dochodach, które chcą uniknąć drugiego progu podatkowego (32%). W podatku liniowym obowiązuje stała stawka 19% niezależnie od wysokości dochodu.

Kiedy podatek liniowy jest opłacalny?
🔹 Jeśli Twoje dochody przekraczają 120 000 zł rocznie.
🔹 Masz wysokie koszty uzyskania przychodu, ale nie korzystasz z ulg podatkowych.
🔹 Nie planujesz wspólnego rozliczania się ze współmałżonkiem.

Należy pamiętać, że przedsiębiorcy na podatku liniowym nie mogą korzystać z kwoty wolnej od podatku ani większości ulg podatkowych.

więcej przeczytasz TUTAJ.

III. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Ryczałt to uproszczona forma opodatkowania, w której podatek płaci się od przychodu, bez możliwości odliczania kosztów prowadzenia działalności. Stawki ryczałtu wynoszą od 2% do 17%, w zależności od rodzaju działalności.

Dla kogo ryczałt jest korzystny?
🔹 Jeśli prowadzisz działalność o niskich kosztach własnych.
🔹 Jeśli uzyskujesz przychody z najmu prywatnego lub dzierżawy – obowiązuje limit 100 000 euro rocznie.
🔹 Chcesz uprościć księgowość – brak obowiązku prowadzenia KPiR (księgi przychodów i rozchodów).

Warto przed wyborem tej formy skonsultować się z księgowym, aby upewnić się, że działalność kwalifikuje się do ryczałtu i że będzie to opłacalna opcja.

Więcej na temat ryczałtu przeczytasz w TYM artykule.

Kto powinien wybrać ryczałt?

Podatek w formie ryczałtu jest korzystny, jeśli:

• Koszty prowadzenia działalności nie występują lub są niskie, ponieważ nie mogą one obniżyć podatku.
• Chcesz mieć możliwość otrzymania kredytu podatkowego.
• Nie posiadasz małżonka, z którym możesz się wspólnie rozliczać.
• Chcesz posiadać niskie koszty księgowe. Jest to możliwe, ponieważ nie trzeba prowadzić KPiR, jeśli nie zatrudniasz pracowników.
• Nie przekroczysz 100 000 euro dochodu rocznie z dzierżawy lub najmu prywatnego.

IV. Karta podatkowa.

Karta podatkowa to najprostsza forma opodatkowania, jednak dostępna tylko dla wąskiej grupy przedsiębiorców. W przeciwieństwie do innych form, wysokość podatku jest ustalana kwotowo i nie zależy od wysokości dochodu czy przychodu.

Kiedy warto wybrać kartę podatkową?
🔹 Jeśli prowadzisz działalność usługową, rzemieślniczą lub naprawczą.
🔹 Masz niewielkie koszty i nie chcesz prowadzić skomplikowanej księgowości.
🔹 Chcesz płacić stałą kwotę podatku, niezależnie od wysokości dochodów.

Od 2022 roku karta podatkowa została zamknięta dla nowych przedsiębiorców. Jeśli jednak ktoś korzystał z tej formy przed 2022 rokiem, może nadal ją stosować.

znajdziesz TUTAJ.

3. Założenie profilu zaufanego (ePUAP) lub zakup certyfikatu kwalifikowanego.

Jak już ustalisz powyższe kwestie, to aby móc zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą przez internet, musisz posiadać profil zaufany ePUAP lub certyfikat kwalifikowany.

1. Założenie firmy za pomocy profilu zaufanego (ePUAP)

Profil zaufany (ePUAP) jest bezpłatnym sposobem na potwierdzenie swojej tożsamości w internecie. Jest banalnie prosty do założenia i trwa to kilka minut. Szczegółową instrukcję, jak to zrobić napisaliśmy TUTAJ. 

Profil zaufany można założyć na cztery sposoby:

• Za pomocą konta bankowego (sprawdź instrukcję TUTAJ).
• Założenie profilu zaufanego poprzez wideo-rozmowe (sprawdź instrukcję TUTAJ).
• Za pomocą e-dowodu, czyli dowodu osobistego z tzw. warstwą elektroniczną (sprawdź instrukcję TUTAJ).
• Założenie profilu zaufanego poprzez wniosek online (sprawdź instrukcję TUTAJ).

2. Założenie jednoosobowej działalności za pomocą certyfikatu kwalifikowanego.

Na ten sposób decyduje się zdecydowanie mniejsza część przedsiębiorców. Aby skorzystać z tej metody, należy podpisać umowę subskrypcyjną i kupić odpowiednie urządzenie. Trzeba pamiętać, że konieczne jest potwierdzenie swojej tożsamości w kancelarii notarialnej, w punktach rejestracji centrum PCC lub punktach potwierdzania tożsamości. 

Jest to rozwiązanie płatne, ale ma o wiele szersze zastosowanie niż w przypadku profilu zaufanego. To rozwiązanie może być przydatne zwłaszcza w większych organizacjach. Nie należy go mylić ze zwykłym elektrycznym podpisem.

4. Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą przez internet? (wniosek o wpis do CEIDG)

Aby założyć jednoosobową działalność gospodarczą online, należy zalogować się na stronę https://www.biznes.gov.pl/pl. Rejestracja firmy przez portal jest całkowicie bezpłatna.

Aby wypełnić wniosek, musisz przygotować m.in. takie dane:

• nazwa przedsiębiorstwa,
• datę urodzenia właściciela,
• numer: PESEL, NIP i REGON (jeżeli je posiadasz),
• obywatelstwo właściciela firmy,
• miejsce zamieszkania właściciela oraz adres firmy,
• datę rozpoczęcia działalności,
• kody PKD,
• informacje o zawieszeniu i wznowieniu działalności gospodarczej.

Na stronie klikamy “Zarejestruj firmę”, a następnie “Rozpocznij”

W kolejnym etapie należy wybrać sposób logowania.

• Login.gov.pl – za pomocą profilu zaufanego lub e-Dowodu.

• E-mail – jeśli nie masz konta, to musisz się na początku zarejestrować.

Po aktywacji konta zaloguj się na stronie i wypełnij formularz CEIDG-1, który znajdziesz w menu głównym.

W pierwszej części przedsiębiorca musi podać podstawowe swoje dane. Pola NIP i REGON oznaczone są gwiazdką, jednak można wybrać opcję „nie posiadam numeru NIP/REGON”.  W tym momencie wniosek CEIDG-1 będzie traktowany równocześnie jako wniosek o utworzenie tych numerów. Przedsiębiorca otrzyma je w ciągu kilku dni najbliższych dni na podany podczas rejestracji adres mailowy. Dane będą się również znajdowały we wpisie w CEIDG.

W kolejnym etapie musisz podać informacje na temat firmy, którą chcesz założyć. Trzeba tutaj zamieścić np. nazwę jednoosobowej działalności gospodarczej oraz miejsce jej wykonywania.

W tym miejscu trzeba wskazać m.in. formę opodatkowania, adres stosownego Urzędy Skarbowego, a także dane osoby prowadzącej księgowość oraz miejsce przechowywania ksiąg rachunkowych. Jeśli wcześniej skonsultowałeś się ze swoim księgowym, to nie powinieneś mieć problemów z uzupełnieniem tej części.

Na samym końcu powinniśmy uzupełnić informację o m.in. numerze konta firmowego. Jeżeli jeszcze go nie posiadasz, ponieważ do jego założenia niezbędny jest numer NIP, to za kilka dni będziesz mógł zmodyfikować wniosek i wprowadzić do niego numer konta.

Gdy uzupełnisz cały formularz, sprawdź na końcu poprawność danych. Jeżeli wszystko się zgadza, podpisz wniosek podpisem elektronicznym i wyślij.

Po przesłaniu formularz trafi do:

• GUS (Głównego Urzędu Statystycznego), w którym zostanie nadany numer REGON,
• Urzędu Skarbowego, który nada działalności numer NIP,
• ZUS/KRUS.

5. Konto bankowe i pieczątka firmowa.

Cały proces zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej online został już skończony. Przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania firmowego konta bankowego ani pieczątki, jednak my zdecydowanie polecamy je nabyć.

I. Otwórz firmowe konto bankowe.

Możesz korzystać ze swojego prywatnego konta bankowego, jednak my to zdecydowanie odradzamy. Pomaga to oddzielić finanse firmowe od prywatnych i zachować porządek w budżecie przedsiębiorstwa.

Warto je uruchomić przed założeniem firmy, ponieważ podczas rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej należy wpisać numer konta bankowego w formularzu CEIDG-1.

II. Pieczątka firmowa.

Po uzyskaniu wpisu w CEIDG warto od razu zamówić przez internet pieczątkę firmową. Jest ona bardzo przydatna, więc warto ją zamówić już na samym początku.

6. Kiedy założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Przedsiębiorca może założyć firmę w dowolnym momencie. Korzystniej jest jednak ją złożyć od np. 2 lub 3 dnia konkretnego miesiąca, a nie pierwszego dnia, ponieważ mały ZUS jest liczony dla pełnych 24 miesięcy. Rozpoczęcie działalności gospodarczej w trakcie trwania miesiąca wydłuża okres preferencyjnej składki ZUS praktycznie o jeden dodatkowy miesiąc.

7. Koszt otwarcia działalności gospodarczej.

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce jest bezpłatne.

8. Ile trwa założenie firmy przez internet?

Samą rejestrację jednoosobowej działalności gospodarczej online można załatwić w kilka minut. Wpis firmy do CEIDG jest dokonywany nie później niż do następnego dnia roboczego po dniu wpływu do poprawnego wniosku. 

Tak więc w ciągu jednej doby można założyć firmę. W przypadku nowych przedsiębiorców kwestia NIP-u może stanowić problem, ponieważ jeszcze go nie posiadają. Na jego uzyskanie trzeba poczekać 3 dni. 

Jednak posiadając wpis w CEIDG, można już legalnie prowadzić działalność gospodarczą. Przedsiębiorca musi się wyłącznie wstrzymać z wystawaniem faktur do momentu otrzymania NIP-u. Trzeba jeszcze pamiętać, żeby w ciągu 7 dni zgłosić firmę do ZUS-u.

9. Podsumowanie.

Jak widzisz, założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest stosunkowo proste i szybkie. Jednak to dopiero początek formalności, z jakimi przyjdzie się zmierzać przedsiębiorcy. Warto od razu przemyśleć sprawy księgowe i powierzyć je profesjonalistom. W Altera z chęcią Ci pomożemy we wszystkich formalnościach i odpowiemy na wszystkie pytania.