Kiedy i jak zmienić biuro rachunkowe? – 7 kroków

Jeżeli czytasz ten artykuł, to prawdopodobnie zastanawiasz się, czy dalsza współpraca z Twoim obecnym biurem rachunkowym jest najlepszym rozwiązaniem. Wiele osób obawia się przenoszenia księgowości ze względu na formalności i potencjalne komplikacje, jednak dobrze zaplanowana zmiana może znacząco poprawić jakość obsługi finansowej Twojej firmy.

Oto najczęstsze powody, dla których przedsiębiorcy decydują się na zmianę biura rachunkowego:

• Wątpliwości co do poprawności rozliczeń i kompetencji księgowego

Błędy księgowe mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Jeśli regularnie napotykasz problemy związane z rozliczeniami, warto rozważyć współpracę z bardziej rzetelnym biurem rachunkowym, które zapewni większą dokładność i zgodność z obowiązującymi przepisami.

• Brak należytego wsparcia merytorycznego.

Jeżeli Twoja firma się rozwija lub prowadzisz bardziej skomplikowaną działalność, potrzebujesz księgowego, który nie tylko poprawnie księguje faktury, ale także potrafi doradzić w kwestiach podatkowych, sporządzić raporty czy pomóc w optymalizacji finansów.

• Trudności z uzyskaniem informacji

Jeśli kontakt z biurem rachunkowym jest utrudniony, a odpowiedzi na Twoje pytania przychodzą z dużym opóźnieniem, może to negatywnie wpływać na płynność zarządzania firmą. Sprawnie działające biuro powinno dostarczać Ci niezbędne informacje na bieżąco.

• Brak dostępu do faktur i dokumentacji online

Nowoczesne biura rachunkowe korzystają z systemów elektronicznych, które umożliwiają klientom stały dostęp do faktur i dokumentów finansowych. Jeśli Twoje biuro wymaga dostarczania papierowej dokumentacji i nie udostępnia Ci cyfrowego wglądu w rozliczenia, może to generować niepotrzebne utrudnienia.

• Brak reprezentacji przed urzędami.

Możliwość reprezentowania firmy przed urzędami przez biuro rachunkowe jest dużym udogodnieniem, oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów formalnych. Jeśli Twoje biuro nie oferuje takiej usługi, warto rozważyć zmianę na bardziej kompleksową obsługę.

• Utrudniony kontakt z księgową.

Brak możliwości szybkiego skontaktowania się z księgowym, długie oczekiwanie na odpowiedzi czy ignorowanie pilnych zapytań to sygnały, że współpraca nie przebiega prawidłowo.

• Częste korekty.

Jeżeli biuro rachunkowe regularnie popełnia błędy wymagające poprawek, to znak, że ich system kontroli wewnętrznej nie działa skutecznie.

• Kontrola urzędu skarbowego wykazała błędy.

Jeżeli urząd skarbowy podczas kontroli wykrył błędy w dokumentacji Twojej firmy, powinieneś jak najszybciej przeanalizować jakość usług obecnego biura rachunkowego i rozważyć przeniesienie księgowości do bardziej kompetentnego podmiotu.

Na co zwrócić uwagę wybierając nowe biuro rachunkowe.

Zmiana biura rachunkowego to decyzja, która powinna być dobrze przemyślana. Kluczowe jest, aby nowa firma księgowa zapewniała lepszą jakość usług i odpowiadała na potrzeby Twojej działalności. Wybierając biuro rachunkowe, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów.

• Cena za usługi biura rachunkowego.

📌 Wiele biur rachunkowych ma nieprzejrzysty cennik, co może prowadzić do niespodziewanych kosztów. Często okazuje się, że początkowa oferta znacząco różni się od ostatecznych opłat. Przed podpisaniem umowy warto dokładnie sprawdzić:
✔ jakie usługi są wliczone w abonament,
✔ czy są dodatkowe opłaty za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego,
✔ jakie są koszty usług niestandardowych, np. doradztwa podatkowego.

• Zakres obowiązków biura rachunkowego.

📌 Przed podjęciem współpracy sprawdź, co dokładnie wchodzi w zakres usług księgowych.
💡 Zadaj sobie pytania:
✔ Czy biuro rachunkowe reprezentuje klientów przed urzędami?
✔ Czy w razie potrzeby udziela wsparcia w zakresie interpretacji przepisów podatkowych?
✔ Jakie czynności wymagają dodatkowych opłat?

Niektóre biura rachunkowe ograniczają się do podstawowej obsługi księgowej, a za dodatkowe usługi, takie jak sporządzanie raportów finansowych czy konsultacje podatkowe, pobierają osobne opłaty.

• Dodatkowe usługi.

📌 Współpraca z biurem, które oferuje dodatkowe usługi, może znacznie ułatwić zarządzanie finansami firmy. Niektóre biura zapewniają wsparcie doradców podatkowych, prawników, specjalistów od windykacji czy faktoringu. Możliwość korzystania z różnych usług w jednym miejscu to duża wygoda dla przedsiębiorców.

• Współpraca online.

📌 Digitalizacja procesów księgowych to standard w nowoczesnej księgowości. Dzięki odpowiednim systemom przedsiębiorcy mogą w łatwy sposób przesyłać dokumenty i monitorować swoje finanse online.

🔹 Ważne pytania, które warto zadać nowemu biuru:
✔ Czy oferuje dostęp do systemu online, gdzie można sprawdzić faktury i raporty?
✔ Czy można przesyłać dokumenty w formie elektronicznej, czy nadal wymagana jest forma papierowa?
✔ Jak wygląda kontakt z księgowym – czy dostępne są wideokonsultacje lub chat?

Przejrzysty system do obsługi dokumentacji to nie tylko oszczędność czasu, ale także większa kontrola nad finansami firmy.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Zmiana biura rachunkowego jest możliwa w dowolnym momencie, ale wybór odpowiedniego terminu może znacząco ułatwić cały proces.

📌 Najlepszy moment na zmianę:
✔ Po zakończeniu roku podatkowego i sporządzeniu rocznej deklaracji,
✔ Po zamknięciu pełnego okresu rozliczeniowego,
✔ Po opłaceniu należnych podatków i składek.

Większość przedsiębiorców decyduje się na zmianę na początku roku, co zapewnia większą spójność w prowadzeniu księgowości i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z przeniesienia dokumentacji w trakcie roku obrotowego.

📌 Jeśli prowadzisz działalność z bardziej skomplikowaną księgowością, warto skonsultować się z nowym biurem rachunkowym przed dokonaniem zmiany. Finexis wspiera przedsiębiorców na każdym etapie procesu, pomagając w przeniesieniu dokumentacji oraz analizie dotychczasowych rozliczeń.

📌 Szczególna ostrożność jest wymagana, jeśli podejrzewasz błędy w księgowości poprzedniego biura. Nowe biuro musi mieć czas na przeanalizowanie dokumentacji i ewentualne skorygowanie nieprawidłowości.

Korzyści zmiany biura rachunkowego na początku września/października.

Z doświadczenia wynika, że najlepszym momentem na zmianę biura rachunkowego jest przełom września i października. Dlaczego?

📌 Więcej czasu na przekazanie dokumentacji przed nowym rokiem
Zmiana biura rachunkowego w ostatnich miesiącach roku pozwala na sprawne uporządkowanie dokumentów i przekazanie ich nowemu księgowemu jeszcze przed rozpoczęciem nowego okresu rozliczeniowego.

📌 Nowe biuro rachunkowe może lepiej poznać Twoją firmę
Dzięki wcześniejszej zmianie specjaliści ds. księgowości mają czas na dokładną analizę działalności i doradztwo w zakresie optymalizacji podatkowej lub potencjalnych zmian w formie prowadzenia działalności.

📌 Możliwość korekty błędów przed końcem roku
Jeśli poprzednie biuro rachunkowe popełniło błędy, nowa firma ma szansę je wykryć i skorygować jeszcze przed zamknięciem roku obrotowego.

📌 Uniknięcie problemów związanych z przełomem roku
Po nowym roku księgowi mają znacznie więcej pracy – muszą zająć się sporządzaniem sprawozdań finansowych oraz rocznych deklaracji podatkowych. Zmiana biura w tym okresie może być utrudniona, a nowy księgowy będzie miał mniej czasu na analizę poprzednich rozliczeń.

📌 Profesjonalne wsparcie w całym procesie
Jeśli zdecydujesz się na współpracę z Finexis, pomożemy Ci nie tylko w przeprowadzeniu całego procesu zmiany biura rachunkowego, ale także w analizie dotychczasowej dokumentacji i ewentualnej korekcie błędów księgowych.

Jak krok po kroku zmienić biuro rachunkowe.

• Wypowiedz umowę ze starym biurem rachunkowym i podpisz umowę z nowym.

Po podjęciu decyzji o zmianie księgowości najpierw znajdź nowe biuro rachunkowe, które spełni Twoje oczekiwania. Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, jaki okres wypowiedzenia obowiązuje Cię w obecnym biurze (najczęściej wynosi od 1 do 3 miesięcy).

Dopiero po ustaleniu terminu przejścia na nowe biuro, złóż wypowiedzenie u dotychczasowego księgowego i podpisz umowę z Finexis lub innym wybranym biurem rachunkowym.

• Odwołanie pełnomocnictw i aktualizacja danych w Urzędzie Skarbowym.

Jeśli biuro rachunkowe posiadało pełnomocnictwa do reprezentowania Twojej firmy przed urzędami i składania deklaracji online, należy je formalnie odwołać.

🔹 Dodatkowo zgłoś zmianę biura rachunkowego do Urzędu Skarbowego, podając nową lokalizację przechowywania dokumentacji księgowej. Możesz to zrobić poprzez formularz CEIDG-1 lub w przypadku spółek – poprzez zgłoszenie do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Nowe biuro rachunkowe często przejmuje te formalności, jeśli udzielisz mu odpowiedniego pełnomocnictwa.

• Odbierz dokumentację i przekaż ją do nowego biura rachunkowego.

Po zakończeniu współpracy ze starym biurem umów się na odbiór dokumentacji księgowej. Powinna zawierać m.in.:

📌 oryginały faktur, umów, wyciągów bankowych,
📌 księgi podatkowe, np. KPiR lub ewidencję rachunkową,
📌 rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
📌 ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych,
📌 deklaracje ZUS i podatkowe wraz z potwierdzeniem wysyłki,
📌 pliki JPK,
📌 pełną dokumentację kadrowo-płacową.

Nowe biuro rachunkowe powinno dokładnie sprawdzić dokumentację i sporządzić protokół odbioru, aby uniknąć braków w przekazywanych danych.

Jak widzisz, zmiana biura rachunkowego nie musi być skomplikowana – kluczowe jest odpowiednie zaplanowanie całego procesu. Jeśli wybierzesz Finexis, pomożemy Ci sprawnie przejść przez wszystkie formalności i zapewnimy pełne wsparcie na każdym etapie.