Odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie

Nie ulega wątpliwości, że niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie to przestępstwo. Zaniechanie tego obowiązku może wywołać dotkliwe konsekwencje finansowe, a nawet karne. Co można zrobić, kiedy czas złożenia sprawozdania przez członków zarządu już upłynął? Jakie konsekwencje nam grożą? Co na temat tego obowiązku mówią przepisy ustawy o rachunkowości? Na te ważne pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

1. Niezłożenie sprawozdania finansowego – odpowiedzialność karna

Zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.) kto nie dopełnia obowiązku składania sprawozdań lub nie dotrzymuje obligatoryjnej formy elektronicznej, dopuszcza się przestępstwa i podlega karze grzywny lub ograniczenia wolności. Wysokość kar i grzywny określa art. 23 kodeksu karnego skarbowego (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 408 ze zm.).

Podmioty zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. W sytuacji, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin ten upływa 31 marca, natomiast zatwierdzenie nie później niż do 30 czerwca. W ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia należy przekazać je do KRS.

Z uwagi na pandemię COVID-19 czas na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdań finansowych za rok 2021 został wydłużony o 3 miesiące. Przedsiębiorcy mogą sporządzić i podpisać je do 30 czerwca, a zatwierdzić do 30 września.

Kierownicy jednostki sporządzają roczne sprawozdania finansowe. Możemy do nich zaliczyć:

• członków zarządu spółek kapitałowych,
• komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej,
• wspólników prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, partnerskiej, cywilnej,
• likwidatorów, syndyków bądź zarządców w postępowaniu upadłościowym,
• członków organów zarządzających innych jednostek.

Do sprawozdania finansowego należy dołączyć obowiązkowy plik dokumentów:

• uchwałę zatwierdzającą te dokumenty,
• sprawozdanie z działalności (dotyczy m.in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych),
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• opinie lub sprawozdanie biegłego rewidenta.

Od 1 października 2018 r. zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów sprawozdanie finansowe można sporządzić tylko w formie elektronicznej. W imieniu podmiotu kierownik jednostki przesyła je za pośrednictwem systemu e-KRS do Krajowego Rejestru Sądowego. System ten znajdziemy tutaj: https://ekrs.ms.gov.pl/.

W przypadku, gdy podmiotem kieruje wieloosobowy zarząd, sprawozdanie akceptowane jest przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS i jest wpisana jako uprawniona samodzielnie bądź łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu.

2. Kary za niezłożenie sprawozdania finansowego – o jakich kosztach mowa?

Odpowiedzialność karna za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS wiąże się z nałożeniem kary grzywny, co reguluje art. 80 kodeksu karnego skarbowego (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 408 ze zm.)

Zgodnie z nim: „Kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych”.

Ponadto stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części minimalnego wynagrodzenia za pracę ani przekraczać jej czterystu krotności.

W 2022 roku grzywnę za popełnione przestępstwa skarbowe liczymy następująco:

• minimalna stawka dzienna (1/30 × 3010,00 zł) 100,33 zł,
• maksymalna stawka dzienna (100,33 zł × 400,00) 40132,00 zł,
• minimalna grzywna (10 stawek × 100,33 zł) 1003,30 zł,
• maksymalna grzywna (720 stawek × 40132,00 zł) 28895,04 zł.

3. Możliwe sankcje nakładane przez sąd rejonowy i postępowanie przymuszające na skutek niezłożenia sprawozdania finansowego

Sankcje za niezłożenie sprawozdania finansowego wyszczególnione są w ustawie o rachunkowości, KRS, kodeksie karnym skarbowym oraz kodeksie postępowania cywilnego. W przypadku podmiotu unikającego złożenia sprawozdania finansowego może nastąpić wszczęcie postępowania mającego na celu dopełnienia tego obowiązku.

W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego Sąd Rejestrowy rozpoczyna obowiązkowe postępowanie przymuszające: z urzędu wzywa do złożenia wymaganych dokumentów w terminie 7 dni. Ma to na celu zmobilizować jednostki do uzupełnienia braków. Jeżeli zostaną złożone dokumenty, podmioty nie poniosą dalszych konsekwencji z tytułu niedopełnienia swoich obowiązków formalnych.

Po bezskutecznej próbie egzekucji administracyjno-podatkowej, Sąd Rejestrowy decyduje o wymierzeniu grzywny lub wszczyna postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego bez prowadzenia postępowania likwidacyjnego (podmiot podlega likwidacji w KRS i wykreśleniu z rejestru przez Sąd rejestrowy) w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe nie zostało złożone za dwa kolejne lata obrotowe.

KRS w trakcie postępowania o rozwiązanie podmiotu sprawdza, czy podmiot prowadzi działalność, a także czy posiada zbywalny majątek.

Jeżeli w toku podejmowanych czynności okaże się, że spółka prowadzi działalność i ma zbywalny majątek, to postępowanie zostaje umorzone przez Sąd. W innym wypadku KRS ogłasza rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego i wykreślenia z rejestru KRS przez Sąd.

Przedawnienie kary nałożonej za niezłożenie sprawozdania finansowego ulega umorzeniu. Grzywna nałożona na podmioty przedawnia się po 10 latach od popełnienia przestępstwa skarbowego.

4. Czynny żal za niezłożenie sprawozdania finansowego – jak go napisać i jak złożyć?

Czynny żal za niezłożenie sprawozdania finansowego jest niezbędny w sytuacji zaniechania obowiązku złożenia sprawozdania. Czynny żal to pisemne zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego. Dzięki temu Urząd Skarbowy pozwala na uniknięcie odpowiedzialności.

Warto nadmienić, że czynny żal jest skuteczny, kiedy zachowuje warunki określone w przepisach ustawy kodeksu karnego skarbowego, w związku z czym niezwłocznie należy złożyć zaległe deklaracje podatkowe lub zapłacić w całości należności publicznoprawne wraz z odsetkami.

Pismo powinno zostać opatrzone uzasadnieniem zaistnienia powstałej zwłoki, wraz z podaniem okoliczności popełnienia przestępstwa. Dokument w tej sprawie składamy w formie papierowej lub elektronicznie (eUrząd Skarbowy lub ePUAP). Cała procedura postępowania została opisana na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/73.

Podsumowując, prowadzenie działalności wymaga dopełnienia szeregu obowiązków. Jednym z nich jest coroczne sprawozdanie finansowe, które podlega sporządzeniu, zatwierdzeniu i w określonym terminie wymaga złożenia do Urzędu Skarbowego.

Wyraźnie mówią o tym ustawy, m.in. ustawa o rachunkowości. Zaniechanie tego obowiązku może narazić członków zarządu na poniesienie odpowiedzialności z tego tytułu. Sąd Rejestrowy może nałożyć na jednostki sankcje (w tym grzywnę) lub wszcząć postępowanie likwidacyjne i wykreślić podmiot z rejestru przedsiębiorców.

Złożenie czynnego żalu przed wszczęciem czynności służbowych przez organy ścigania może pomóc przedsiębiorcom uniknąć kary lub ją zmniejszyć. W przypadku, gdy na podmiot zostaną nałożone sankcje, ale nie zostaną jeszcze wyegzekwowane, to wywiązanie się z obowiązku skutkuje jej umorzeniem.

Dlatego też, jeżeli popełniliśmy wykroczenie i nie wiemy, jak sobie z tym poradzić, warto zaczerpnąć rady doświadczonego specjalisty. Pomoże to w profesjonalny i przemyślany sposób rozwiązać sytuację.