Samochód w firmie – poradnik dla przedsiębiorców

W zależności od potrzeb samochód osobowy w firmie jednoosobowej może okazać się niezbędnym środkiem transportu. Dla wielu mikro przedsiębiorców jest kluczowym narzędziem do wykonywania usług w ramach prowadzonej działalności. Zazwyczaj dotyczy to pracowników firmy. Jeżeli zastanawiasz się nad zakupem samochodu służbowego lub interesują Cię możliwości wykorzystywania go w Twojej firmie, ten artykuł jest dla Ciebie. Sprawdź, co musisz zrobić w tym zakresie. Zapraszamy do lektury.

1. Auto w firmie jako trwały środek

Samochód służbowy to jeden z podstawowych składników majątku przedsiębiorstwa. Jest wykorzystywany do realizacji zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, a jego właścicielem może być firma lub przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. W przypadku firm korzystających z samochodów istotnym obowiązkiem jest wykupienie ubezpieczenia OC, a także – w zależności od użytkowania – AC oraz ubezpieczenia GAP.

Definicja środka trwałego

Zgodnie z ustawą o PIT, do środków trwałych zalicza się przedmioty spełniające następujące warunki:

• są własnością lub współwłasnością podatnika,
• zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,
• są kompletne i zdatne do użytku,
• ich przewidywany okres użytkowania wynosi co najmniej rok,
• są wykorzystywane w działalności gospodarczej.

Do tej kategorii należą m.in.:

• budynki i budowle,
• urządzenia i maszyny,
• środki transportu, w tym samochody.

W praktyce oznacza to, że samochód osobowy wykorzystywany na potrzeby działalności firmy może zostać uznany za środek trwały i wpisany do ewidencji środków trwałych.

Oświadczenie o używaniu pojazdu

Jeśli pojazd służbowy jest udostępniony pracownikowi, konieczne jest złożenie „Oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych”. Dokument ten stanowi podstawę do zwrotu poniesionych kosztów eksploatacyjnych przez pracodawcę.

2. Samochód w firmie i ustalenie wartości początkowej samochodu — dlaczego należy to zrobić?

Przedsiębiorcy chcący wprowadzić samochód do majątku firmy powinni ustalić jego wartość początkową. Jest to kluczowe, ponieważ od niej zależą m.in. odpisy amortyzacyjne oraz sposób rozliczenia kosztów eksploatacyjnych.

Wartość początkową samochodu ustala się na podstawie:

• ceny nabycia (jeśli auto zostało zakupione),
• kosztów własnych (jeśli pojazd został wytworzony we własnym zakresie),
• wartości rynkowej (jeśli samochód został przekazany do firmy jako wkład niepieniężny lub darowizna).

Dodatkowo do wartości początkowej można doliczyć:

• opłaty rejestracyjne,
• podatek akcyzowy (jeśli dotyczy),
• koszt transportu,
• koszty związane z przystosowaniem pojazdu do użytku firmowego,
• podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) w przypadku zakupu od osoby fizycznej.

3. Odpisy amortyzacyjne – co warto wiedzieć?

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, jeśli wartość początkowa samochodu w dniu przyjęcia do użytkowania przekracza 10 000 zł. W takim przypadku przedsiębiorca zobowiązany jest do stopniowego rozliczania kosztu zakupu pojazdu w czasie.

Jeśli wartość samochodu nie przekracza 10 000 zł, przedsiębiorca ma do wyboru trzy opcje:

• zaliczenie wydatków na zakup samochodu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu,
• wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych i dokonanie jednorazowej amortyzacji w miesiącu przyjęcia pojazdu do użytkowania lub w miesiącu następnym,
• rozliczenie amortyzacji na zasadach ogólnych w kolejnych latach.

Wartość początkowa samochodu – co wliczyć?

Wartością początkową samochodu jest jego cena nabycia lub wartość rynkowa (jeśli został nabyty w drodze darowizny lub jako aport). Do wartości początkowej dolicza się również dodatkowe koszty, takie jak:

• opłaty rejestracyjne (koszt tablic rejestracyjnych, wydania dowodu rejestracyjnego),
• podatek akcyzowy (jeśli dotyczy),
• koszty transportu,
• koszty adaptacji pojazdu do potrzeb firmy,
• koszty remontów i napraw,
• uiszczony podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC).

W przypadku samochodów nabytych w leasingu finansowym, wartość początkową stanowi suma opłat leasingowych określonych w umowie.

4. Odliczenie VAT a samochód w firmie

Przedsiębiorcy, którzy użytkują samochód wyłącznie do działalności gospodarczej, mogą odliczyć 100% VAT od zakupu oraz kosztów eksploatacyjnych (np. paliwo, naprawy, ubezpieczenie).

Natomiast jeśli samochód jest wykorzystywany zarówno w działalności gospodarczej, jak i prywatnie, możliwe jest jedynie 50% odliczenia VAT.

Leasing a odliczenie VAT

Jeśli samochód jest użytkowany w leasingu operacyjnym, można odliczyć:

• 100% VAT – jeśli auto służy wyłącznie do celów firmowych,
• 50% VAT – jeśli jest wykorzystywane również prywatnie.

W przypadku leasingu finansowego odliczenie VAT następuje jednorazowo od całej wartości pojazdu przy jego nabyciu.

5. Ewidencja przebiegu pojazdu – najważniejsze informacje

Jeśli przedsiębiorca chce skorzystać z pełnego odliczenia VAT, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) i wykazać, że pojazd jest używany wyłącznie w celach firmowych.

Dodatkowo należy:

• zgłosić pojazd do Urzędu Skarbowego na formularzu VAT-26,
• opracować regulamin użytkowania pojazdu, określający zasady korzystania z samochodu.

Brak tych dokumentów oznacza możliwość odliczenia jedynie 50% VAT od kosztów eksploatacyjnych.

Kontrola ewidencji

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że organy skarbowe mogą skontrolować sposób użytkowania pojazdu i weryfikować zapisy kilometrówki np. na podstawie:

• faktur za paliwo (często wymagany jest wpis o stanie licznika),
• tras przejazdów związanych z działalnością,
• zapisów w systemach GPS (jeśli są stosowane).

Warto zauważyć, że jeśli pojazd jest leasingowany, można go wykorzystywać zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, przy zachowaniu 50% odliczenia VAT. Dzięki temu można nim jeździć na wakacje, na zakupy czy do urzędu, jednocześnie uwzględniając go w rozliczeniach firmowych.

6. Działalność mieszana a samochód w firmie – o czym należy wiedzieć?

Przedsiębiorca może wykorzystywać samochód zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. W takim przypadku przysługuje mu częściowe odliczenie podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu.

Odliczenie VAT wynosi:

• 50% podatku VAT od paliwa, napraw, ubezpieczenia oraz innych kosztów eksploatacyjnych – jeśli pojazd jest wykorzystywany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych,
• 100% podatku VAT – jeśli pojazd jest używany wyłącznie do działalności gospodarczej, co wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki).

Od 2019 roku wprowadzono istotne zmiany w rozliczaniu kosztów używania samochodów. W przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych do celów mieszanych, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie 75% poniesionych wydatków (wcześniej było to 20%). Oznacza to, że:

• jeśli samochód służy wyłącznie firmie – 100% kosztów eksploatacyjnych zaliczamy do KUP,
• jeśli auto jest używane częściowo prywatnie – tylko 75% kosztów można odliczyć jako koszt podatkowy.

Co istotne, przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatkowych, jeśli korzystają z auta w sposób mieszany.

7. Rozliczenie kosztów uzyskania przychodu a samochód w firmie – amortyzacja, leasing, odsetki

Koszty związane z używaniem pojazdu firmowego mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jednak obowiązują pewne limity.

Niektóre wydatki nie mogą zostać w pełni zaliczone do kosztów podatkowych, co wynika z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Do kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu należą:

• amortyzacja samochodów osobowych w części przekraczającej:
  • 225 000 zł – dla samochodów elektrycznych,
  • 150 000 zł – dla pozostałych samochodów osobowych,
• leasing operacyjny – do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie tę część raty leasingowej, która dotyczy wartości samochodu do 150 000 zł,
• odsetki od kredytu na zakup samochodu w części dotyczącej wartości pojazdu powyżej 150 000 zł.

Dla samochodów ciężarowych limity te nie obowiązują.

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty paliwa, napraw, ubezpieczenia czy opłat parkingowych. Odpowiedź zależy od sposobu wykorzystywania pojazdu:

• Samochód wykorzystywany tylko w firmie – 100% kosztów uzyskania przychodu,
• Samochód użytkowany prywatnie i służbowo – 75% kosztów.

Jeżeli masz wątpliwości dotyczące prawidłowego rozliczania kosztów samochodu w firmie, warto skonsultować się z biurem rachunkowym.

8. Koszty używania samochodu – jak je rozliczać w firmie?

Wydatki związane z użytkowaniem samochodu w firmie mogą obejmować:

• paliwo,
• przeglądy i naprawy,
• ubezpieczenie OC/AC,
• leasing,
• opłaty parkingowe i autostradowe.

Jeśli samochód służy tylko działalności gospodarczej, 100% wydatków może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku użytkowania mieszanego (firmowego i prywatnego) można odliczyć tylko 75% kosztów.

9. Podatek VAT a samochód ciężarowy

Przepisy dotyczące odliczenia VAT od samochodów ciężarowych są bardziej korzystne niż w przypadku aut osobowych. Jeśli pojazd spełnia definicję samochodu ciężarowego zgodnie z ustawą o VAT, przysługuje 100% odliczenia VAT od wszystkich wydatków związanych z eksploatacją pojazdu.

Jakie samochody uznaje się za ciężarowe?

• pojazdy o ładowności powyżej 3,5 tony,
• pojazdy z homologacją N1,
• pojazdy specjalistyczne, np. koparki, dźwigi, wozy strażackie.

Dla samochodów ciężarowych nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) ani składania formularza VAT-26.

Drugie auto w firmie – czy można odliczyć koszty?

Przepisy nie ograniczają liczby pojazdów w działalności jednoosobowej. Oznacza to, że przedsiębiorca może posiadać więcej niż jeden samochód i wciąż zaliczać koszty jego eksploatacji do KUP, pod warunkiem że jest on faktycznie wykorzystywany w działalności.

Każdy przypadek należy jednak analizować indywidualnie – wydatki muszą być uzasadnione i związane z prowadzoną działalnością. W przeciwnym razie fiskus może zakwestionować ich zasadność.

10. Samochód w firmie na leasing — czy się opłaca?

Zakup samochodu służbowego może być finansowany na różne sposoby, ale leasing jest jedną z najczęściej wybieranych opcji. Jest to rozwiązanie pozwalające przedsiębiorcom na użytkowanie pojazdu bez konieczności angażowania dużych środków własnych.

Warto jednak pamiętać, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 i art. 16 ust. 49a ustawy o PIT, do kosztów podatkowych można zaliczyć opłaty leasingowe jedynie do wysokości 150 000 zł. Jeśli wartość pojazdu przekracza ten limit, nadwyżka nie będzie stanowiła kosztu uzyskania przychodu.

Co ważne, limit ten dotyczy tylko części kapitałowej raty leasingowej, a nie odsetek, które można zaliczyć do kosztów w pełnej wysokości.

11. Jak rozliczyć samochód w leasingu w firmie jednoosobowej?

Zasady rozliczania samochodu w leasingu zależą od sposobu jego użytkowania:

• Jeśli samochód jest wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej, przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT od rat leasingowych, opłat eksploatacyjnych i paliwa.
• Jeśli pojazd służy zarówno celom firmowym, jak i prywatnym, można odliczyć 50% VAT od wszystkich kosztów związanych z leasingiem i użytkowaniem pojazdu.

Aby skorzystać z pełnego odliczenia VAT, należy:

• zgłosić pojazd w urzędzie skarbowym na formularzu VAT-26,
  
• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę),
  
• sporządzić regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Warto także dokładnie analizować umowy leasingowe, ponieważ leasingodawcy mogą naliczać dodatkowe opłaty, np. za wcześniejszy wykup, obowiązkowe ubezpieczenie czy nawet duplikat dowodu rejestracyjnego.

12. Czy leasing w działalności gospodarczej się opłaca? Tak!

Leasing jest jedną z najkorzystniejszych form finansowania samochodów firmowych, ponieważ pozwala na:

✔️ uniknięcie jednorazowego wydatku na zakup pojazdu,
✔️ rozłożenie kosztów na stałe, przewidywalne raty,
✔️ możliwość zaliczenia opłat leasingowych do kosztów podatkowych,
✔️ uzyskanie dodatkowych korzyści, np. pakietów serwisowych czy ubezpieczenia w ramach umowy leasingowej.

Dzięki leasingowi przedsiębiorcy mogą użytkować nowsze i lepiej wyposażone pojazdy bez konieczności ich zakupu. Jest to szczególnie korzystne dla firm, które regularnie wymieniają flotę pojazdów.

13. Zakończenie leasingu w działalności gospodarczej — co robić dalej?

Po zakończeniu umowy leasingowej przedsiębiorca może:

✔️ wykupić pojazd na firmę – ale wtedy przy jego późniejszej sprzedaży trzeba odprowadzić podatek dochodowy i VAT,
✔️ przenieść samochód do majątku prywatnego – przy sprzedaży po 6 miesiącach od wycofania z działalności nie zapłaci się podatku dochodowego,
✔️ zwrócić pojazd do leasingodawcy i wziąć nowy samochód w leasing.

📢 Ważna zmiana wprowadzona przez Polski Ład: jeśli przedsiębiorca wycofa samochód z firmy i sprzeda go przed upływem 6 lat od momentu wykupu, będzie musiał zapłacić podatek dochodowy.

Przed podjęciem decyzji warto przeanalizować, która opcja będzie najkorzystniejsza podatkowo.

Jeśli masz pytania dotyczące leasingu lub jego rozliczenia, skontaktuj się z ekspertami – pomożemy Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie.