Skuteczniej zarządzaj plikami – całkowita zmiana modułu Dokumenty

Nasz zespół IT całkowicie przebudował moduł Dokumenty, który teraz będzie nazywany Pliki. Wraz z nową nazwą wprowadziliśmy szereg zmian opartych na zebranej informacji zwrotnej od naszych klientów. Naszym celem jest zapewnienie jak najlepszej obsługi naszej aplikacji, dlatego w najnowszej aktualizacji wdrożyliśmy Wasze sugestie.

1. Skuteczniej zarządzaj plikami

Aby ułatwić Ci korzystanie z Altera.app, dodaliśmy wiele funkcji związanych z filtrowaniem plików według kategorii, rodzajów dokumentów, tagów czy powiązanego okresu.

2. Sprawniej dodawaj kategorie i rodzaj przesyłanego pliku

Kategorie usprawnią pracę zarówno Tobie, jak i działanie specjalistów Altera. Dzięki zastosowaniu odpowiednich kategorii możesz zaoszczędzić czas i sprawnie znaleźć pliki, których potrzebujesz, bez potrzeby przeszukiwania folderów i podfolderów.

Podobne zadanie ma również funkcja dodawania rodzaju dokumentu, który przesyłasz do aplikacji. Dzięki przypisaniu plikowi odpowiedniego typu, znalezienie konkretnego dokumentu jest jeszcze szybsze. 

Na przykład: Jeśli chcesz sprawdzić Twoje rachunki, wystarczy, że wchodząc w moduł Pliki, wybierzesz w filtrze Rachunki, i będziesz miał je wszystkie pod ręką!

Zwróć uwagę, że rodzaj dokumentów do wyboru zależny jest od wybranej wcześniej kategorii dokumentu.

3. Znajduj odpowiednie dokumenty za pomocą okresów powiązanych!

Możliwość przypisanie powiązanego okresu do dostarczanych dokumentów pozwala Ci jeszcze skuteczniej uporządkować swoje dokumenty wg chronologii. Dzięki dodawaniu do pliku określone daty (miesiącem/rokiem), dla której jest on istotny, polepsza się organizacja Twojej księgowości i uzyskujesz konkretne informacje dot. określonych okresów działalności Twojej firmy.

4. Chcesz wdrożyć własny system znajdowania plików? Zastosuj tagi!

Kolejnym nowym udogodnieniem, które pojawiło się w module Pliki, jest funkcja dodawania tagów. Dzięki niej, podczas przesyłania dokumentów, możesz spersonalizować takie znaczniki wg własnych potrzeb. Wystarczy, że wpiszesz jeden z nich w polu Tagi i zatwierdzisz klawiszem Enter. Dodanie kolejnego tagu działa tak samo.

Tagi mogą określać np. rodzaj instytucji, do której dokument powinien zostać wysłany, nazwę projektu czy nawet imię i nazwisko konkretnego pracownika. Gdy tylko je zastosujesz z łatwością wyszukasz m.in. wszystkie pliki niezbędne do dostarczenia do ZUSu, umowy związane z danym zadaniem czy też zatrudnianą przez Ciebie osobą.

5. Zyskaj dostęp do gotowych szablonów dokumentów!

Obecność zakładki Szablony, dzięki, której wszystkie dokumenty księgowe i kadrowe niezbędne do funkcjonowania Twojej firmy masz na wyciągnięcie ręki. Od teraz nie tracisz już czasu na samodzielne szukanie wzorów pism, umów i wniosków oraz ich własnoręczne pisanie.

W Altera wsparcie działania Twojego biznesów to nasz priorytet! Dlatego nasi specjaliści na bieżąco aktualizują bazę dokumentów, zgodnie ze zgłaszanymi  potrzebami przedsiębiorców i zmieniającymi się przepisami prawa.

6. Potwierdzaj dokumenty jednym kliknięciem!

Na liście plików od teraz znajdziesz również potwierdzenie odczytania pliku. Da Ci ono pewność, czy dokument został otworzony przez pracownika Altera lub przez inną osobę (np. Twoich współpracowników, którzy również posiadają dostęp do księgowości Twojej firmy w Altera.app). 

Zielony znacznik oznacza odczytanie pliku przez pracownika Altera, niebieski – przez inną osobę.

7. Odzyskaj usunięte pliki do 30 dni

Zdarzyło Ci się przypadkowo usunąć dokument, wrzucony do modułu Pliki? Od teraz nie musisz stresować się taką sytuacją. Nasi specjaliści zadbali o odzyskiwanie usuniętych plików do 30 dni od ich skasowania. Wchodząc w zakładkę “Kosz” przywrócisz utracone dokumenty w kilka sekund.

Wystarczy, że klikniesz prawym przyciskiem na usuniętym dokumencie i wybierzesz opcję Przywróć.

8. Jesteś płatnikiem VAT? Sprawdź tę opcję!

Wsłuchując się w potrzeby naszych klientów, usprawniliśmy oznaczanie dokumentów, przesyłanych przez klientów, podlegających zwolnieniu z podatku VAT. Aby skorzystać z nowej funkcjonalności, wejdź w Ustawienia, a następnie w zakładce Firma odznacz pole: “Jestem czynnym płatnikiem VAT” i zapisz ustawienia.

Od teraz zawsze gdy dodasz nową fakturę, w polu VAT system automatycznie wybierze Ci opcję zw (zwolniony).

Zaznaczona podstawa prawna znajdzie się na wystawionej fakturze. 

Zachęcamy do przetestowania nowych funkcjonalności!