Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) są zobowiązani do sporządzenia spisu z natury na koniec każdego roku podatkowego. Czym dokładnie jest ten dokument, jak go przygotować i o czym należy pamiętać? Wszystko wyjaśniamy poniżej.

Czym jest spis z natury i kto musi go sporządzić?

Spis z natury, zwany również remanentem, to inwentaryzacja składników majątkowych firmy. Jego sporządzenie jest obowiązkowe dla przedsiębiorców prowadzących ewidencję w formie KPiR. Prawidłowo przeprowadzony spis umożliwia określenie wartości aktywów i ustalenie dochodu do opodatkowania, który oblicza się jako przychody pomniejszone o koszty ich uzyskania.

Kiedy sporządzić spis z natury?

Spis z natury musi zostać sporządzony:

✅ na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej,
✅ na koniec każdego roku podatkowego (tj. 31 grudnia – remanent końcowy),
✅ na dzień 1 stycznia (remanent początkowy),
✅ w przypadku likwidacji działalności, zmiany wspólnika lub zmian proporcji udziałów między wspólnikami,
✅ jeśli naczelnik urzędu skarbowego nakaże sporządzenie remanentu.

📌 Ważne! Remanent końcowy z 31 grudnia staje się jednocześnie remanentem początkowym na 1 stycznia. Przedsiębiorca może również dobrowolnie przeprowadzić spis z natury w ciągu roku, np. w celu weryfikacji stanu aktywów.

Z jakich elementów składa się dokument spisu z natury?

Przed uzupełnieniem dokumentu spisu z natury upewnij się, że zawiera on wszystkie niezbędne informacje:

✅ dane właściciela i firmy,
✅ datę sporządzenia spisu,
✅ numery pozycji arkusza spisu z natury,
✅ szczegółowe informacje na temat towaru i innych składników,
✅ jednostkę miary,
✅ ilość składników spisu,
✅ cenę za jednostkę miary,
✅ wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
✅ łączną wartość wszystkich pozycji,
✅ klauzulę określającą, na której pozycji zakończono spis (np. „Spis zakończono na pozycji…”),
✅ podpisy osób sporządzających spis oraz właściciela firmy.

📌 Ważne! W przypadku kontroli urzędu skarbowego dokument spisu z natury powinien być sporządzony czytelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Co powinien zawierać spis z natury?

Podczas remanentu należy uwzględnić:

✅ towary handlowe,
✅ materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
✅ półwyroby i wyroby gotowe,
✅ braki i odpady.

💡 Pamiętaj! Oprócz materiałów znajdujących się w Twojej firmie należy uwzględnić:
✔ towary w drodze,
✔ towary obce, które znajdują się w przedsiębiorstwie (ale bez ich wyceny – podaje się tylko ilość i właściciela).

Kto powinien brać udział w inwentaryzacji?

Podczas inwentaryzacji powinny brać udział osoby niezwiązane z magazynem i jego gospodarką, np. pracownicy innych działów.

🚫 Kto nie może uczestniczyć w spisie?
❌ Kierownik magazynu
❌ Główny księgowy

👀 Ich rola ogranicza się do nadzoru nad procesem.

Jak przygotować się do spisu z natury?

Aby remanent przebiegł sprawnie:

📅 Ustal termin przeprowadzenia spisu.
👥 Powołaj zespół odpowiedzialny za inwentaryzację.
📄 Przygotuj arkusze spisu zgodne z aktualnymi przepisami.
📦 Uporządkuj towary tak, aby były łatwe do policzenia lub zważenia – najlepiej według rodzaju.
🔖 Sprawdź oznaczenia aktywów – muszą być prawidłowo opisane.

🕒 W większych firmach proces może być czasochłonny, dlatego warto zaplanować go z wyprzedzeniem i zadbać o odpowiednią organizację pracy.

Dzięki powyższym działaniom znacznie szybciej i sprawnie przeprowadzisz cały proces spisu z natury. Cała czynność jest bardzo prosta do przeprowadzenia, jednak w przypadku większych firm może ona być bardzo czasochłonna. Z tego względu warto wcześniej zaplanować termin przeprowadzenia spisu z natury.