Jak biuro księgowe może pomóc przygotować się na recesję?

Coraz częściej mówi się, że w związku z wszechobecnym kryzysem finansowym, prędzej czy później staniemy w obliczu recesji gospodarczej, która wpłynie na wiele dziedzin naszego życia. Dla przedsiębiorców będzie to czas niepewności, w którym utrzymanie płynności finansowej firmy okazuje się kluczowe. Dlatego już teraz warto zastanowić się nad tym, jak biuro księgowe może pomóc przygotować się na recesję i przetrwać jej negatywne skutki.

1. Czym jest recesja gospodarcza?

Wspomniane pojęcie oznacza nic innego jak okres spowolnienia gospodarczego, który charakteryzuje się spadkiem produkcji, wzrostem bezrobocia, obniżeniem wydatków konsumpcyjnych, redukcją inwestycji i pogorszeniem sytuacji finansowej firm. 

Obecność recesji gospodarczej ma poważne skutki nie tylko dla biznesów, ale i dla całego społeczeństwa. Bezrobocie i spadek produkcji prowadzą do obniżenia dochodów, co wpływa na zmniejszenie wydatków konsumpcyjnych i dalsze obniżenie produkcji. Taka sytuacja prowadzi natomiast do załamania się rynków i złej sytuacji finansowej wielu firm.

Recesja może trwać kilka kwartałów lub nawet kilka lat. Wywoływana jest przez wiele różnych czynników, m.in. zmiany w polityce fiskalnej lub monetarnej, spadek zaufania konsumentów i inwestorów czy globalne kryzysy finansowe.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą warto, abyś wiedział, że biuro księgowe może pomóc w poprawie nie tylko bieżącej sytuacji finansowej Twojej firmy, ale również w przetrwaniu trudnych czasów osłabienia gospodarczego. 

2. Rachunek zysków i strat podstawą przetrwania recesji

Rachunek zysków i strat pokazuje, jak dochodowy był nasz biznes w danym czasie. Obrazuje kluczowe wskaźniki, takie jak przychody, wydatki oraz zyski lub straty, które pomagają przedsiębiorcom lepiej zrozumieć działanie ich biznesu i wyciągnąć odpowiednie wnioski na przyszłość.

Dlatego też jednym ze sposobów badania rentowności Twojej firmy jest przyjrzenie się bliżej temu, w jaki sposób pieniądze do niej wpływają. Przygotowując się na recesję, ważne jest, aby skoncentrować swoje wysiłki sprzedażowe na klientach, którzy mają stały popyt na Twoje towary czy usługi — nawet w trudnych czasach.

Analiza finansowa, którą oferują niektóre biura księgowe pomaga odnaleźć takich odbiorców oraz wskazać inne czynniki wpływające na przychody przedsiębiorstwa. Dostęp do odpowiednich danych finansowych Twojej firmy pozwala dokładnie sprawdzić efektywności działań biznesowych z przeszłości i ocenić, które współprace opłacają się najbardziej.

Warto jednak pamiętać, że należy kontrolować nie tylko przychody, ale także wydatki stałe i zmienne. Koszty stałe to takie, które nie wahają się wraz ze zmianami produkcji lub sprzedaży w firmie. Mimo zmieniającej się ilości wytworzonych produktów lub usług, pozostają one na stałym poziomie. 

Należą do nich m.in.:

• czynsz za wynajem biura,
• wynagrodzenia pracowników administracyjnych,
• ubezpieczenie maszyn,
• odpisy amortyzacyjne.

Koszty zmienne natomiast zmieniają się w zależności od poziomu produkcji lub sprzedaży, wzrastając lub malejąc razem z nim. Wśród nich wyróżnić można:

• roboczogodziny, 
• opłaty za energię elektryczną i wodę,
• koszty surowców i materiałów,
• koszty transportu.

Przygotowując się na kryzys, warto, abyś szczególnie ograniczył wydatki stałe, minimalizując ryzyko utraty dochodów. Mając dostęp do rzetelnych analiz finansowych łatwiej rozpoznasz takie koszty i trafnie zaplanujesz przyszłe działania oraz ustalisz minimalny poziom dochodów potrzebny do utrzymania firmy. Dzięki temu podejmowanie lepszych decyzji biznesowych, nawet w warunkach recesji, będzie prostsze.

3. Jak najszybsze spłacenie zadłużenia

Odpowiednie przygotowanie się na spowolnienie gospodarcze wymaga dokładnego przeanalizowania sytuacji finansowej Twojej firmy i określenia czy posiada ona jakiekolwiek zadłużenia. Jeśli tak, powinieneś precyzyjnie oszacować ich wielkość oraz stworzyć plan budżetowy, który pomoże Ci spłacić je wcześniej. 

Regulowanie zadłużenia to koszt stały. Dlatego wyższe zobowiązanie zwiększa minimum, które musisz zarobić, aby utrzymać działalność w czasie recesji. Dlatego warto uregulować swoje zadłużenia jeszcze przed jej wystąpieniem. Pamiętaj jednak, że zanim zdecydujesz się na taką przedpłatę, należy sprawdzić, czy Twój kredytodawca nie pobiera za nią opłaty.

W warunkach spowolnienia gospodarczego przepływ gotówki do firmy zazwyczaj spowalnia, a to może znacząco utrudnić spłacanie długów i unikanie dodatkowych kosztów. Niemniej jednak, po recesji zazwyczaj następuje spadek stóp procentowych, co oznacza, że ​​w przyszłości będzie można uzyskać tańszy kredyt.

Posiadając zobowiązania finansowe w obliczu zbliżającej się recesji najważniejsze jest, aby:

• spłacić istniejące zadłużenie jak najszybciej — jeszcze przed wystąpieniem spowolnienia gospodarczego,
• przeprowadzić analizę sytuacji finansowej firmy, która uwzględnia zarówno jej aktywa, jak i zobowiązania, 
• sporządzić prognozę przyszłych potrzeb finansowych i znaleźć sposoby na ich zaspokojenie.

Na podstawie realnej analizy finansowej firmy odpowiednio przygotowane biuro księgowe może sporządzić prognozę, ile środków finansowych będzie potrzebnych firmie w ciągu najbliższych miesięcy i podpowiedzieć, w jaki sposób można je zdobyć.

4. Monitorowanie realnych kosztów firmy

Biuro księgowe może również pomóc w poprawie procesów księgowych i finansowych, co pozwoli na skuteczniejszą kontrolę wydatków. W czasach spowolnienia gospodarczego liczy się każda złotówka, dlatego warto zastanowić się jak można zoptymalizować te działania i zmniejszyć koszty z nimi związane.

Dostęp do realnych danych, pozwalających na monitorowanie przychodów i kosztów firmy oraz identyfikację obszarów, w których można zaoszczędzić są nieocenione. Rzeczywista analiza pomaga ocenić bieżącą sytuację i przekonać się, czy firma jest w stanie zachować płynność finansową i przetrwać trudne czasy. 

Odpowiednio wybrane biuro księgowe może pomóc w monitorowaniu kosztów poprzez analizowanie rachunków, fakturowanie i monitorowanie długów oraz innych działań związanych z finansami firmy.

5. Maksymalizacja odliczeń podatkowych

Płacenie jak najniższych podatków jest niezmiernie ważne nie tylko podczas recesji. Dlatego wybranie biura księgowego, które zatrudnia proaktywnych księgowych i oferuje wsparcie podatkowo-prawne, jest tutaj priorytetem. Nieustanne monitorowanie zmian w przepisach podatkowych i gospodarczych to podstawa maksymalizacji odliczeń podatkowych. 

W czasach recesji rządy często podejmują działania mające na celu pobudzenie gospodarki, a to najczęściej wiąże się z wprowadzeniem nowych przepisów i ulg podatkowych. Tylko proaktywni specjaliści są w stanie śledzić wszystkie te zmiany, po to, by jak najlepiej doradzać przedsiębiorcom, którzy znaleźli się w obliczu gospodarczego wyzwania.

6. Zwiększenie automatyzacji i wybór nowoczesnych rozwiązań

Warto również pamiętać o zwiększeniu efektywności firmy poprzez automatyzację procesów księgowych. Nowoczesne biura księgowe oferują szereg narzędzi, które wspierają takie działania, pomagając przedsiębiorcom zaoszczędzić czas i zminimalizować koszty. Dzięki nim zarządzanie finansami jest znacznie łatwiejsze i pozwala na większą elastyczność, nawet w przypadku osłabienia gospodarczego.

Innowacyjne narzędzia do księgowości online oferują obecnie kompleksowość usług, które skutecznie wspierają Twoją firmę w każdych warunkach. Wśród rozwiązań dostępnych na polskim rynku wyróżnić można autorską aplikację Altera.app, która oferuje m.in. błyskawiczne wystawianie i wysyłanie faktur do kontrahentów, zbiorcze opłacanie faktur kosztowych czy szybkie wymienianie wiadomości oraz dokumentów z księgową.

Ponadto dzięki Altera.app:

• masz wgląd do realnych przychodów i kosztów Twojej firmy,
• sprawdzasz rentowność poszczególnych projektów i klientów,
• analizujesz finanse za cały rok i planujesz przyszłe działania skuteczniej,
• na bieżąco kontrolujesz cashflow swojej firmy bazując na rzeczywistych danych.

Łatwy i ciągły dostęp do bieżącej analizy finansowej, realnych przychodów i kosztów oraz błyskawiczny kontakt z księgową to szybsze podejmowanie lepszych decyzji biznesowych i mniej stresu dla Ciebie. To rozwiązania, które pozwalają Ci na większą adaptację oraz sprawniejsze podejmowanie działań, zwłaszcza w czasach spowolnienia gospodarczego.

7. Biuro księgowe — wsparcie przed recesją i w jej trakcie

Podsumowując, biuro księgowe może odegrać kluczową rolę w przygotowaniu się na recesję i zmniejszeniu jej negatywnych skutków dla biznesu. Dzięki realnej analizie finansowej, monitorowaniu zmian w przepisach podatkowych i gospodarczych oraz poprawie procesów księgowych przedsiębiorcy zyskują większą kontrolę i łatwiej podejmują lepsze decyzje biznesowe.