Proces zakładania spółki jest o wiele trudniejszy niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, który opisaliśmy TUTAJ. Jednak jeśli odpowiednio się przygotujesz możesz to zrobić samodzielnie przez internet za pomocą systemu S24. Poniżej znajdziesz instrukcję, jak to zrobić krok po kroku.

1. Zalety założenia spółki przez internet.

Zakładanie spółki przez internet może okazać się dobrym rozwiązaniem przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy chcą ją prowadzić samodzielnie lub jeśli w umowie mają zostać zawarte wyłącznie standardowe zapisy.

Korzyści zakładania spółki online:

• można to zrobić przez internet z domu,
• system S24 jest prosty i bardzo intuicyjny,
• wewnątrz systemu jest już komplet standardowych dokumentów, które uzupełniasz w formie elektronicznej,
• nie trzeba korzystać z pomocy notariusza (o wiele niższe koszty),
• znaczna oszczędność czasu i pieniędzy,
• niższa opłata sądowa (zamiast 500 zł zapłacisz jedynie 250 zł).

2. Wady rejestracji spółki przez internet.

Oczywiście poza licznymi korzyściami zakładania spółki online trzeba zdawać sobie sprawę z minusów tego sposobu.

• Duże ograniczenia w kształtowaniu umowy spółki.
• Konieczność pokrycia kapitału zakładowego w formie pieniężnej.
• Ograniczona ilość sposobów zbycia udziałów.

3. Które spółki handlowe można założyć przez internet?

W tym momencie dzięki systemowi S24 można założyć:

• spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółkę jawną,
• spółkę komandytową.

4. Jakie informacje musisz przygotować przed założeniem spółki przez internet?

Zanim przystąpisz do procesu rejestracji spółki online, należy wcześniej określić:

• Nazwę spółki – aktualnie istnieje duża dowolność odnośnie nazwy. Podczas wypełniania formularza w systemie S24 nazwę rejestracyjną spółki należy podać bez przyrostka z formy prawnej.
• Dane adresowe spółki – zakładając spółkę należy podać adres siedziby spółki oraz dodatkowo możesz wpisać adres witryny internetowej firmy i e-mail. 
• Listę członków organów zarządczych i wspólników.
• Sąd rejestrowy – musi być on określony według siedziby spółki i wybiera się go z rozwijanej listy w systemie S24.
• Przedmiot działalności spółki – należy wybrać odpowiednie kody PKD, które wskażą czym będzie zajmowała się firma.
• Rodzaj spółki – przemyśl dokładnie, jaki rodzaj spółki chcesz założyć. Jak wybrać najlepszą formą prawną dla swojego biznesu możesz dowiedzieć się z naszego e-booka TUTAJ.

5. Czego potrzeba do założenia spółki przez internet?

Chcąc założyć spółkę online trzeba posiadać aktywne konto w systemie S24 oraz podpis elektroniczny, który pozwala zweryfikować Twoją tożsamość w internecie. Aktualnie można podpisać elektronicznie dokumenty za pomocą:

• Profilu zaufanego – jest to darmowa metoda. Czym jest profil zaufany i jak można go założyć, przeczytasz TUTAJ.
• Podpisu kwalifikowanego – to płatna umowa subskrypcyjna, do której trzeba dokupić specjalne urządzenie. 

Zdecydowana większość przedsiębiorców korzysta z tej pierwszej metody. Podpis kwalifikowany ma nieco szersze zastosowania, które może się okazać przydatne w przypadku większych spółek lub zagranicznych wspólników.

6. Rejestracja konta w S24 do założenia spółki online.

Cały proces zakładania spółki online należy przeprowadzić na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości według wzorca umowy S24. 

I. Zarejestruj konto użytkownika w systemie S24

Po wejściu na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości należy kliknąć zakładkę “S24 – Rejestracja spółki”. Aby założyć konto, należy podać adres mailowy oraz hasło.

II. Dodaj dane firmy w celu założenia spółki

Po zalogowaniu wejdź w “Moje przedsiębiorstwa”, a następnie “Dodaj przedsiębiorstwo”. W pierwszym etapie wystarczy podać nazwę przedsiębiorstwa, wybraną formę prawną oraz siedzibę firmy. Na koniec potwierdzamy przyciskiem “Zapisz“.

7. Przygotowanie niezbędnych dokumentów do założenia spółki przez internet.

W S24 można wygenerować większość dokumentów wewnątrz systemu. Na samym końcu znajdują się 3 wzory dokumentów, które trzeba wgrać ręcznie.

Wysłanie niekompletnej dokumentacji będzie skutkować wezwaniem przez sąd o uzupełnienie braków, a cała procedura zakładania spółki może się wydłużyć czasem nawet do kilku tygodni.

I. Stworzenie umowy spółki.

Jest to najdłuższy do stworzenia dokument podczas zakładania spółki przez internet. Kliknij “Nowy dokument” i wybierz gotowy szablon do umowy spółki.

Krok 1

Na początku wpisujemy dane wspólników, wybieramy siedzibę oraz kody PKD przedsiębiorstwa. Możesz ich wybrać tyle, ile chcesz. Lepiej wypisać więcej, jeśli myślisz, że w przyszłości może kiedyś będziesz wykonywał w ramach spółki różnego typu działalności. Później można je oczywiście dopisać, jednak taka zamiana kosztuje. 

Krok 2

Minimalny kapitał zakładowy to 5 000 zł, a liczba udziałów 100, których wartość wynosi 50 zł (100 x 50 zł = 5000 zł). W tym etapie należy określić wartość wniesionych udziałów przez każdego z członków do przedsiębiorstwa. Trzeba pamiętać o zaznaczeniu jednego check boxu w § 8.

W dalszych krokach trzeba wybrać jedną z wygenerowanych opcji przy każdym paragrafie. Zapoznaj się ze wszystkimi możliwościami i wybierz takie, które odpowiadają założeniom Twojej firmy (poniżej zaznaczone check boxy są przykładowe).

Krok 3

W kroku trzecim określamy, na jakich zasadach będzie się odbywało zbycie oraz zastawienie udziałów. Należy zaznaczyć ten wariant, który najlepiej odpowiada waszym potrzebom, jednak w §10 bezpiecznie jest wybrać A.

Krok 4

Następie trzeba zdecydować, z jakich organów zarządczych będzie składać się spółka. W §12 przy prostych spółkach najczęściej jest wybierany wariant A.

Krok 5

Określ, kto jest upoważniony do składania oświadczeń w imieniu spółki oraz określ członków pierwszego rzędu. Musi zostać wyznaczony przynajmniej jeden. W §12 w większości przypadków będzie lepszy wariant B, ponieważ w A, do każdego urzędu będziecie musieli chodzić razem. 

Krok 6

W przedostatnim kroku wybierz czy spółka wymaga, czy nie wymaga uchwały wspólników przed zaciągnięciem zobowiązania o wartości dwukrotnie przewyższającej wartość kapitału zakładowego. Bezpieczniej jest, jeśli większe koszty będą zatwierdzane przez uchwałę wspólników. 

Krok 7

W ostatnim etapie wspólnicy muszą podpisać umowę spółki podpisem elektronicznym. Należy kliknąć “Podpisz”, a system przekieruje Cię do odpowiedniej strony, gdzie możesz potwierdzić swoją tożsamość.

Jak widzisz stworzenie umowy spółki, jest bardzo szybkie i intuicyjne, więc bez problemu można to zrobić samodzielnie przez internet.

II. Gotowe dokumenty do założenia spółki online

Poza umową spółki należy wygenerować jeszcze kilka dokumentów, które są kluczowe do założenia spółki przez internet. Tworzymy je w ten sam sposób klikając “Nowy dokument”.

Oświadczenie o wniesieniu kapitału

Wystarczy w niej wybrać datę, a następnie podpisać elektronicznie. Po założeniu spółki należy przedstawić, że wspólnicy posiadają kapitał zakładowy. Mogą oni zasilić kasę gotówką lub zrobić przelew na konto bankowe.

Lista wspólników

Podobnie jak w powyższym punkcie należy wybrać datę, sprawdzić, czy dane są poprawne, a następnie podpisujemy dokument.

III. Pozostałe niezbędne dokumenty do założenia spółki

Niestety system S24 aktualnie nie posiada gotowych do wygenerowania pozostałych dokumentów. Trzeba je samodzielnie stworzyć. Poniżej dajemy przykładowe szablony, z których można skorzystać i w razie konieczności dowolnie edytować.

Po wprowadzeniu zmian należy je wydrukować i podpisać przez uprawnione osoby, a następnie zeskanować.

Gotowe pliki wystarczy wgrać do systemu S24 klikając “Wczytaj”, wybieramy z listy, który chcemy dodać, następnie “Wybierz dokument” i wybieramy odpowiedni PDF z naszego komputera. Na samym końcu kliknij “Zapisz”. Powtórz tę czynność ze wszystkimi dokumentami.

Gdy skończymy wgrywać dokumenty, trzeba przejść do zakładki “Dokumenty”, która znajduje się w kolumnie po lewej stronie, aby je podpisać elektronicznie. Następnie kliknij importowany dokument, a końcu “Wybierz dokument”.

W tym momencie system przekieruje Cię do kolejnej podstrony i w zakładce “Podpisy”, kliknij “Dodaj osobę podpisującą”, a następnie “Podpisz”.

8. Złożenie wniosku o rejestrację spółki.

Jeśli wszystkie powyższe kroki zostały wykonane prawidłowo, to w zakładce “Dokumenty”, będzie widać 6 dokumentów ze statusem “Dokument podpisany”. Każdy z nich powinien być zatwierdzony z osobna przez wszystkich wspólników, aby nie było żadnych nieporozumień.

Posiadając cały komplet dokumentów można przejść do zakładki “Wnioski”, klikamy “Nowy wniosek”, a następnie “Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców…” i zaznaczamy “Wybierz wzorzec wniosku”. Wtedy zostaniemy przeniesieni do poniższej podstrony.

Na tym etapie dodajemy dokumenty, które mają zostać wysłane razem z naszym wnioskiem. Z górnego okna klikamy “Wybierz”:

• Umowa spółki.
• Lista wspólników.
• Oświadczenie o wniesionym kapitale.

Zaś w dolnym oknie klikamy “Dodaj”, aby załączyć  trzy wcześniej przygotowane zewnętrzne dokumenty:

• Oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem.
• Lista adresów do doręczeń członków organu lub osób uprawnionych do powołania zarządu.
• Lista adresów do doręczeń osób reprezentujących spółkę, likwidatorów lub prokurentów. 

Po załączeniu wszystkich 6 dokumentów należy kliknąć przycisk “Ok”.

W ostatnim etapie zakładania spółki musimy przejść jeszcze przez 4 etapy:

• w pierwszym wybieramy sąd, do którego ma zostać wysłany wniosek,
• w drugim uzupełniamy adres siedziby firmy,
• w trzecim trzeba zaznaczyć, że członek zarządu nie jest zawieszony. Robimy to w tabeli “Dane osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania spółki”, gdzie klikamy wiersz z danym członkiem zarządu, a następnie “Edytuj”, a następnie zaznaczamy “Nie” w sekcji z pytaniem, czy dany członek zarządu jest zawieszony, a na końcu zatwierdź klikając przycisk “Zapisz”.

• w czwartym wybieramy główny kod PKD naszej działalności.

Na samym końcu wystarczy podpisać wniosek przez wszystkich wspólników i dokonać opłaty.

9. Opłaty i koszty zakładania spółki przez internet.

Po poprawnym przejściu wszystkich etapów w systemie S24 zostaniesz automatycznie przeniesiony do systemu płatności elektronicznych ePłatności.

Wystarczy wtedy kliknąć przycisk “Opłać i wyślij”. Zobaczysz podsumowanie zapłaty za usługę. Sprawdź dane płatności, płatnika oraz użytkownika. Jeśli się zgadza, kliknij „Dalej”. W kolejnej zakładce będzie trzeba wybrać sposób płatności.

Opłaty rejestracji spółki przez portal S24:

• za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 zł,
• opłata za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego w wysokości 250 zł,
• manipulacyjna operatora płatności.

Pozostałe opłaty:

• 5 000 zł na minimalny kapitał zakładowy.
• 23 zł na podatek PCC, jeśli kapitał początkowy wynosi 5 000 zł ( w momencie kiedy będzie większy, to podatek także wzrośnie).
• 200 zł trzeba przygotować na dodatkowe opłaty związane z odpisami różnych dokumentów, które będą potrzebne w urzędach.
• 40 zł za złożenie oświadczenie zarządu o pokryciu kapitału zakładowego, jeśli nie został on dołączony podczas zgłoszenia spółki.

5 600 zł to minimalna kwota, jaką trzeba przygotować, aby założyć spółkę. Trzeba pamiętać, że jeśli zdecydujemy się założyć spółkę u notariusza, to te koszta mogą być kilkakrotnie większe, niż robiąc to samodzielnie przez internet.

10. Najczęściej popełniane błędy podczas rejestracji spółki S24.

Zakładając firmę przez internet, można popełnić błędy, które mogą wydłużyć proces rejestracji przedsiębiorstwa nawet o kilka tygodni. Z tego względu przygotowaliśmy dla Ciebie kilka punktów, w których przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy.

• Prawidłowa nazwa przedsiębiorstwa – przede wszystkim nie może wprowadzać w błąd co do rodzaju jej działalności. Dodatkowo nie powinna być podobna do już istniejącego przedsiębiorstwa na danym rynku. Uważaj również, w jakim polu formularza wpisujesz formę prawną.
• Właściwe pełnomocnictwa – składając wniosek przez internet nie trzeba dołączać pełnomocnictwa, jednak pełnomocnik powinien się na nie powołać.
• Poprawne dane osobowe wspólników i członków zarządu – zwróć uwagę na drugie imię oraz adres, a w przypadku osób prawnych na numery rejestrowe.
• Wybranie prawidłowego wydziału KRS – wybierz sąd rejonowy właściwy ze względu na siedzibę spółki.
• Przestrzeganie terminów – do 7 dniu od dnia rejestracji spółki S24 należy zawrzeć umowę spółki.

11. Ile trwa założenie spółki przez internet?

Wypełnienie wniosku online może nam zająć maksymalnie dwie godziny. Opłacony wniosek zostaje wysłany automatycznie do wybranego sądu rejestrowego właściwego dla siedziby spółki. Powinien zostać rozpatrzony w ciągu jednego dnia od daty wpływu do maksymalnie kilku dni roboczych. Jeśli byśmy korzystali z pomocy notariusza, cały proces byłby o wiele dłuższy.

12. Co należy zrobić po wpisie spółki do KRS?

Poza wpisem do KRS spółka musi pamiętać o wykonaniu pozostałych obowiązków. 

Po założeniu spółka musi:

• Wypełnić deklarację PCC-3 i zapłacić podatek PCC [w ciągu 14 dni].
• Złożyć oświadczenie zarządu o pokryciu kapitału zakładowego, jeśli nie został on dołączony podczas zgłoszenia spółki [w ciągu 7 dni].
• Wysłać NIP-8, jeśli będą odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne [w ciągu 21 dni].
• Przesłać wniosek VAT-R o rejestrację spółki, jako podatnika VAT, jeśli chce zostać VAT-owcem [7 dni przed pierwszą transakcją].
• Uzyskać numery REGON i NIP, zgłosić płatnika składek do ZUS. Odbywa się to automatycznie na podstawie zgłoszeń złożonych przy rejestracji spółki w KRS i trwa zazwyczaj kilka dni od tego terminu.
• Podpisać umowę z biurem rachunkowym.
• Założyć konto bankowe, które później należy zgłosić do urzędu skarbowego.
• Wyrobić pieczątkę firmową. Nie jest ona wymagana, jednak warto ją posiadać. Powinna na niej znajdować się nazwa firmy, adres, NIP, KRS, REGON, e-mail, nr telefonu. Niektórzy dodają nr konta i wysokość kapitału zakładowego, ale nie jest to konieczne.

Podsumowanie.

Podczas zakładania spółki przez internet trzeba uważać, żeby nie popełnić błędów, ponieważ może to znacznie wydłużyć okres rejestracji firmy. Cały proces nie jest trudny, więc każdy powinien być w stanie zrobić to samodzielnie. Jednak jeśli stwierdzisz, że potrzebujesz pomocy, to w Altera z chęcią Ci pomożemy we wszystkich formalnościach i odpowiemy na wszystkie pytania.