Duża część przedsiębiorców chce zmienić swoje biuro rachunkowe z wielu powodów. Może to wynikać np. ze względu na wątpliwość co do poprawności rozliczeń, brak należnego wsparcia merytorycznego, czy brak informacji o stanie finansowym i stałego dostępu do faktur, danych i raportów. Jednak właściciele firm często boją się przenosić swoją księgowość, ponieważ nie wiedzą, jak wygląda cały proces. Z artykułu dowiesz się, jak w 5 krokach zmienić aktualne biuro rachunkowe na nowe, a cała procedura nie jest skomplikowana jeżeli nowa firma odpowiednio Cię wesprze.

Czy warto zmieniać biuro rachunkowe?

Jeśli czytasz ten artykuł, to prawdopodobnie masz wątpliwości, czy warto kontynuować współpracę z aktualnym księgowym. Przedsiębiorcy zastanawiają się, czy zmiana na pewno jest konieczna. Może się okazać, że wystarczy zmienić sposób współpracy z aktualnym biurem rachunkowym. Aby ułatwić Ci decyzję, poniżej znajdziesz kilka powodów, kiedy warto się nad tym poważnie zastanowić.

  • Masz wątpliwości co do poprawności rozliczeń i kompetencji Twojej księgowej.

Jest to pierwszy i najważniejszy powód, dla którego przedsiębiorcy decydują się na zmianę biura rachunkowego. Niestety, ale w wielu firmach świadczących usługi księgowe są zatrudnione osoby niekompetentne. Ich błędy mogą Cię naprawdę dużo kosztować. W takim wypadku lepiej nie ryzykować i przenieść księgowość do firmy, której ufasz i wiesz, że ma odpowiednie kwalifikacje. Jak to sprawdzić możesz przeczytać TUTAJ.

  • Brak należytego wsparcia merytorycznego.

Jeśli Twoja firma się rozwija lub posiadasz bardziej skomplikowaną działalność, to będziesz oczekiwał/a większego wsparcia od swojego księgowego. Niektórzy księgowi mogą dobrze księgować Twoje faktury, jednak nie będą w stanie doradzić Ci w bardziej skomplikowanych operacjach, sporządzić potrzebnych raportów lub wesprzeć w sprawach podatkowych. Wtedy warto poszukać specjalistów, którzy spełnią Twoje oczekiwania.

  • Trudno Ci uzyskać niezbędne informacje.

Wewnętrzna organizacja biura rachunkowego będzie miała dla Ciebie kluczowe znaczenie. Jeśli firma świadcząca usługi księgowe nie ma ustalonych niezbędnych procesów i panuje w niej chaos, to prędzej, czy później możesz mieć problemy z otrzymywaniem od nich podstawowych informacji. Współpraca na dłuższą metę będzie powodowała tylko coraz większą frustrację, więc warto rozważyć zmianę jak najszybciej.

  • Brak dostępu do faktur i dokumentacji.

Niestety mało biur rachunkowych korzysta z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Przez to nie mamy dostępu do naszych dokumentów i zaksięgowanych faktur. Niektóre firmy świadczące usługi księgowe w ogóle nie przyjmują elektronicznego sposobu dostarczania dokumentów, przez co musisz ciągle jeździć do ich siedziby. Korzystaj z usług biura, które korzysta z systemów, w których możesz sprawdzić dokumentację swojej firmy. Może to Tobie zaoszczędzić mnóstwo czasu.

  • Brak reprezentacji przed urzędami.

Wyznaczenie księgowego do reprezentowania przed urzędami jest sporym ułatwieniem dla przedsiębiorcy. Niestety nie każde biuro rachunkowe świadczy takie usługi. Dzięki takiej opcji możesz zaoszczędzić czas oraz nie będziesz musiał/a pamiętać o różnych terminach.

Sprawdź, czy któryś z powyższych aspektów dotyczy Twojej sytuacji. Jeśli nie to może warto porozmawiać, z aktualnym księgowym i spróbować naprawić relację lub inaczej zorganizować współpracę. Jeśli jednak utwierdziłeś/aś się tylko w przekonaniu, że chcesz zmienić biuro rachunkowe, to zachęcamy do czytania dalszej części artykułu.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Warto zastanowić się, kiedy jest najlepszy moment na jego zmianę. Ogólnie można dokonać takiej zmiany w dowolnym momencie, jednak nie zawsze jest to korzystne. Najlepiej to zrobić po złożeniu deklaracji rocznej, zamknięciu pełnego okresu rozliczeniowego oraz opłaceniu podatków. Dodatkowo trzeba pamiętać również o okresie wypowiedzenia usług księgowych, który najczęściej wynosi od 1 do 3 miesięcy.

Dlatego ze względu na spójność prowadzenia księgowania dokumentacji firmy, przedsiębiorcy decydują się na taką zmianę z początkiem nowego roku. Powinny na to zwrócić uwagę w szczególności firmy, które mają skomplikowane rozliczenia. Oczywiście decyzję warto skonsultować z nowym biurem rachunkowym, które weźmie pod uwagę Twoją indywidualną sytuację.

Jest to szczególnie ważne jeśli przedsiębiorca podejrzewa, że poprzednie biuro mogło popełnić błędy w księgowaniu. Nowa firma księgowa musi mieć odpowiednią ilość czasu na skrupulatne sprawdzenie aktualnej dokumentacji.

Jak krok po kroku zmienić biuro księgowe.

  • Wypowiedz umowę ze starym biurem rachunkowym i podpisz umowę z nowym.

Jak już podejmiesz decyzję o zmianie firmy świadczącej usługi księgowe, to zacznij od znalezienia nowej firmy świadczącej usługi księgowe. Musi to być przemyślana decyzja i upewnij się, że przyszła firma będzie spełniała Twoje wymagania. Na co warto zwrócić uwagę, przeczytasz TUTAJ

Kiedy już wiesz, z jakim biurem chcesz rozpocząć współpracę, sprawdź jaki okres wypowiedzenia Ciebie obejmuje. Najczęściej trwa on około jednego miesiąca do trzech. Zaplanuj z nowym biurem rachunkowym termin przeniesienia księgowości. Jeśli jest to końcówka roku rozrachunkowego, czasami warto się wstrzymać do początku przyszłego roku. 

Dopiero kiedy to ustalicie, złóż wypowiedzenie umowy u byłej księgowej, a następnie podpisz umowę z nową firmą świadczącą usługi księgowe.

  • Odwołanie pełnomocnictw i aktualizacja danych w Urzędzie Skarbowym.

Jeśli w trakcie współpracy z biurem rachunkowym udzieliłeś/aś jakichś pełnomocnictw do reprezentowania Twojej firmy przed urzędami, wysłania deklaracji drogą elektroniczną itp., to należy je pisemnie odwołać. 

Kolejnym bardzo ważnym krokiem jest zgłoszenie zmiany biura rachunkowego. Przedsiębiorcy są zobowiązani poinformować urząd o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentów. Należy to zrobić poprzez formularz CEIDG-1. Aktualnie większość księgowych dokonuje tych zmian w imieniu przedsiębiorcy, jeśli udzielimy im pełnomocnictwo. Upewnij się, że biuro rachunkowe Ci w tym pomoże.

  • Odbierz dokumentację i przekaż ją do nowego biura rachunkowego.

Kilka dni od zakończenia współpracy ze starym biurem rachunkowym należy umówić się z byłym księgowym na odebranie dokumentacji. Muszą się tam znajdować wszystkie dokumenty sporządzone przez poprzedniego księgowego oraz te, które zostały dostarczone przez przedsiębiorcę do biura. Najlepiej omówić tą kwestię z nową firmą świadczącą usługi księgowe.

Nowe biuro rachunkowe musi upewnić się, czy niczego nie brakuje. Wśród dokumentacji muszą być zawarte m.in.:

– oryginały faktur, rachunków, potwierdzenia zapłaty należności, umów, wyciągów bankowych oraz inne powierzone dokumenty,
– księgi podatkowe np. wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez dane biuro rachunkowe,
– rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
– wszelkie ewidencje: środków trwałych, wartości niematerialnych, wyposażenia, przebiegu pojazdu itp.
– deklaracje rozliczeniowe ZUS,
– deklaracje podatkowe (np. PIT-5, VAT-7, VAT-7K) oraz potwierdzenia ich wysłania,
– dokumentację związaną z kadrami i płacami,
– pliki JPK wraz z potwierdzeniem wysyłki,
– wszystkie inne dokumenty przekazane do biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe po przekazaniu dokumentów powinno sporządzić protokół odbioru. W ten sposób przedsiębiorca potwierdza, że były księgowy oddał komplet dokumentacji.

Na co zwrócić uwagę wybierając nowe biuro rachunkowe.

Jeśli zmieniasz aktualną firmę świadczące usługi księgowe na nową, to upewnij się, że robisz zmianę na lepsze. Na to czy nowe biuro rachunkowe będzie spełniało Twoje oczekiwania, ma wpływ szereg czynników. W tym celu przygotowaliśmy dla Ciebie artykuł jak wybrać biuro rachunkowe, który możesz przeczytać TUTAJ.

Checklista zmiany biura rachunkowego

  1. Znajdź nowe biuro rachunkowe.
  2. Sprawdź okres wypowiedzenia.
  3. Ustal z nowym biurem rachunkowym termin przeniesienia księgowości.
  4. Wypowiedz umowę z firmą świadczącą usługi księgowe.
  5. Podpisz umowę z nowym księgowym.
  6. Odwołaj pełnomocnictwa.
  7. Odbierz dokumentację i przekaż ją do nowego biura rachunkowego.

Jak widzisz, proces zmiany księgowości nie jest tak trudny, jak mogłoby się wydawać. Najważniejsze, żebyś znał swoje potrzeby i zgodnie z nimi wybrał nowe biuro rachunkowe. Jeśli wybierzesz odpowiedniego księgowego, to na pewno pomoże Ci sprawnie zmienić swoje biuro rachunkowe.

Szukaj

Kategorie

Newsletter

Zapisz Się Na Newsletter i Odbierz E-booka!

Zapisując się na newsletter, co tydzień otrzymasz od nas wiadomości, w jaki sposób możesz lepiej prowadzić swój biznes!

Najnowsze wpisy

SLIM VAT – czym jest i jakie są jego najważniejsze założenia?

SLIM VAT – czym jest i jakie są jego najważniejsze założenia?

Czas czytania artykułu ok. 1 min 50 sek.1. Proste fakturowanie [SLIM VAT]. 2. Ułatwienia dla eksporterów [SLIM VAT]. 3. Wspólne kursy walut z podatkiem dochodowym [SLIM VAT]. 4. Korzyści finansowe [SLIM VAT].SLIM VAT to pakiet uproszczeń dla małych i średnich...

Pobierz bezpłatnie e-booka!

Pracodawcy a pandemia COVID-19: 16 rzeczy, o których trzeba wiedzieć

 W dobie koronawirusa przedsiębiorcy muszą zmierzyć się z wieloma problemami. Jednym z nich jest przygotowanie odpowiednich warunków pracy dla zatrudnionych osób. W tym celu zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze informacje odnośnie postępowania i organizowania pracy swoich pracowników. Z tego e-booka dowiesz się:

Z

Jakie zasady obowiązują pracowników w miejscu pracy podczas pandemii.

Z

Na jakich zasadach można zlecić pracę zdalną.

Z

O czym musi wiedzieć pracodawca w czasie pandemii COVID-19.

Z

Jak postępować, jeśli jeden z Twoich pracowników zachoruje na koronawirusa.

Sprawdź nasze inne artykuły