Duża część przedsiębiorców chce zmienić swoje biuro rachunkowe z wielu powodów. Może to wynikać np. ze względu na wątpliwość co do poprawności rozliczeń, brak należnego wsparcia merytorycznego, czy brak informacji o stanie finansowym i stałego dostępu do faktur, danych i raportów. Jednak właściciele firm często boją się przenosić swoją księgowość, ponieważ nie wiedzą, jak wygląda cały proces. Z artykułu dowiesz się, jak w 7 krokach zmienić aktualne biuro rachunkowe na nowe, a cała procedura nie jest skomplikowana jeżeli nowa firma odpowiednio Cię wesprze.

Czy warto zmieniać biuro rachunkowe?

Jeśli czytasz ten artykuł, to prawdopodobnie masz wątpliwości, czy warto kontynuować współpracę z aktualnym księgowym. Przedsiębiorcy zastanawiają się, czy zmiana na pewno jest konieczna. Może się okazać, że wystarczy zmienić sposób współpracy z aktualnym biurem rachunkowym. Aby ułatwić Ci decyzję, poniżej znajdziesz kilka powodów, kiedy warto się nad tym poważnie zastanowić.

  •  Masz wątpliwości co do poprawności rozliczeń i kompetencji Twojej księgowej.

Jest to pierwszy i najważniejszy powód, dla którego przedsiębiorcy decydują się na zmianę biura rachunkowego. Niestety, ale w wielu firmach świadczących usługi księgowe są zatrudnione osoby niekompetentne. Ich błędy mogą Cię naprawdę dużo kosztować. W takim wypadku lepiej nie ryzykować i przenieść księgowość do firmy, której ufasz i wiesz, że ma odpowiednie kwalifikacje. Jak to sprawdzić możesz przeczytać TUTAJ.

  • Brak należytego wsparcia merytorycznego.

Jeśli Twoja firma się rozwija lub posiadasz bardziej skomplikowaną działalność, to będziesz oczekiwał/a większego wsparcia od swojego księgowego. Niektóre biura rachunkowe mogą dobrze księgować Twoje faktury, jednak nie będą w stanie doradzić Ci w bardziej skomplikowanych operacjach, sporządzić potrzebnych raportów lub wesprzeć w sprawach podatkowych. Wtedy warto poszukać specjalistów, którzy spełnią Twoje oczekiwania.

  • Trudno Ci uzyskać niezbędne informacje.

Wewnętrzna organizacja biura rachunkowego będzie miała dla Ciebie kluczowe znaczenie. Jeśli firma świadcząca usługi księgowe nie ma ustalonych niezbędnych procesów i panuje w niej chaos, to prędzej, czy później możesz mieć problemy z otrzymywaniem od nich podstawowych informacji. Współpraca na dłuższą metę będzie powodowała tylko coraz większą frustrację, więc warto rozważyć zmianę jak najszybciej.

  • Brak dostępu do faktur i dokumentacji.

Niestety mało biur rachunkowych korzysta z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Przez to nie mamy dostępu do naszych dokumentów i zaksięgowanych faktur. Niektóre firmy świadczące usługi księgowe w ogóle nie przyjmują elektronicznego sposobu dostarczania dokumentów, przez co musisz ciągle jeździć do ich siedziby. Korzystaj z usług biura, które korzysta z systemów, w których możesz sprawdzić dokumentację swojej firmy. Od razu zobaczysz, ile czasu zaoszczędziłeś, dzięki zmianie biura rachunkowego.  

  • Brak reprezentacji przed urzędami.

Wyznaczenie księgowego do reprezentowania przed urzędami jest sporym ułatwieniem dla przedsiębiorcy. Niestety nie każde biuro rachunkowe świadczy takie usługi. Dzięki takiej opcji możesz zaoszczędzić czas oraz nie będziesz musiał/a pamiętać o różnych terminach.

Sprawdź, czy któryś z powyższych aspektów dotyczy Twojej sytuacji. Jeśli nie to może warto porozmawiać, z aktualnym księgowym i spróbować naprawić relację lub inaczej zorganizować współpracę. Jeśli jednak utwierdziłeś/aś się tylko w przekonaniu, że chcesz zmienić biuro rachunkowe, to zachęcamy do czytania dalszej części artykułu.

  • Utrudniony kontakt z księgową.

Nie możesz się skontaktować ze swoją księgową? Odpisuje na Twoje pytania po kilku dniach lub tygodniach? Jeśli tak, to nie zwlekaj ze zmianą biura rachunkowego. Problemy będą narastać, a później będzie znacznie trudniej naprostować zaległe sprawy.

  • Częste korekty.

Jeśli dostarczasz wszystkie niezbędne dokumenty i ciągle otrzymujesz informację, że trzeba przygotować korekty, to sygnał, że biuro rachunkowe źle wykonuje swoją pracę.

  • Kontrola urzędu skarbowego wykazała błędy.

W momencie kiedy urząd skarbowy podczas kontroli wykazał szereg błędów, uchybień i nieprawidłowości, to koniecznie, jak najszybciej zmień swoje aktualne biuro rachunkowe. Dalsza współpraca może Cię dużo kosztować.

Na co zwrócić uwagę wybierając nowe biuro rachunkowe.

Jeśli zmieniasz aktualną firmę świadczące usługi księgowe na nową, to upewnij się, że robisz zmianę na lepsze. Na to czy nowe biuro rachunkowe będzie spełniało Twoje oczekiwania, ma wpływ szereg czynników. W tym celu przygotowaliśmy dla Ciebie szczegółowy artykuł jak wybrać biuro rachunkowe, który możesz przeczytać TUTAJ. Poniżej zaś znajdziesz najważniejsze elementy na które musisz zwrócić uwagę.

Na co zwrócić uwagę wybierając nowe biuro rachunkowe
  • Cena za usługi biura rachunkowego.

Niestety, ale większość firm świadczących usługi księgowe ma bardzo skomplikowany cennik swoich usług. Bardzo często wprowadza on w błąd przedsiębiorcę. Bardzo szybko może się okazać, że wstępna wycena znacząco się różni od ostatecznej ceny za usługi księgowe. Więcej informacji możesz przeczytać TUTAJ.

  • Zakres obowiązków biura rachunkowego.

Należy na to zwrócić uwagę, już na samym początku kiedy zaczynasz szukać biura rachunkowego. Zapytaj się, co wchodzi w zakres tzw. „usług księgowych”. 

– Czy biuro rachunkowe będzie Cię reprezentować przed urzędami?
– Za jakie usługi będziesz musiał dodatkowo zapłacić?
– Czy w ciągu roku będziesz musiał spodziewać się dodatkowych opłat (np. w przypadku spółek, taką opłatą jest sprawozdanie finansowe)?

  • Dodatkowe usługi.

Zmieniając biuro rachunkowe, sprawdź jakie dodatkowe usługi ma w swojej ofercie. Bardzo dużym ułatwieniem dla przedsiębiorcy jest, jeśli może on w jednym miejscu skorzystać nie tylko z usług księgowych, ale również np. z pomocy doradcy podatkowego, prawnika, z usług windykacyjnych, czy faktoringu.

  • Współpraca online.

Dzięki najnowszej technologii przedsiębiorca może szybko wysyłać dokumenty z poziomu aplikacji oraz mieć dostęp do pełnej dokumentacji online. Wybierając biuro rachunkowe, upewnij się, że możesz z nim współpracować zdalnie. W Altera mamy tak ułożoną strukturę firmy, że w 100% możemy działać online. Możesz się o tym przekonać, umawiając się na spotkanie z naszym specjalistą TUTAJ.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Warto zastanowić się, kiedy jest najlepszy moment na jego zmianę. Ogólnie można dokonać takiej zmiany w dowolnym momencie, jednak nie zawsze jest to korzystne. Najlepiej to zrobić po złożeniu deklaracji rocznej, zamknięciu pełnego okresu rozliczeniowego oraz opłaceniu podatków. Dodatkowo trzeba pamiętać również o okresie wypowiedzenia usług księgowych, który najczęściej wynosi od 1 do 3 miesięcy.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe

Dlatego ze względu na spójność prowadzenia księgowania dokumentacji firmy, przedsiębiorcy decydują się na taką zmianę z początkiem nowego roku. Powinny na to zwrócić uwagę w szczególności firmy, które mają skomplikowane rozliczenia. Oczywiście decyzję warto skonsultować z nowym biurem rachunkowym, które weźmie pod uwagę Twoją indywidualną sytuację. W Altera wspieramy przedsiębiorców w całym procesie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, to skontaktuj się z naszym specjalistą, klikając TUTAJ.

Jest to szczególnie ważne jeśli przedsiębiorca podejrzewa, że poprzednie biuro mogło popełnić błędy w księgowaniu. Nowa firma księgowa musi mieć odpowiednią ilość czasu na skrupulatne sprawdzenie aktualnej dokumentacji.

Korzyści zmiany biura rachunkowego na początku września/października.

Z doświadczenia wiemy, że na przełomie września/października jest najlepszy moment na zmianę biura rachunkowego. Dlaczego tak twierdzimy?

  • Przedsiębiorstwo ma czas na przekazanie wszystkich dokumentów księgowych przed nowym rokiem.
  • Nowe biuro rachunkowe może zapoznać się ze specyfiką firmy i doradzić w sprawie ewentualnego przekształcenia przedsiębiorstwa lub zmiany opodatkowania.
  • Specjaliści ds. księgowości mają czas na naprawę błędów księgowych, które popełniło poprzednie biuro rachunkowe przed zamknięciem roku rozrachunkowego.
  • Po nowym roku zmiana biura rachunkowego jest znacznie utrudniona, ponieważ księgowi muszą m.in. złożyć sprawozdania finansowe oraz deklaracje roczne aktualnych klientów.

Jeśli zdecydujesz się na współpracę z nami, nasz dział księgowy, nie tylko przeprowadzi cały proces przeniesienia księgowości, ale również doradzi w kwestiach przekształcenia lub zmiany opodatkowania. Dodatkowo jeśli będzie taka konieczność, to wyprostujemy sprawy księgowe z poprzedniego biura rachunkowego.

Jak krok po kroku zmienić biuro rachunkowe.

Jak krok po kroku zmienić biuro księgowe
  • Wypowiedz umowę ze starym biurem rachunkowym i podpisz umowę z nowym.

Gdy już podejmiesz decyzję o zmianie firmy świadczącej usługi księgowe, to zacznij od znalezienia nowej firmy świadczącej usługi księgowe. Musi to być przemyślana decyzja i upewnij się, że przyszła firma będzie spełniała Twoje wymagania. Na co warto zwrócić uwagę, przeczytasz TUTAJ. 

Kiedy już wiesz, z jakim biurem chcesz rozpocząć współpracę, sprawdź jaki okres wypowiedzenia Ciebie obejmuje. Najczęściej trwa on około jednego miesiąca do trzech. Zaplanuj z nowym biurem rachunkowym termin przeniesienia księgowości. Jeśli jest to końcówka roku rozrachunkowego, czasami warto się wstrzymać do początku przyszłego roku. 

Dopiero kiedy to ustalicie, złóż wypowiedzenie umowy u byłej księgowej, a następnie podpisz umowę z nową firmą świadczącą usługi księgowe.

  • Odwołanie pełnomocnictw i aktualizacja danych w Urzędzie Skarbowym.

Jeśli w trakcie współpracy z biurem rachunkowym udzieliłeś/aś jakichś pełnomocnictw do reprezentowania Twojej firmy przed urzędami, wysłania deklaracji drogą elektroniczną itp., to należy je pisemnie odwołać. 

Kolejnym bardzo ważnym krokiem jest zgłoszenie zmiany biura rachunkowego. Przedsiębiorcy są zobowiązani poinformować urząd o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentów. Należy to zrobić poprzez formularz CEIDG-1. Aktualnie większość księgowych dokonuje tych zmian w imieniu przedsiębiorcy, jeśli udzielimy im pełnomocnictwo. Upewnij się, że biuro rachunkowe Ci w tym pomoże.

  • Odbierz dokumentację i przekaż ją do nowego biura rachunkowego.

Kilka dni od zakończenia współpracy ze starym biurem rachunkowym należy umówić się z byłym księgowym na odebranie dokumentacji. Muszą się tam znajdować wszystkie dokumenty sporządzone przez poprzedniego księgowego oraz te, które zostały dostarczone przez przedsiębiorcę do biura. Najlepiej omówić tą kwestię z nową firmą świadczącą usługi księgowe.

Nowe biuro rachunkowe musi upewnić się, czy niczego nie brakuje. Wśród dokumentacji muszą być zawarte m.in.:

– oryginały faktur, rachunków, potwierdzenia zapłaty należności, umów, wyciągów bankowych oraz inne powierzone dokumenty,
– księgi podatkowe np. wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez dane biuro rachunkowe,
– rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
– wszelkie ewidencje: środków trwałych, wartości niematerialnych, wyposażenia, przebiegu pojazdu itp.
– deklaracje rozliczeniowe ZUS,
– deklaracje podatkowe (np. PIT-5, VAT-7, VAT-7K) oraz potwierdzenia ich wysłania,
– dokumentację związaną z kadrami i płacami,
– pliki JPK wraz z potwierdzeniem wysyłki,
– wszystkie inne dokumenty przekazane do biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe po przekazaniu dokumentów powinno sporządzić protokół odbioru. W ten sposób przedsiębiorca potwierdza, że były księgowy oddał komplet dokumentacji.

Checklista zmiany biura rachunkowego

  1. Znajdź nowe biuro rachunkowe.
  2. Sprawdź okres wypowiedzenia.
  3. Ustal z nowym biurem rachunkowym termin przeniesienia księgowości.
  4. Wypowiedz umowę z firmą świadczącą usługi księgowe.
  5. Podpisz umowę z nowym księgowym.
  6. Odwołaj pełnomocnictwa.
  7. Odbierz dokumentację i przekaż ją do nowego biura rachunkowego.

Jak widzisz, proces zmiany księgowości nie jest tak trudny, jak mogłoby się wydawać. Najważniejsze, żebyś znał swoje potrzeby i zgodnie z nimi wybrał nowe biuro rachunkowe. Jeśli wybierzesz odpowiedniego księgowego, to na pewno pomoże Ci sprawnie zmienić swoje biuro rachunkowe.

Infografika zmiany biura rachunkowego Altera
Ebook - Wady i zalety form prawnych działalności gospodarczych

Pobierz bezpłatnego e-booka!

Dobierz najlepszą formę prawną dla swojej firmy!

Sprawdź nasze inne artykuły