Koszty w firmie – jak ich pilnować, na co zwrócić uwagę?

Przedsiębiorcy, którzy myślą o otwarciu własnej firmy, powinni zdawać sobie sprawę, że wiąże się to ze sporą odpowiedzialnością i opłacaniem różnych wydatków. Dla wielu odliczanie kosztów może rodzić spore wątpliwości. Co może być kosztem w firmie? Czym różnią się od wydatków? Co to znaczy „wrzucać w koszty’? W poniższym artykule zebraliśmy najważniejsze informacje na ten temat. Zapraszamy do lektury.

1. Koszty w firmie – charakterystyka

Jak mówi art. 22 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,  koszty w działalności gospodarczej to nakłady finansowe ponoszone w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania czy zabezpieczenia źródła przychodu (wyjątek stanowią koszty wymienione w art. 23 ustawy o PIT). Koszty te muszą być bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością.

W praktyce przedsiębiorca zużywa odpowiednie środki pieniężne w określonym czasie, by wytworzyć określoną usługę lub produkt. Przykładowo może to być czynsz i opłaty za media, koszty poniesione na reklamę działalności, zakup narzędzi na firmę czy oprogramowania komputerowego. Każdy przedsiębiorca musi pamiętać, aby odpowiednio udokumentować poniesiony koszt.

2. Co może być kosztem w firmie?

Co do zasady, istnieje kilka podziałów kosztów. Najczęściej spotykamy się z podziałem kosztów ze względu na rodzaje. Układ ten obejmuje:

• amortyzację i zużycie materiałów i energii,
• usługi obce,
• podatki i opłaty,
• wynagrodzenie, ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia,
• pozostałe koszty rodzajowe.

Ponadto koszty dla firmy można podzielić według innych kategorii, takich jak:

• miejsce powstawania:
• koszty działalności podstawowej, 
• koszty działalności pomocniczej, 
• koszty sprzedaży i zakupu, 
• koszty ogólnego zarządu,
• struktura wewnętrzna:
• koszty proste,
• koszty złożone,
• okres, którego dotyczą:
• bieżące, 
• rozliczane w czasie,
• proces produkcji
• koszty produkcji podstawowej,
• koszty ogólne,
• sposób odnoszenia kosztów na wytwarzane produkty:
• koszty bezpośrednie,
• koszty pośrednie,
• związek z osiągniętymi przychodami:
• koszty uzyskania przychodów, 
• koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów,
• stopień zależności kosztów od rozmiarów produkcji:
• koszty stałe, 
• koszty zmienne.

3. Koszty uzyskania przychodu a działalność gospodarcza

Jak już wiemy, przedsiębiorca ma możliwość odliczyć dla celów podatkowych wszelkie koszty pod warunkiem, że udowodni ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a tym samym, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Taki koszt musi spełnić następujące warunki:

• musi być poniesiony przez podatnika,
• pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (spełnia definicję),
• jest właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w grupie wydatków ujętych w art. 23 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. ustawy o PIT.

Ustawa o PIT określa katalog wydatków, które nie mogą być potraktowane jako koszty uzyskania przychodu. Należą do nich m.in.:

• wydatki na ulepszenie środków trwałych,
• wydatki na spłatę pożyczek i innych zobowiązań (np. raty leasingowe),
• podatek dochodowy i podatek od spadków i darowizn,
• grzywny i kary pieniężne,
• koszty reprezentacji,
• składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe.

Pełna lista tych wydatków znajduje się w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Koszty uzyskania przychodów obowiązują również pracowników zatrudnionych na podstawie:

• umowy o pracę,
• pozostawania w stosunku służbowym,
• spółdzielczego stosunku pracy,
• wykonywania pracy nakładczej.

Tutaj mają zastosowanie zryczałtowane kwoty. Ich wysokość została wskazana w art. 22 ust. 2 Ustawy o PIT. Uzależnione są od dwóch czynników:

• miejsca zamieszkania pracownika,
• liczby stosunków pracy.

Aby zwiększenie kosztów uzyskania przychodu miało miejsce, pracownik musi:

• mieszkać poza miejscowością, w której znajduje się zatrudniająca go firma,

• nie pobierać dodatku za rozłąkę,
• złożyć stosowne oświadczenie pracodawcy.

Pracownik miejscowy:

• miesięcznie:
• 250 zł
• rocznie:
• łącznie nie więcej niż 3 000 zł (gdy mamy jeden stosunek pracy),
• łącznie nie więcej niż 4 500 zł (gdy mamy równocześnie co najmniej dwa stosunki pracy).

Pracownik dojeżdżający z innej miejscowości:

• miesięcznie:
• 300 zł
• rocznie: 
• łącznie nie więcej niż 3 600 zł (gdy mamy jeden stosunek pracy),
• łącznie nie więcej niż 5 400 zł (gdy mamy równocześnie co najmniej dwa stosunki pracy i nie otrzymaliśmy dodatku za rozłąkę). 

W przypadku gdy otrzymaliśmy dodatek za rozłąkę, to odliczamy koszty jak dla pracownika miejscowego.

4. Jak udokumentować koszty uzyskania przychodów?

Warto pamiętać o tym, że koszty uzyskania przychodów przedsiębiorca musi odpowiednio udokumentować. Taki dokument będzie podstawą do potwierdzenia, że został dokonany. Można to zrobić za pomocą:

• faktury,
• rachunku,
• biletu (niezbędny jest numer NIP sprzedawcy),
• dowodu zapłaty np. za przejazd autostradą,
• dowodu poniesienia np. opłaty pocztowej,
• umowy lub rachunku do umowy.

Problematyczne może być dokonywanie zakupu towarów i usług udokumentowanymi paragonami fiskalnymi zamiast fakturami. Nie zawsze na paragonach widnieje NIP nabywcy. Od 1 stycznia 2020 roku przepisy w tym zakresie uległy zmianie. Przedsiębiorcy mają obowiązek wystawić fakturę VAT do paragonu w sytuacji, gdy sprzedawca umieści NIP na paragonie. W takiej sytuacji dokument może być postawą do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Co istotne, przepisy ustaw PIT oraz CIT nie mówią o tym, w jaki sposób podatnicy powinni dokumentować wydatki. Organy podatkowe zgodnie uznają, że dokument, który spełnia wymogi dowodu księgowego dla celów bilansowych, może stać się podstawą do zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów.

Przypominamy, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu oraz jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość,
• datę dokonania operacji,
• podpis wystawcy dowodu, a także osoby, której wydano bądź od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia oraz zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej za to.

5. Czym są koszty stałe w firmie?

Ustawa o rachunkowości wyróżnia koszty stałe i zmienne. Różnica między kosztami polega na ich częstotliwości występowania oraz skali prowadzonej działalności.

Koszty stałe to takie koszty działalności, które firma ponosi co miesiąc, jednak niezależnie od wielkości produkcji. Nie ulegają zmianie, nawet wtedy, kiedy padnie decyzja o zmniejszeniu bądź wstrzymaniu produkcji. Typowe koszty firmowe to m.in.:

• wynagrodzenie administracji,
• czynsz za najem budynku,
• czynsz za zajmowany lokal,
• ubezpieczenie sprzętu,
• ubezpieczenie nieruchomości,
• odpisy amortyzacyjne,
• zużycie energii (elektryczna, gazowa, wodna, cieplna)
• opłaty za usługi księgowe
• opłaty za usługi telekomunikacyjne.

Koszty stałe dzielimy na dwie grupy:

• bezwzględnie stałe (koszty całkowicie niezależne od wielkości produkcji. Na wysokość czy spadek liczby wytwarzanych produktów nie wpływa wysokość kosztów),
• skokowo stałe (to takie koszty, które są stałe tylko w określonym przedziale wielkości produkcji. Po przekroczeniu pewnego pułapu dochodzi do wzrostu, a następnie do stabilizacji).

6. Charakterystyka kosztów zmiennych w firmie

Generowanie kosztów zmiennych powstaje bezpośrednio w wyniku produkcji związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tu należy zaznaczyć, że tyczy się to nie tylko firm produkcyjnych, ale również usługowych i handlowych. 

Koszty zmienne obejmują wszelkie zasoby zużywane przez przedsiębiorcę, takie jak eksploatacja maszyn, nieruchomości czy zasobów ludzkich – np. wyposażenie biura. Kształtowanie się powyższych kosztów zależy od wielkości produkcji i świadczonych usług.

Mogą rosnąć w różnym tempie, w związku z czym dzielimy je na:

• proporcjonalne (przyrost kosztów jest proporcjonalny względem zwiększenia produkcji np. koszty wynagrodzeń wypłacanych w modelu pracy akordowej),
• progresywne (koszty rosną szybciej niż skala produkcji np. wynagrodzenia wypłacane za nadgodziny lub pracę w dni wolne),
• degresywne (koszty rosną wolniej niż skala produkcji np. na skutek zamówienia jednorazowo większej partii materiałów, co skutkuje naliczeniem rabatu),
• regresywne (wzrost produkcji przyczynia się do spadku jednostkowego kosztu produkcji (np. koszt ogrzania lokalu na potrzeby przyjęcia klientów).

7. Czym się różnią koszty od wydatków?

Aby firma mogła wytworzyć jakiś produkt np. stolik kawowy, musi w tym celu ponieść określone koszty produkcji: materiały, koszty związane z utrzymaniem budynku, sprzętu itp. Dzięki poniesieniu takich kosztów przedsiębiorca jest w stanie wyprodukować dany produkt do dalszej odsprzedaży.

W przypadku wydatku nie ma określonego celu, na co powinien być przeznaczony. Może dotyczyć zakupu materiału do produkcji towaru, który ostatecznie nie zostanie wykorzystany w dalszych etapach.

Czyli, najprościej ujmując:

• koszt to celowe oraz uzasadnione zużycie zasobów finansowych związanych z działalnością gospodarczą,
• wydatek to każdy rozchód środków pieniężnych (niezależny od celu tego rozchodu). Wydatek nie musi być związany prowadzoną działalnością.

Przedsiębiorcy mają często problem z odróżnieniem kosztów od wydatków. Możemy podzielić je na kategorie które:

• są kosztem i równocześnie wydatkiem np. opłacone faktury dotyczące zakupu materiałów przeznaczonych do zużycia,
• są kosztem, ale jeszcze nie wydatkiem np. naliczone odsetki od kredytów (wydatkiem będą w momencie zapłaty),
• są kosztem, ale nie wydatkiem, np. naliczana amortyzacja w czasie,
• są wydatkiem, ale nie kosztem np. wypłata zaliczki pracownikowi,
• są wydatkiem, ale jeszcze nie kosztem np. zakup za gotówkę materiałów,
• są wydatkiem w innej wysokości niż koszt uzyskania przychodów np. faktura dotycząca samochodu osobowego (paliwo).

8. Co można odliczyć od podatku firma jednoosobowa?

W przypadku takich kosztów jak:

• rachunki za media (tj. telefon, prąd, ogrzewanie, internet),
• oprogramowanie niezbędne do prowadzenia firmy,
• towary,
• sprzęt do biura (np. drukarki),
• szkolenia (związane z prowadzoną działalnością),
• wynagrodzenia pracowników (np. księgowego),
• koszty przeznaczone na reklamę, księgowość czy transport,

nie ma żadnych wątpliwości. Można zaliczyć je do kosztów firmowych.

Co do zasady, każdy koszt należy przeanalizować pod kątem jego związku z prowadzoną działalnością. Co do mniej oczywistych, należy odpowiedzi szukać w indywidualnych interpretacjach podatkowych. Istotny jest związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym kosztem a osiągniętym przychodem z tego tytułu, bowiem to na podatniku spoczywa odpowiedzialność udowodnienia tego w trakcie ewentualnej kontroli.

9. Prawidłowe księgowanie jako klucz do zmniejszania wysokości podatku

Koszty w prowadzonej działalności gospodarczej zmniejszają wysokość podatku dochodowego. Wszystkie poczynione zakupy na rzecz firmy i uzyskiwania przychodów są kosztami działalności. Co istotne, obniżają podstawę opodatkowania, a tym samym wysokość podatku dochodowego.

Zatem jak zwiększyć koszty w firmie?

Jednym ze sposobów na zwiększenie kosztów w firmie jest wygenerowanie kosztów związanych z wynajmem:

• biur,
• magazynów,
• hal produkcyjnych.

Poczynając taki koszt, przedsiębiorcy muszą go dobrze udokumentować np. umową najmu czy potwierdzeniem dokonania przelewu czynszu.

Kolejnym może być samochód i wszelkie koszty związane z jego eksploatacją. Do kosztów zaliczamy rachunki za serwis, ubezpieczenie lub zakup paliwa. Przykładem mogą być również koszty zakupu auta za gotówkę, wynajem długoterminowy, leasing, a także odpisy amortyzacyjne.

Duże pole do popisu stanowi zakup sprzętu do biura. Sprzęt biurowy jest niezbędny do codziennego funkcjonowania firmy. Zalicza się do niego m.in.:

• laptopy,
• oprogramowanie,
• drukarki,
• telefony służbowe,
• kasa fiskalna.

Kluczem do obniżenia podatku jest generowanie kosztów. Koszty obniżają dochód. Warto jednak pamiętać, że nie zawsze jest to opłacalne. W momencie, kiedy przedsiębiorca będzie ubiegać się np. o kredyt, zaniżony dochód może w tym przeszkodzić.

Podsumowując, nowelizacje przepisów Polskiego Ładu są odpowiedzią na zgłoszenia przedsiębiorców i pracowników na liczne błędy i luki w nich zawartych.

Podsumowując, przedsiębiorca, prowadząc działalność gospodarczą, może borykać się z wątpliwościami związanymi z prawidłowym zakwalifikowaniem kosztów do odliczenia. Niewątpliwie rozliczanie kosztów w firmie dla przedsiębiorcy, który samodzielnie prowadzi swoją księgowość, może być bardzo kłopotliwe. 

W przypadku firm rozpoczynających działalność gospodarczą zachęcamy do skorzystania usług biur rachunkowych. Taka profesjonalna pomoc jest nieoceniona na początku drogi z własnym biznesem. Alternatywnym rozwiązaniem może być wystąpienie o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Pozwoli to na ewentualne zabezpieczenie się podczas kontroli skarbowej.