Przedawnienie składek ZUS — kiedy ma miejsce?

Jednym z obowiązków osoby prowadzącej działalność gospodarczą jest opłacanie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje dochodzeniem należności. Roszczenia składek ZUS mogą się jednak przedawnić. Co to jest przedawnienie należności ZUS? Jak sobie poradzić w obliczu nieuregulowanych opłat? 

1. Na czym polega przedawnienie składek ZUS?

Zacznijmy od tego, czym jest przedawnienie. To nic innego jak utrata zasadności roszczenia po upływie określonego prawem terminu. To oznacza, że jeżeli wierzyciel zażąda opłacenia roszczeń, które się przedawniły, dłużnik może uniknąć ich zapłaty.

Zasadniczo pojęcie przedawniania zobowiązań podatkowych pojawia się w art. 70. paragrafu 1. Ordynacji Podatkowej. Ustawodawca zawarł w nim zasadę, że zobowiązania z tytułu składek ulegają przedawnieniu po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin wymagalnej płatności.

Zatem przedawnienie roszczeń ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne ma miejsce w sytuacji, gdy, po upływie właściwego terminu dłużnik (przedsiębiorca) zobowiązany do uiszczenia należności może się od tego uchylić poprzez podniesienie zarzutu przedawnienia. Warto pamiętać, że upłynięcie terminu zapłaty nie powoduje wygaśnięcia roszczenia.

2. Przedawnienie składek ZUS – po ilu latach jest skuteczne?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 roku (SUS), a dokładniej art. 24 ust. 4, mówi o tym, kiedy składki ZUS ulegają przedawnieniu. Na zasadach określonych w przepisach ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych okres przedawnienia składek na ubezpieczenia społeczne upływa po 5 latach, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Przyjmuje się, że momentem wymagalności jest dzień, w którym płatnik miał je opłacić.

Wierzyciel (ZUS) po tym czasie nie może rościć sobie prawa do wyegzekwowania niezapłaconych składek (tj. ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Ponadto nie może także przyjąć ewentualnej wpłaty na poczet uregulowania i ściągnięcia należności, bowiem roszczenie to wygasa wraz z upływem ustawowego terminu.

Hipotetycznie, gdyby dłużnik (płatnik) uiścił wymaganą należność, która ulega przedawnieniu, wierzyciel (ZUS) nie mógłby jej nie zwrócić. Spłata ta zostałaby zarachowana na poczet bieżących należności płatnika. Dzieje się tak, gdyż w przypadku zadłużenia z tytułu składek nie ma zastosowania art. 411. paragrafu 2. kodeksu cywilnego. Mowa tutaj o przepisie brzmiącym następująco: „nie można żądać zwrotu świadczenia, jeżeli spełniający świadczenie wiedział, że nie był do świadczenia zobowiązany, chyba że spełnienie świadczenia nastąpiło z zastrzeżeniem zwrotu albo w celu uniknięcia przymusu lub w wykonaniu nieważnej czynności prawnej”.

Jak wcześniej wspomniano, okres przedawnienia w ZUS biegnie od dnia, kiedy płatnik powinien opłacić składki. W zależności od statusu płatnika w terminie do 5., 10. lub 15. dnia następnego miesiąca. Innymi słowy, okres przedawnienia rozpoczyna się od 6., 11. lub 16. dnia danego miesiąca.

W przypadku gdy termin ten przypada na sobotę, niedzielę bądź inny dzień ustawowo wolny od pracy, zapłata następuje w kolejnym dniu roboczym.

Pamiętajmy również, że nie ulegają przedawnieniu należności z tytułu składek zabezpieczone hipoteką bądź zastawem. Po tym czasie będą podlegać egzekucji do wysokości zaległych składek oraz odsetek za zwłokę liczonych do dnia przedawnienia.

Opóźnienie w opłatach może wiązać się z:

• naliczeniem odsetek od zaległości,
• karą grzywny (nawet do 5 tys. zł.),
• dodatkową opłatą (w wysokości 100% nieopłaconych składek),
• egzekucją z rachunku bankowego,
• zajęciem nieruchomości,
• ustaniem ubezpieczenia chorobowego i prawa do zasiłku macierzyńskiego,
• wpisem do baz informacji gospodarczej (np. BIK, BIG).

3. Przedawnienie składek ZUS – przerwanie lub zawieszenie biegu przedawnienia

Przyjmując, że upłynęło 5 lat od terminu wykonalności opłacenia składek ZUS, w dalszym ciągu nie mamy pewności, czy aby na pewno minął termin przedawnienia. Ustawodawca pozwala na przerwanie lub zawieszenie tego terminu. Jego przerwanie rozpoczyna biegnięcie terminu przedawnienia na nowo, a zawieszenie biegu terminu przedawnienia – tymczasowe wstrzymanie.

Zgodnie z art. 24 ust. 5 a–6 SUS zawieszenie następuje m.in. poprzez:

• zawarcie umowy o odroczeniu płatności lub rozłożenie na raty należności składkowych (od dnia podpisania umowy do dnia terminu zapłaty odroczonej należności lub dnia spłaty ostatniej raty);
• podjęcie pierwszej czynności zmierzającej do wyegzekwowania należności z tytułu składek, o której dłużnik został zawiadomiony, do dnia zakończenia postępowania egzekucyjnego;
• sytuację, w której wydanie decyzji jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd – wówczas zawieszenie biegu trwa do dnia, w którym orzeczenie sądu bądź decyzja innego organu się uprawomocni i nie może trwać dłużej niż 2 lata;
• wydanie decyzji ustalającej obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym, podstawę wymiaru składek lub obowiązek opłacania składek na te ubezpieczenia – od dnia wszczęcia postępowania do dnia uprawomocnienia się decyzji;
• zgon dłużnika – zawieszenie następuje od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, przy czym zawieszenie nie może trwać dłużej niż 2 lata.

O przerwaniu mówimy, gdy przedsiębiorca ogłosi upadłość. Nowy termin liczy się od dnia następującego po uprawomocnieniu bądź umorzeniu postępowania upadłościowego.

4. Opłacanie bieżących składek ZUS a zaległości na koncie płatnika

Opłacanie składek ZUS dotyczy wielu przedsiębiorców. Płatnik, chcąc uzyskać informacje na temat swojego stanu zaległości, może zrobić to poprzez:

• konto PUE ZUS (Platformę Usług Elektronicznych),
• infolinię i kontakt telefoniczny z konsultantem pod numerem telefonu 22 560 16 00,
• bezpośredni kontakt z doradcą płatnika składek w wybranej placówce ZUS.

Najszybszym i najprostszym sposobem, aby sprawdzić stan swoich zaległości, jest zalogowanie się do PUE ZUS. Nie wymaga wychodzenia z domu ani udziału osób trzecich.

Aby sprawdzić zaległości w ZUS, należy:

• zalogować się do swojego PUE ZUS,
• wejść w zakładkę „Saldo bieżące”.

Saldo WN pokazuje zaległości w opłacaniu składek, natomiast MA nadpłatę. Istnieje możliwość wystąpienia do ZUS-u o zaświadczenie o niezaleganiu, w przypadku braku zadłużenia.

Ponadto zachęcamy do prześledzenia szybkiej i prostej instrukcji opisującej, jak wykonać przelew do ZUS: https://altera.co/jak-wykonac-przelew-do-zus-u-7-etapow/.

Jeżeli na Twoim koncie PUE ZUS pojawi się nadpłata, to w pierwszej kolejności pomniejszy ewentualne zaległości. W innym wypadku nadpłata zostanie doliczona do bieżących bądź przyszłych składek. Istnieje również możliwość zwrócenia się do ZUS-u w sprawie zwrotu. Niezbędne do tego jest złożenie wniosku o przedawnienie składek. Dokument można oddać osobiście w placówce lub wysłać za pośrednictwem PUE ZUS lub w formie listu poleconego. Na stronie ZUS-u: https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/kalkulator-odsetkowy-dla-platnikow-skladek-zus znajduje się kalkulator, dzięki któremu można poznać dokładną kwotę odsetek za opóźnienia płatności.

5. Odwołanie do sądu a przedawnienie składek ZUS

Co w sytuacji, kiedy ZUS domaga się uiszczenia należności za zaległe składki za okresy wcześniejsze sprzed 5 lat? O ile bieg przedawnienia nie został zawieszony bądź przerwany, płatnik ma prawo odwołać się od roszczenia. Odwołanie należy skierować do właściwego sądu rejonowego w terminie 30 dni od dnia otrzymania decyzji, podnosząc zarzut przedawnienia roszczenia.