Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) muszą na koniec każdego roku podatkowego sporządzić tzw. spis z natury. Czym on jest, jak go przygotować oraz o czym należy pamiętać, dowiesz się z poniższego artykułu.

Czym jest spis z natury i kto musi go sporządzić?

Jak wspomnieliśmy na początku, muszą go sporządzać przedsiębiorcy prowadzący ewidencję KPiR. Dochodem w takiej działalności gospodarczej są przychody pomniejszone o koszty ich uzyskania. Aby obliczyć prawidłowy wynik podatkowy z całego roku, należy przeprowadzić remanent (spis z natury), aby określić ilość i wartość wszystkich aktywów.

Kiedy sporządzić spis z natury?

Przedsiębiorca ma obowiązek go przeprowadzić:

• na dzień rozpoczęcia działalności,
• na koniec każdego roku podatkowego tj. 31 grudnia (remanent końcowy),
• na dzień 1 stycznia (remanent początkowy),
• w razie likwidacji działalności, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów pomiędzy wspólnikami,
• jeśli naczelnik urzędu skarbowego zarządzi sporządzenie spisu z natury w danym przedsiębiorstwie.

Pamiętaj, że remanent końcowy jest jednocześnie remanentem początkowym. Spis z natury możesz dodatkowo przeprowadzić w dowolnym momencie w trakcie roku, jeśli chcesz mieć pewność, czy ilość aktywów się zgadza.

Wspólne kursy walut dla rozliczenia transakcji VAT z podatkiem dochodowym.

Od nowego roku przedsiębiorcy mogą samodzielnie wybrać sposób przeliczania kursu walut, jak w przypadku przeliczenia przychodu w podatku dochodowym. Oznacza to, że należy wziąć pod uwagę ogłoszony przez NBP średni kurs z ostatniego dnia roboczego, który poprzedza dzień uzyskania przychodu. Jeśli chodzi o datę powstania przychodu, to uznaje się dzień uregulowania należności, dostarczenia towaru/usługi lub wystawienia faktury.

Z jakich elementów składa się dokument spisu z natury?

Przed uzupełnieniem dokumentu spisu z natury, upewnij się, czy zawiera on wszystkie niezbędne informacje:

• dane właściciela i firmy,
• datę sporządzenia spisu,
• numery pozycji arkusza spisu z natury,
• szczegółowe informacje na temat towaru i innych składników,
• jednostkę miary,
• ilość składników spisu,
• cenę za jednostkę miary,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• łączną wartość wszystkich pozycji,
• klauzulę, na której pozycji zakończono spis np. „Spis zakończono na pozycji…”,
• podpisy osób sporządzających spis oraz właścicieli.

Co powinien zawierać spis z natury?

Podczas remanentu należy uwzględnić:

• towary handlowe,
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby i wyroby gotowe,
• braki i odpady.

Pamiętaj, że poza materiałami znajdującymi się w Twojej firmie należy uwzględnić towary, które są w drodze oraz towary obce, które znajdują się w przedsiębiorstwie. Jednak te drugie nie podlegają wycenie. Musisz podać wyłącznie ich ilość oraz właściciela.

Kto powinien brać udział w inwentaryzacji?

Podczas inwentaryzacji powinny brać udział osoby niezwiązane z magazynem i ich gospodarką np. pracownicy innych działów. W żadnym przypadku nie może to być kierownik magazynu, albo główny księgowy. Oni mogą sprawować tylko nadzór.

Jak przygotować się do spisu z natury?

Aby cały proces remanentu przebiegł sprawnie:

• Określ, w jakim dniu chcesz go przygotować.
• Powołaj osoby, które mają go przeprowadzić.
• Przygotuj prawidłowo sporządzone arkusze do spisu z natury.
• Uporządkuj obszar i spisywane towary, aby łatwo można było je policzyć lub zważyć. Najlepiej jeśli ułożysz towary według rodzaju.
• Sprawdź, czy wszystkie aktywa są prawidłowo podpisane i oznaczone.

Dzięki powyższym działaniom znacznie szybciej i sprawnie przeprowadzisz cały proces spisu z natury. Cała czynność jest bardzo prosta do przeprowadzenia, jednak w przypadku większych firm może ona być bardzo czasochłonna. Z tego względu warto wcześniej zaplanować termin przeprowadzenia spisu z natury.