Spółka czy jednoosobowa działalność gospodarcza – co jest bardziej opłacalne?

Planując założenie firmy jedną z najważniejszych decyzji, jakie musimy podjąć już na samym początku jej istnienia, jest wybór formy prawnej. Przez lata istniał niepisany podział na mikro firmy, czyli jednoosobowe działalności oraz całą resztę: spółki z.o. o., jawne, komandytowe czy akcyjne. Wraz z ostatnimi zmianami w systemie podatkowym związanymi z tzw. Polskim Ładem, część przedsiębiorców, która pierwotnie planowała założenie JDG, rozważa spółkę z o.o. Które rozwiązanie zatem wybrać? W poniższym tekście postaramy się wymienić kluczowe kwestie dla obu form prawnych. Ostateczna decyzja jednak i tak należy do samego przedsiębiorcy.

1. Spółka a działalność gospodarcza — podstawowe zasady

Nie brakuje osób, które wpisują w wyszukiwarkę takie zapytania, jak działalność gospodarcza czy spółka z o.o. lub jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z o.o. Zanim jednak odpowiemy na te pytania, warto zarysować nieco szerzej, czym różnią się te dwie metody prowadzenia działalności.

Spółka to kapitałowa spółka handlowa posiadająca osobowość prawną. Jest zakładana przez jedną lub kilka osób (wspólników). Mogą nimi być osoby fizyczne i prawne bez względu na posiadane obywatelstwo. Forma ta polecana jest dla przedsięwzięć, w których angażowany jest duży kapitał. Od 2021 roku spółkę z o.o. można założyć jedynie drogą elektroniczną na Portalu Rejestrów Sądowych lub Portalu S24. 

Prowadzenie spółki z o.o. to zresztą niejedyne rozwiązanie, jakie mamy do dyspozycji. Od 2022 roku w polskim porządku prawnym pojawiły się też tak zwane proste spółki akcyjne, które dla wielu osób mogą być świetną, wartą rozważenia, opcją. 

JDG podlega rejestracji w CEIDG. Jest najprostszą z form prowadzenia firmy. Idealnie sprawdzi się na początku drogi biznesowej dzięki preferencyjnym składkom ZUS i braku konieczności wniesienia kapitału zakładowego. Uproszczona księgowość i niskie koszty jej prowadzenia sprawiają, że nawet w przypadku niepowodzenia nie narazimy się na duże wydatki.

2. Opodatkowanie JDG i spółki

Jak każdy dochód, również ten z jednoosobowej działalności gospodarczej podlega opodatkowaniu. Już w momencie rejestracji firmy musimy wybrać jedną z dostępnych form:

1. Opodatkowanie na zasadach ogólnych.

Według obowiązującej skali podatkowej na dzień 1 lipca 2022 r. podatek wynosi 12% w tzw. I progu podatkowym do 120 tys. zł rocznie oraz 32% dla dochodów ponad 120 tys. zł rocznie (II próg).

Podatkiem objęty jest zawsze dochód, czyli różnica pomiędzy przychodem a kosztami jego uzyskania. Jest to istotne, szczególnie dla przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z własnym biznesem.

2. Opodatkowanie podatkiem liniowym 19%.

Bardzo chętnie wybierana przez przedsiębiorców forma ze względu na swoją prostotę w rozliczeniach. Bez względu na wysokość dochodu, stawka podatku pozostaje niezmienna.

3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

W przypadku ryczałtu sprawa wygląda nieco inaczej. Stawka podatkowa zależy do rodzaju wykonywanej działalności i może wynosić od zaledwie 2% do 17%, przy czym przedsiębiorca nie może pomniejszyć przychodów o koszty ich uzyskania.

Koszty prowadzenia spółki i akty prawne je regulujące, są nieco bardziej skomplikowane. Przede wszystkim mamy tu do czynienia z tzw. podwójnym opodatkowaniem. W pierwszej kolejności spółka płaci podatek CIT w wysokości 19% lub 9% (preferencyjna stopa obowiązuje w pierwszym roku funkcjonowania), a następnie opodatkowuje się zysk wypłacany wspólnikom spółki. Tu podatek również wynosi 19%.

Jak widać, już na etapie podejmowania decyzji, warto dokładnie rozważyć wszystkie za i przeciw dla obu tych form prowadzenia biznesu. Co się bardziej opłaca: spółka z o.o. czy działalność gospodarcza? Odpowiedź wcale nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać.

Dużą rolę odgrywa też to, na jaką formę prawną się zdecydujemy. Czy to działalność gospodarcza czy spółka komandytowa, powinniśmy przygotować sobie dokładną analizę SWOT, by oszacować korzyści, ale i zagrożenia, jakie niosą ze sobą poszczególne osobowości prawne. Różnice determinują nawet tak niepozorne rzeczy, jak szacowana suma kosztów, jaką chcemy odliczyć od podatku.

3. Jak wygląda księgowość w spółce i w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Prowadzenie księgowości spędza sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy. O ile jednak w przypadku JDG większość przedsiębiorców jest w stanie prowadzić księgowość samodzielnie, ewentualnie przy niewielkim wsparciu biura księgowego, o tyle, w przypadku spółki z o.o. bez stałej współpracy z biurem rachunkowym trudno wyobrazić sobie zapanowanie nad wszystkim meandrami księgowości. 

Pierwszą, ale jakże istotną różnicą, jest tzw. uproszczona księgowość JDG a pełna księgowość w oparciu o księgi rachunkowe. Owa pełna księgowość to nie tylko księgowanie faktur, ale m.in. zapisywanie wypłaty zaliczek i mnóstwa innych czynności. Powinniśmy też uwzględniać tam dywidendy, umowy, czy opłaty.

Ponadto pełna księgowość to również wykaz aktywów i pasywów oraz sporządzanie raportów kasowych sprawozdań finansowych. Już po tych kilku informacjach nie powinna nikogo dziwić, iż koszt obsługi księgowej spółki jest bez porównania wyższy niż w przypadku prowadzenia zwykłej księgo przychodów i rozchodów będącej podstawą dla księgowości JDG.

4. Osobowość prawna w jednoosobowej działalności gospodarczej

Pojęcie osobowości prawnej towarzyszy przedsiębiorcom na co dzień. JDG jest w tym względzie dość specyficzna. Nie posiada ona osobowości prawnej ze względu na obowiązujące przepisy. Jednoosobowa działalność gospodarcza osoby fizycznej nie jest osobą prawną, ponieważ zachowuje status osoby fizycznej. Jest ona jednak zdolna do czynności prawnych, jednakże formalnie występuje w nich zawsze jako osoba fizyczna wymieniona z imienia i nazwiska.

5. Jak wygląda odpowiedzialność przedsiębiorcy w ramach działalności gospodarczej i w spółce?

Prowadzenie firmy to zarówno liczne plusy, w tym możliwość osiągania ponadprzeciętnych dochodów, jak również ryzyko gospodarcze. Co ważne, owo ryzyko może być całkowicie poza wpływem przedsiębiorcy. Nagła zmiana koniunktury, lock down w gospodarce czy silna konkurencja mogą sprawić, że biznes, który dobrze prosperował rok, dwa lata temu bankrutuje. I wówczas z odsieczą wspólnikom spółek przychodzą przepisy mówiące o ograniczonej odpowiedzialności wspólników za jej zobowiązania. 

Wspólnicy odpowiadają wówczas jedynie do wysokości wniesionego wkładu np. 100 000 zł, a ich majątek osobisty pozostaje nietknięty. Prowadząc JDG, nie możemy liczyć na taką ochronę. Tutaj w przypadku długów firmy wierzyciele mają prawo domagać się zaspokojenia swoich praw (odzyskania pieniędzy) z majątku prywatnego przedsiębiorcy.

W tym samym czasie jednoosobowa działalność gospodarcza to w praktyce nieograniczona odpowiedzialność właściciela — nie do wysokości wkładów, ale całym swoim majątkiem. To spore ryzyko, z którym każdy przedsiębiorca musi się liczyć.

Wystarczy kilka miesięcy spowolnienia gospodarczego, na przykład wywołanego inflacją, rosnącymi cenami energii, czy pandemią, by właściciele firm jednoosobowych musieli na poważnie troszczyć się o całe swoje mienie. Jeśli podmiot będzie musiał zgłosić wniosek o upadłość, to — w ostatecznym rozrachunku — może stracić o wiele więcej, niż spółka z o.o.

6. ZUS – składki w jednoosobowej działalności gospodarczej i w spółce

Składki na ZUS to kolejny temat, który wyróżnia obie formy działalności. O ile każda osoba prowadząca JDG podlega obowiązkowi opłacania składek na ZUS (preferencyjnych przez pierwsze 24 miesiące od dnia założenia firmy) lub pełnych, o tyle wspólnicy w spółkach z o.o. czy akcyjnych nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. 

Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której są oni związani z daną spółką umową o pracę lub umową cywilnoprawną. Dla przypomnienia składka preferencyjna składek ZUS bez ubezpieczenia chorobowego (nie jest obowiązkowe) to 683,51 zł, a w całości zapłacimy aż 1544,15 zł. 

Ekspert biura rachunkowego Altera.co zwraca uwagę, iż nie przez przypadek konieczność zapłacenia blisko 20 tys. zł rocznie składek na ZUS może skłaniać przynajmniej część przedsiębiorców do zmiany formy prowadzonej JDG na spółkę. Pomimo możliwości skorzystania np. z ulgi na start, jest to spora kwota. 

7. Kiedy warto założyć JDG, a kiedy spółkę?

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest bez wątpienia idealna na sam początek przygody z biznesem.

Minimum formalności, brak kosztów założenia oraz preferencyjne składki ZUS dają nam szansę sprawdzenia, czy aby nasz pomysł na biznes na pewno jest tak dobry, jak mogłoby się nam wydawać. Statystyki przetrwania nowo powstałych firm mówią wprost. Prawie 30% zniknie z rynku w ciągu roku od powstania.

Spółka z.o. o. dla odmiany to opcja idealna dla przedsięwzięć, w które angażowany jest duży kapitał i istnieje spore ryzyko jego utraty. Pomimo że niemalże każdy przedsiębiorca od początku ma dobre chęci i zapał, w biznesie może być różnie. Problem pojawia się w przypadku upadłości. Wówczas to majątek wspólników jest chroniony do wysokości wniesionego wkładu.

8. Wady i zalety spółek i działalności gospodarczej

Zmierzając ku końcowi naszego poradnika, nie sposób pominąć tak istotnego punktu jak zalety i wady obu wymienionych form prowadzenia działalności.

9. Zalet jednoosobowej działalności gospodarczej

• brak kosztów związanych z założeniem działalności,
• brak wymogu tworzenia kapitału przedsiębiorstwa,
• bardzo prosta rejestracja — cały proces zajmie nie więcej, niż godzinę. Wystarczy połączyć się z internetem i zalogować do rządowego formularza CEIDG, choć wciąż można też skorzystać z okienka w urzędzie gminy. Przyszły właściciel musi mieć ze sobą jedynie dokument tożsamości, nie trzeba udawać się do notariusza,
• możliwość prowadzenia JDG bez rejestracji (o ile uzyskiwane przychody w żadnym miesiącu nie przekroczą 50% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku).
• duża elastyczność w otwieraniu, zawieszaniu oraz likwidacji działalności (ten punkt powinien zainteresować szczególnie przedsiębiorców działających sezonowo),
• niskie koszty prowadzenia księgowości,
• możliwość wybrania formy opłacania podatków (optymalizacja podatkowa),
• brak konieczności składania sprawozdania.

10. Główne wady JDG

• odpowiedzialność przedsiębiorcy całym swoim majątkiem,
• konieczność odprowadzania składek na ubezpieczenia do ZUS,
• wymóg podstawowej znajomości przepisów związanych z opodatkowaniem.

11. Zalety spółek

• ograniczona odpowiedzialność finansowa wspólników,
• oszczędności z tytułu składek ZUS,
• większy prestiż w kontaktach z partnerami biznesowymi. Sp. z o.o. na dokumentach podświadomie może kojarzyć się z większym podmiotem niż JDG.
• łatwość pozyskania inwestora, który w zamian za część udziałów wniesie do spółki kapitał,
• ułatwione: wyjście ze spółki. Chcąc sprzedać spółkę po kilka latach tworzenia, możemy to zrobić bez trudu, a firma zachowa ciągłość pod sterami nowego właściciela.

12. Wady spółek

• dużo bardziej skomplikowana procedura zakładania,
• konieczność prowadzenia pełnej, dużo bardziej skomplikowanej i kosztownej księgowości. Dlatego już na samym początku warto zdać się w tej sprawie na pomoc doświadczonego partnera
• biura rachunkowego, jak chociażby Altera.co, które swoim klientom oferuje kompleksową pomoc na każdy etapie prowadzenia firmy.
• występowanie podwójnego opodatkowania. To chyba największa bolączka przedsiębiorców. Zanim wypłacimy pieniądze ze spółki podlegają one podatkowi CIT, a następnie podatkowi od podziału zysku. Pewną ulgą dla młodych firm (w pierwszym roku działalności) jest obniżona do 9% stawka CIT.
• nieco trudniej będzie prowadzić w ten sposób 2 działalności gospodarcze. Jest to możliwe, jednak zasiadanie w zarządach dwóch spółek (na dodatek o różnych osobowościach prawnych) na pewno wymaga “wygenerowania” większej ilości dokumentów, niż założenie dwóch tradycyjnych podmiotów JDG.

13. Spółka czy działalność gospodarcza – podsumowanie

Jak widać z powyższego tekstu, nie ma jednej, idealnej formy prawnej dla prowadzonej firmy. Należy obserwować rozwój swojego biznesu i dostosowywać się do okoliczności. Niewykluczone, że mała JDG na przestrzeni lat rozwinie się na tyle, że stanie się spółką. Poza tym należy śledzić zmiany w systemie prawno-podatkowym. Kto wie, czy za jakiś czas, zmiany w przepisach nie zachęcą nas do dokonania pewnych korekt w dotychczasowej działalności, które pozwolą zarabiać więcej.