Spółka z o.o. – Wszystko, co musisz wiedzieć

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest drugą najczęściej wybieraną formą prawną w Polsce zaraz po jednoosobowej działalności gospodarczej. Posiada ona wiele atrakcyjnych cech dla przedsiębiorców oraz otwiera możliwości, które nie są dostępne dla osób prowadzących firmę JDG. Przedsiębiorcy mają wiele pytań odnośnie spółki z o.o., dlatego zebraliśmy dla Ciebie wszystkie najważniejsze zagadnienia i pytania z nią związane.

1. Podstawowe informacje odnośnie spółki z o.o.

Czym jest spółka z o.o.?

Spółka z o.o. należy do spółek kapitałowych i posiada własną osobowość prawną. Jak sama nazwa wskazuje, jest to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, więc wspólnik odpowiada za zobowiązania do kapitału zakładowego określonego w umowie, a wynosi on min. 5 000 zł. Nie ma w niej obowiązku opłacania składek ZUS. Wyjątkiem jest moment, w którym została powołana przez jedną osobę.

Spółka z o.o. musi już prowadzić pełną księgowość i jej założenie oraz prowadzenie jest bardziej skomplikowane. Jeśli zdecydujesz się na tę formą prawną, to możesz posiadać wspólników i inwestorów. Trzeba spisać umowę i statut spółki w formie aktu notarialnego. Należy powołać w niej zarząd, a w niektórych przypadkach radę nadzorczą. Jej dodatkowym atutem jest to, że w przyszłości możesz ją np. sprzedać lub przekazać swoim sukcesorom.

Jakie są najważniejsze cechy spółki z o.o.?

• Posiada własną osobowość prawną, ponieważ jest kapitałową spółką handlową.
• We własnym imieniu może rozporządzać prawami i zaciągać zobowiązania, za które ponosi pełną odpowiedzialność całym swoim majątkiem.
• Spółka z o.o. może posiadać wspólników oraz inwestorów.
• Założycielem mogą być zarówno podmioty prawne, jak i osoby fizyczne bez względu na obywatelstwo oraz miejsce siedziby.
• Można zabezpieczyć swój majątek prywatny, ograniczając ryzyko do wkładu własnego.
• Wkład własny musi wynosić minimum 5 tysięcy zł, który może mieć postać pieniężną lub niepieniężną.
• Podlega wpisowi do KRS-u, a umowa spółki musi być spisana w formie aktu notarialnego.

Jakie są istotne zalety spółki z o.o.?

• Posiada osobowość prawną, dzięki czemu może zaciągać własne zobowiązania.
• Możliwość dziedziczenia.
• Nie ma obowiązku opłacania składek ZUS.
• Można posiadać wspólników oraz inwestorów.
• Wspólnicy chronią swój majątek prywatny, ponieważ odpowiadają do wysokości wniesionego kapitału.
• Wymagany jest niski kapitał początkowy, który wynosi min. 5 000 zł.
• Można ją zarejestrować za darmo przez internet (instrukcja, jak to zrobić samodzielnie znajdziesz TUTAJ).
• Przedsiębiorca może zdecydować się na jednoosobową spółkę z o.o.
• Możliwość sprzedania spółki.

Jakie są istotne wady spółki z o.o.:

• Sformalizowana procedura założenia spółki.
• Umowa w formie aktu notarialnego.
• Podwójne opodatkowanie.
• Utrudniony sposób wypłacenia wynagrodzenia.
• Wymagany minimalny kapitał.
• Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości
• Konieczność corocznego składania sprawozdania finansowego.
• Zarząd odpowiada całym swoim majątkiem.

Kiedy warto założyć spółkę z o.o.?

• Kiedy posiadasz firmę w ryzykownej branży.
• Kiedy Twoja firma osiąga wyższe przychody.
• Gdy biznes ma prowadzić kilka osób.
• Kiedy chcemy wprowadzić do firmy inwestora.
• Gdy chcemy przepisać w przyszłości ją np. rodzinie.
• Kiedy rozważasz sprzedaż firmy w przyszłości.
• Jeśli chcesz zoptymalizować składki ZUS.

Kiedy nie warto zakładać spółki z o.o.?

• Gdy Twoja firma jest mała i osiąga małe przychody.
• Kiedy boisz się sformalizowanych procedur.
• Jeśli chcesz to zrobić wyłącznie, aby obniżyć ZUS.

Jakie są wymagania formalne w spółce z o.o.

Jakie są konsekwencje wybrania spółki z o.o.?

2. Zakładanie spółki z o.o.

Jak założyć spółkę z o.o.?

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można założyć u notariusza lub online przez system S24, który został udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. 

Pierwsza opcja jest zdecydowanie droższa. Dlatego jeśli nie potrzebujesz skomplikowanej umowy, to możesz to zrobić samodzielnie online. Cały proces szczegółowo wyjaśniliśmy w TYM ARTYKULE. 

Aktualnie wiele spraw m.in. podczas zakładania spółki z o.o. można załatwić przez internet. W tym celu warto posiadać profil zaufany. Jak można go założyć, przeczytasz TUTAJ.

Czy można założyć jednoosobową spółkę z o.o.?

Można posiadać spółkę z o.o. bez wspólników i posiadać 100% udziałów. Spółka, która posiada wyłącznie jednego właściciela, będzie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych traktowana w ten sam sposób co jednoosobowa działalność gospodarcza.

Przedsiębiorca będzie musiał odprowadzać pełne składki do ZUS-u. Dodatkowo w momencie kiedy otwiera się JDG można skorzystać z obniżonych składek społecznych przez określony czas, a w spółce z o.o. nie ma takiej możliwości.

Czym jest umowa spółki z o.o.?

Jest najważniejszym dokumentem spółki z o.o. i jest ona niezbędnym elementem do jej założenia. Zawiera ona informacje dotyczące jej funkcjonowania. Umowa spółki z o.o. powinna określać:

• Nazwę spółki oraz jej siedzibę.
• Przedmiot działalności przedsiębiorstwa.
• Wysokość kapitału zakładowego.
• Liczbę, wartość oraz podział udziałów pomiędzy wspólników.
• Planowany czas trwania spółki.

Dodatkowo warto w niej zawrzeć zasady m.in.:

• Podwyższania lub obniżania kapitału zakładowego.
• Umorzenia i zbywalności udziałów.
• Jakie prawa i obowiązki mają poszczególni wspólnicy.
• Zaliczki na poczet dywidendy.
• Czas kadencji członków zarządu.
• Sukcesji w spółce.

Jaką nazwę można nadać spółce z o.o.?

Nazwę można określić dobrowolnie, jednak musi zawierać oznaczenie „sp. z o.o.”, „spółka z o.o.” lub pełną nazwę “spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Należy jednak pamiętać, że nazwa spółki nie może wprowadzać w błąd odbiorców w szczególności odnośnie przedmiotu działalności, miejsca działalności oraz osoby przedsiębiorcy.

Jak wygląda rejestracja spółki z o.o. w ZUS

Podczas rejestracji spółki z o.o. nie trzeba jej zgłaszać do ZUS-u oraz wysyłać żadnej dokumentacji, ponieważ jest ona w nim automatycznie zarejestrowana. Dotyczy to również wspólników, chyba że rozliczają się ze spółką na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych. Wyjątek stanowi jednoosobowa spółka z o.o. W tym przypadku przedsiębiorca ma obowiązek sam siebie zgłosić i przekazać do ZUS-u formularz ZUS ZFA oraz ZUS ZUA.

Ile kodów PKD wybrać w spółce z o.o.?

Podczas zakładania spółki online przez system S24 należy wybrać od 1 do 10 kodów PKD. 

Przed rejestracją spółki warto się zapoznać, co one oznaczają i jakie niosą ze sobą zobowiązania np. przy niektórych kodach PKD trzeba posiadać konkretne licencje, pozwolenia lub konieczność zarejestrowania się jako podatnik VAT, a nie zawsze musi być to dobre rozwiązanie dla Twojej firmy.

Można również sprawdzić w KRS, jakie kody PKD wybrały firmy z Twojej branży. Przejrzeć co dokładnie one oznaczają i z czym się wiążą. Dodatkowo warto to jeszcze skonsultować z księgową, a następnie zaznaczyć takie same lub podobne. 

Czy można użyć wirtualnego biura do siedziby spółki z o.o.?

Jak najbardziej, urząd nie robi z tego powodu żadnych problemów. Trzeba jednak pamiętać, że podczas rejestracji do VAT, to urzędnik ma obowiązek zweryfikować, czy firma pod tym adresem np. odbiera korespondencję.

3. Spółki z o.o. w organizacji.

Czym jest spółka z o.o. w organizacji?

Zanim jednak spółka zostanie oficjalnie wpisana do KRS-u i otrzyma pełną osobowość prawną, może działać jako spółka z o.o. w organizacji. Posiada wtedy tzw. ułomną osobowość prawną, która powstaje w momencie zawarcia umowy spółki.

Oznacza to, że posiada zdolność prawną oraz pełną zdolność do czynności prawnych. Dzięki temu ma ona prawo do m.in.:

• rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej,
• powołania prokurenta,
• środków trwały np. nieruchomości,
• zaciągania zobowiązań, 
• pozywania innych podmiotów oraz sama również może być pozywana.

W jaki sposób może być reprezentowana spółka z o.o. w organizacji?

Posiadając ułomną osobowość prawną, spółka może być reprezentowana przez zarząd lub pełnomocnika powołanego za pomocą uchwały wspólników. 

Niestety w przypadku jednoosobowej spółki z o.o., jedyny wspólnik, który jest w tym samym momencie członkiem zarządu, nie może reprezentować spółki, nawet w formie prokurenta. Może on jedynie podpisać wniosek o rejestrację spółki do KRS i musi czekać, aż spółka uzyska pełną osobowość prawną.

Czy można dokonywać zmiany umowy spółki z o.o. w organizacji?

Tak. Można dokonać zmiany umowy spółki. Wymaga ona uchwały za zgodą wszystkich wspólników, jeśli zmiana nie jest skutkiem powziętej uchwały wspólników, lecz zmiany samej umowy.

Jak wygląda odpowiedzialność spółki z o.o. w organizacji?

Odpowiada cała spółka oraz wszystkie osoby, które działają w jej imieniu, czyli zarząd lub powołani pełnomocnicy. Wspólnicy również odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki do wysokości wkładu zawartego w umowie, nawet jeśli jeszcze go nie wnieśli. W momencie, kiedy spółka z o.o. zostanie już wpisana do KRS-u, to wszystkie zobowiązania i prawa zostają na nią przekazane.

4. Zarząd i wspólnicy spółki z o.o.

Jakie są organy spółki z o.o.?

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wyróżniamy trzy podstawowe organy:

• Zgromadzenie wspólników – stanowi on podstawowy organ spółki i ma on największą władzę. Podejmuje on uchwały, na które muszą wyrazić zgodę wszyscy wspólnicy.
• Zarząd – zgromadzenie wspólników powołuje zarząd spółki z o.o., który pełni rolę wykonawczą w spółce. W jego skład mogą wchodzić zarówno wspólnicy, jak i osoby trzecie. Zarząd może podejmować wszystkie decyzje, które nie zostały zastrzeżone do kompetencji innych organów.
• Rada nadzorcza i komisja rewizyjna – sprawuje ona kontrolę nad działalnością spółki, ale nie może ona nią zarządzać. Spółka nie musi ich powołać, jednak kiedy wysokość kapitału zakładowego przewyższa 500 000 zł i w spółce jest powyżej 25 wspólników, ma obowiązek to zrobić. Rada nadzorcza pełni stały nadzór nad działaniami spółki i w jej skład muszą wchodzić 3 osoby. Zaś komisja rewizyjna działa okresowo, kiedy trzeba np. dokonać oceny sprawozdań, pokrycia strat, czy wniosków zarządu.

Występują jeszcze inne organy takie, jak np.

• Prezes zarządu – nie musi być on powołany. Nie ma on dodatkowych uprawnień. Jest to funkcja wyłącznie reprezentatywna.
• Prokurent lub inne pełnomocnictwa – zgromadzenie wspólników może również powołać osoby, które są upoważnienie do konkretnych czynności prawnych np. reprezentacja spółki przed urzędami.

Jaka jest odpowiedzialność wspólników spółki z o.o.?

Spółka z o.o. odpowiada całym swoim majątkiem. Wspólnicy ponoszą ograniczoną odpowiedzialność do wniesionych wkładów do spółki. Dzięki temu mogą chronić swój majątek prywatny, ponieważ nie odpowiadają bezpośrednio za zobowiązania spółki.

Jednak są od tej reguły pewne wyjątki. W momencie kiedy egzekucja spółki się nie powiedzie, to wszyscy członkowie zarządu solidarnie odpowiadają za jej zobowiązania. Dotyczy to tylko formalnie powołanego zarządu. 

Członek zarządu może uniknąć takiej sytuacji, jeśli np.

• zdążył wszcząć postępowanie układowe, 
• w dobrym momencie złoży wniosek o upadłość.

Wyjątkami są sytuacje kiedy pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz braku wszczęcia postępowania układowego:

• wierzyciel nie poniósł szkody,
• nastąpiło nie z jego winy.

Czy spółka z o.o. musi mieć prezesa zarządu?

Najczęściej jest na niego wyznaczana osoba, która głównie będzie reprezentowała spółkę. Według prawa nie jest ona wymagana i nie posiada ona dodatkowych lub innych uprawnień niż pozostali członkowie zarządu.

Jak dodać wspólnika do istniejącej spółki z o.o.?

W każdym momencie istnienia spółki z o.o. można dodać nowego wspólnika. Można to zrobić na dwa sposoby:

• Spółka może wyemitować nowe udziały – oznacza to, że jeżeli kapitał zakładowy wynosił np. 5000 zł (100 udziałów po 50 zł) i jest 2 wspólników, to aby trzeci wspólnik posiadał 50%, musiałby wpłacić dodatkowe 5000 zł, zwiększając tym samym kapitał zakładowy do 10000 zł. 
• Spółka może sprzedać część swoich udziałów nowemu wspólnikowi – czyli jeśli np. 2 wspólników miało po 50%, a kapitał zakładowy wynosił 5000 zł (100 udziałów po 50 zł), a każdy z nich miałby oddać nowemu trzeciemu wspólnikowi swoje 25% udziałów, to musiałby każdemu z nich zapłacić po 1250 zł.

W obu przypadkach trzeba pamiętać o kwestiach podatkowych.

• Emitując udziały spółka z o.o., musi zapłacić 0,5% podatku od czynności cywilno-prawnych (PCC) od nowo wyemitowanej wartości kapitału zakładowego.
• Sprzedając część swoich udziałów, wspólnicy muszą zapłacić od tej kwoty 19% podatku dochodowego od sprzedaży.

Czy obcokrajowiec może być udziałowcem w spółce z o.o.?

Obcokrajowiec może posiadać udziały w spółce z o.o. lub ją założyć. Najczęściej cały proces odbywa się u notariusza. Podczas spotkania musi być tłumacz, jeśli obcokrajowiec nie zna języka polskiego. Następnie wszystkie dokumenty są wysyłane do KRS.

Cały proces można również zrobić przez portal S24, jednak każdy ze wspólników musi podpisać dokumenty podpisem elektronicznym. Można go nabyć na dwa sposoby, przez:

• Profil zaufany – jest to bezpłatna opcja, jednak aby go założyć, niezbędny jest nr. PESEL. Jeśli obcokrajowiec go nie posiada, może złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL.
• Podpis kwalifikowany – posiada szersze zastosowanie niż profil zaufany i nie trzeba posiadać nr. PESEL. Jednak ta opcja jest odpłatna.

Czy można być udziałowcem w spółce z o. o. na urlopie macierzyńskim?

Można być udziałowcem. Sytuacja może wyglądać nieco inaczej w sytuacji, kiedy chcemy w niej pracować i otrzymywać wynagrodzenie. Wtedy najlepiej, to skonsultować ze swoją kadrową lub księgową, ponieważ w wielu przypadkach można stracić swój zasiłek macierzyński. Nie zmienia to faktu, że podczas urlopu macierzyńskiego bez żadnych problemów można być udziałowcem.

Czy można być udziałowcem w spółce z o. o. na urlopie macierzyńskim?

Można być udziałowcem. Sytuacja może wyglądać nieco inaczej w sytuacji, kiedy chcemy w niej pracować i otrzymywać wynagrodzenie. Wtedy najlepiej, to skonsultować ze swoją kadrową lub księgową, ponieważ w wielu przypadkach można stracić swój zasiłek macierzyński. Nie zmienia to faktu, że podczas urlopu macierzyńskiego bez żadnych problemów można być udziałowcem.

5. Kapitał zakładowy w spółce z o.o.

Ile wynosi minimalny kapitał zakładowy w spółce z o.o.?

Minimalny kapitał zakładowy to 5 000 zł, a minimalna ilość udziałów wynosi 100 po 50 zł. Oczywiście może być on wyższy. Kapitał zakładowy musimy wnieść do spółki w formie gotówki lub za pomocą przelewu. Można to być również wartość intelektualna lub środki trwałe, jednak tutaj sprawa jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ trzeba udać się do notariusza i przygotować dodatkową dokumentację.

Jakie środki trwałe można wnieść jako kapitał zakładowy do spółki z o.o.?

Można je wnieść wyłącznie kiedy zakładamy spółkę tradycyjną metodą, czyli przez notariusza. Do kapitału zakładowego można wnieść:

• Licencje, które posiadamy.
• Pracę, którą już wykonaliśmy i chcemy ją wnieść jako własność intelektualną.
• Pojazd, mieszkanie lub rzeczy takie jak np. komputer.

Czy trzeba wpłacać kapitał zakładowy do spółki z o.o.?

Gdy spółka posiada już konto bankowe, wspólnicy mogą na nie przelać swoją część wkładu. Można również oświadczyć, że pieniądze zostaną wniesione w formie gotówki podczas rejestracji spółki, tylko trzeba upewnić się, że zostaną one zabezpieczone, żeby spółka mogła nimi dysponować.

Czy kapitał zakładowy jest przychodem spółki?

Nie jest. Niezależnie, czy wspólnicy wniosą kapitał zakładowy w formie np. gotówki lub środków trwałych nie jest przychodem spółki, a tym samym nie trzeba odprowadzać od tego podatku dochodowego. Natomiast wspólnicy muszą opłacić podatek od czynności cywilno-prawny PCC, który wynosi 0,5% od wartości kapitału zakładowego.

6. Majątek i zasoby spółki z o.o.

Majątek spółki z o.o.

Majątek spółki z ograniczoną odpowiedzialnością tworzą wszystkie środki trwałe oraz kapitał zakładowy. Dodatkowo można również stworzyć np. kapitał rezerwowy, świadczeń socjalnych czy zapasowy.

Jeśli chodzi o wkłady niepieniężne tzw. aporty, muszą być one zbywalne, możliwe do wyceny oraz przydatne dla spółki. Wśród nich mogą być np.:

• papiery wartościowe,
• majątkowe prawa autorskie,
• majątkowe prawa własności przemysłowej,
• prawo własności,
• prawo użytkowania wieczystego.

Jako majątek nie można uznać:

• prawa wynikającego z umów najmu i dzierżawy,
• prawa wynikającego z umowy leasingu,
• prawa dożywocia,
• użytkowanie (ograniczone prawo rzeczowe).

Czy można wypłacać gotówkę ze spółki z o. o.?

Przedsiębiorcy w JDG mogą bez problemu wypłacać pieniądze ze swojej firmy. Niestety sprawa wygląda nieco inaczej w przypadku spółki z o.o., w której nie można swobodnie zarządzać majątkiem firmy, ponieważ ma ona oddzielną osobowość prawną. Każde użycie gotówki musi być udokumentowane np. w formie faktury, aby księgowa mogła prawidłowo rozliczyć firmę. Z tego powodu nie można wykorzystywać gotówki spółki z o.o. do celów prywatnych, ponieważ muszą tam występować wyłącznie koszty firmowe.

Czy można wynająć spółce z o.o. np. samochód lub część mieszkania?

Tak, można zawrzeć umowę, w której spółka z o.o. wynajmuje od osoby fizycznej jakiś środek trwały. Jednak trzeba pamiętać, że osoba fizyczna musi rozliczyć podatek dochodowy.

Czy w spółce z o.o. można zarabiać i wydawać w różnych branżach?

Tak. Ważne, żeby spółka wybrała odpowiednie kody PKD, jednak nie powinny one ze sobą w żaden sposób kolidować. Różne branże zobowiązują do różnych zobowiązań podatkowych. Z tego powodu warto wcześniej skonsultować tę sprawę indywidualnie ze swoją księgową. 

Czy komornik może zająć konto spółki z o.o.?

Komornik może zająć wynagrodzenie, które spółka wypłaca np. wspólnikowi, ale nie może zająć konta spółki. Spółka z o.o. posiada oddzielną osobowość prawną, a to oznacza, że jest oddzielnym bytem, co odróżnia ją od jednoosobowej działalności gospodarczej.

7. Zyski i wynagrodzenia w spółce z o.o.

Podział zysków w spółce z o.o.

Wniesienie wkładu oraz posiadanie udziałów w spółce jest równoznaczne z nabyciem prawa do zysków w spółce. Wynika on z rocznego sprawozdania finansowego. To zgromadzenie wspólników decyduje jaka część zysku jest przeznaczona do podziału.

Za pomocą uchwały orzeka, czy wypracowany zysk ma być przeznaczony na rozwój organizacji, czy ma zostać przeznaczony na wynagrodzenie wspólników. Jest on dzielony zgodnie z udziałami, chyba że umowa stanowi inaczej.

Jak można wypłacać dywidendę w spółce z o.o.?

Dywidenda, to część zysku spółki, którą mogą otrzymać osoby posiadające akcje w spółce z o.o. Jeśli zdecydujemy się wypłacić dywidendę, to muszą ją otrzymać wszyscy posiadacze akcji i jest on rozdzielony proporcjonalnie do posiadanych udziałów.

Można ją wypłacać w trakcie trwania roku, jeśli została taka informacja zawarta w umowie spółki. Od otrzymanej dywidendy należy zapłacić podatek 19% w zeznaniu za cały rok. Nie liczy się ona do podstawy do opodatkowania. Jeżeli udziałowiec pracuje np. na umowę o pracę, to wypłata dywidendy nie zmieni jego progu podatkowego, ponieważ te dwie rzeczy są od siebie rozdzielone.

Jak udziałowiec może otrzymać wynagrodzenie w spółce z o.o.?

W momencie, kiedy na konto firmy wpływają pieniądze za np. wykonanie jakichś usług, są to pieniądze spółki. Właściciel nie może ich bezpodstawnie wpłacić na swój rachunek prywatny. Możne wypłacić swoje wynagrodzenie na 3 sposoby:

• Zatrudnić się w spółce w formie np. umowy o pracę, zlecenia, o dzieło itp.
• Otrzymać dywidendę w trakcie trwania lub na koniec roku. W tym celu trzeba przygotować odpowiednią uchwałę.
• Odebrać je za pomocą wynagrodzenia funkcyjnego za pracę na rzecz spółki z o.o. lub jej reprezentowania. Nie trzeba w ten sposób płacić ZUS-u, jednak jest ono opodatkowane podatkiem dochodowym w wysokości 19%

8. Podatki w spółce z o.o.

Podatki w spółce z o.o. (CIT i PIT, czyli podwójne opodatkowanie)

Spółka z o.o. jako spółka kapitałowa musi opłacać podatek dochodowy od osób prawnych CIT. Jest on płacony od dochodu, czyli są to przychody pomniejszone o koszty uzyskania przychodu w wysokości 19% lub 9%. Dodatkowo wspólnicy muszą zapłacić podatek PIT od uzyskanej dywidendy.

Podatek CIT w spółce z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest płatnikiem podatku CIT, który wynosi 19%. Możemy jednak płacić niższą stawkę 9% w przypadku kiedy jest to pierwszy rok działalności spółki lub w poprzednich latach osiągnęliśmy mniej niż 2 000 000 000 euro brutto, czyli uzyskaliśmy status tzw. “małego podatnika”.

Czy spółka z o.o. płaci podatek VAT?

Wszystko zależy od czynności, jakie wykonuje spółka z o.o. Niektóre branże są z niego zwolnione, a niektóre muszą go płacić. Jednak jeśli przekroczymy limit 200 000 zł na rok, to musimy się zarejestrować jako podatnik VAT.

Czy spółka z o.o. lub wspólnicy muszą płacić składki ZUS?

Bezpośrednio w spółce z o.o. nie trzeba płacić ZUS-u, jednak wspólnicy bardzo często muszą. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób postanowią wypłacać sobie wynagrodzenie. 

Jeśli robią to za pomocą wynagrodzenia np. na podstawie umowy o pracę, to w tym momencie trzeba normalnie odprowadzić składki na ZUS. 

W przypadku wynagrodzenia funkcyjnego członek zarządu nie musi odprowadzać składek ZUS, jednak musi zapłacić podatek dochodowy w postaci 19%.

Trzeba również pamiętać, że jeśli w spółce jest jeden wspólnik i posiada on 100% udziałów, to spółka jest traktowana jako jednoosobowa działalność gospodarcza i on musi odprowadzać składki ZUS. Dodatkowo w JDG można liczyć na preferencyjne składki ZUS przez określony czas, a w spółce z o. o.  od razu trzeba płacić pełny ZUS.

Warto jednak każdą z tych sytuacji skonsultować z księgową lub kadrową, ponieważ bardzo łatwo w tym temacie popełnić błąd, który może sporo kosztować przedsiębiorcę. Nasi specjaliści chętnie Ci w tym pomogą!

9. Księgowość w spółce z o.o.

Księgowość spółki z o.o.

Prowadząc spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić pełną księgowość oraz składać coroczne sprawozdanie finansowe. Księgowość spółki z o.o. jest znacznie bardziej skomplikowana od jednoosobowej działalności gospodarczej, która może prowadzić ją w uproszczonej formie. Z tego względu warto skorzystać z pomocy odpowiedniego biura rachunkowego.

Kto może prowadzić księgowość w spółce z o.o.?

Księgowość spółki z ograniczoną odpowiedzialnością znacznie różni się od tej, jaką prowadzą osoby na jednoosobowej działalności gospodarczej. Księgowość spółki z o.o. narzuca obowiązek prowadzenia ksiąg, gdzie zapisywane będą wszystkie działania, które wpływają na funkcjonowanie działalności. 

Podmioty gospodarcze mogą próbować prowadzić księgowość spółki z o.o. samodzielnie, jednak najlepiej znaleźć sprawdzone biuro rachunkowe.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w pełnej księgowości spółki to złożony proces. Najważniejszą rolę odgrywa w nim wykaz aktywów i pasywów przedsiębiorstwa. Aktywa to majątek spółki, a pasywa mówią nam o tym, skąd firma pozyskała pieniądze, by zakupić wybrane aktywa. Pełna zgodność obu tych kwot wymagana jest przez prawo. Właśnie dlatego tak ważne jest odpowiednie dokumentowanie i prowadzenie pełnej księgowości, wliczając tu także pełen rejestr operacji finansowych. 

Czym różni się od siebie pełna księgowość od uproszczonej księgowości?

W jednoosobowej działalności gospodarczej mamy obowiązek prowadzić uproszczoną księgowość. Jest to rejestr wszystkich transakcji przychodowych i kosztowych, które najczęściej rozliczają się co miesiąc i odprowadzają od tego podatek. Jest to dość prosty zabieg, dlatego firmy, które mają mało transakcji i prowadzą stosunkowo prostą działalność i rozliczają się sami np. za pomocą internetowych programów.

W spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością należy prowadzić pełną księgowość, która jest o wiele bardziej skomplikowana. Trzeba w nich szczegółowo opisać co się w spółce dzieje. Należy rozliczyć wszystkie środki trwałe, gotówkę, przychody, koszty itp. Można w nich popełnić mnóstwo błędów, ponieważ trzeba mieć obszerną wiedzę. Zwłaszcza że przepisy prawa bardzo dynamicznie się zmieniają i trzeba swoją wiedzę na bieżąco aktualizować. Nasi specjaliści w Altera chętnie Ci w tym pomogą!

Czym różni się rok podatkowy od roku kalendarzowego?

Rok kalendarzowy obowiązuje oczywiście od stycznia do grudnia. W przypadku roku podatkowego często nazywany również rozliczeniowym to rok od momentu, w którym rozpoczęliśmy prowadzić firmę do momentu, w którym trzeba złożyć pierwsze sprawozdanie finansowe.

Jeżeli spółka jest założona w pierwszej połowie roku, czyli przed 1 lipca, to rok podatkowy jest nieco krótszy i kończy się w grudniu. Jednak jeżeli jest ona założona po tym terminie, to rok rozliczeniowy będzie dłuższy i kończy się w następnym roku w grudniu.

Ile kosztują i trwają zmiany danych odnośnie spółki z o.o. w KRS?

Przedsiębiorca raz na jakiś czas musi dokonać zmiany danych spółki. Mogą one dotyczyć np. nazwy spółki, adresu, kodów PKD. Każdą z nich musi zgłosić do KRS-u.

W momencie kiedy spółka została zarejestrowana online, to możemy je aktualizować bezpośrednio w systemie S24, który wysyła je bezpośrednio do KRS. Trwa to najczęściej kilka dni roboczych, jeżeli KRS nie ma żadnych zastrzeżeń lub pytań. Koszty takiej zmiany mieszczą się w granicach 300-350 zł.

Jeżeli spółka została u notariusza, to niestety nie możemy zgłosić zmian przez system S24. Niestety ta opcja trwa dłużej i jest bardziej kosztowana.

Czym jest sprawozdanie finansowe w spółce z o.o.?

Sprawozdanie finansowe, to podsumowanie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Stanowi on wynik finansowy firmy. Dane są przekazywane do KRS-u oraz organów podatkowych. Zawarte w nim informacje mogą być również przydatne dla samej firmy, która je składa. Trzeba go sporządzić raz do roku, a powyższy obowiązek wynika z ustawy o rachunkowości. 

Sprawozdanie finansowe spółki mogą sprawdzić wszystkie zainteresowane osoby, przez portal Ministerstwa Sprawiedliwości. 

Co powinno zawierać sprawozdanie finansowe spółek?

Ważną rolę odgrywają tak zwane warunki formalne, pośród których należy wskazać na:

• pełną nazwę działalności gospodarczej,
• adres,
• wykazanie czasu, jakiego dotyczy sprawozdanie.

Prowadzący księgowość spółki informuje też o tym, czy sprawozdanie dotyczy pojedynczej jednostki, czy na przykład grupy kapitałowej. Sprawozdania finansowe składa się z:

• bilansu;
• rachunku zysków i strat;
• informacji dodatkowej (wprowadzenie oraz dodatkowe informacje i objaśnienia).

Dokumentacja musi zostać podpisana przez osoby odpowiednio do tego umocowane w statucie. Roczne sprawozdanie musi być zatwierdzone nie później niż w trzy miesiące od dnia bilansowego. Sprawozdania finansowe muszą spełniać też szereg przesłanek, wśród których najważniejsze są:

• rzetelność,
• kompletność,
• porównywalność,
• sprawdzalność,
• terminowość,
• ciągłość.

Prowadząc pełną księgowość, musimy też uwzględnić bilans zysków i strat, które nasza działalność wygenerowała w roku obrotowym. To bardzo dużo informacji, które muszą być przygotowane w odpowiedniej formie.

Gdzie i jak złożyć sprawozdanie finansowe spółki z o.o. oraz kto musi je podpisać?

Na ten temat napisaliśmy cały oddzielny artykuł, który znajdziesz TUTAJ.

Kto odpowiada za błędy w księgowości spółek z o.o.?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, odpowiedzialność za księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością spoczywa na zarządzie lub wyznaczonym członku zarządu. Może zostać ona zasądzona z tytułu prowadzenia ksiąg samodzielnie przez kierownika jednostki. Zgodnie z prawem to właśnie on ostatecznie weryfikuje dokumentację.

Do odpowiedzialności może zostać pociągnięty też główny księgowy firmy, jednak tylko wtedy, gdy pracował on w firmie na umowę o pracę. Niewłaściwe prowadzenie ksiąg może też skutkować odpowiedzialnością z Kodeksu karnego skarbowego, co również reguluje Ustawa o rachunkowości.

10. Zamknięcie spółki z o.o.

Czy można zamknąć lub zawiesić spółkę z o.o.?

Spółkę można zwiesić od 1 do 24 miesięcy lub można ją zamknąć:

• Przez system S24 jeżeli ją założyliśmy online. Należy w systemie wypełnić odpowiednie wnioski i wysłać do KRS-u. Cały proces trzeba również omówić ze swoją księgową, ponieważ oni również muszą sporządzić odpowiednią dokumentację, które będzie trzeba dodać w załączniku w systemie S24.
• Przy pomocy notariusza. Cały proces wygląda podobnie, lecz odbywa się bardziej tradycyjną metodą i jest droższy.

Niestety proces zamknięcia spółki jest bardzo długi i czasochłonny, dlatego część przedsiębiorców postanawia np. sprzedać spółkę, jeżeli ma już jakąś historię i jest kilka lat na rynku. Na rynku znajdują się prywatne podmioty, które zajmują się tego typu transakcjami lub można to zrobić samodzielnie, jeżeli znajdziemy kupca. Wycena i warunki są ustalane indywidualnie.