Od kiedy obowiązkowy KSeF? Harmonogram wdrożenia w 2026 roku

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, ma jedno zadanie: ujednolicić obieg faktur tak, aby dokumenty dało się automatycznie przetwarzać w jednym systemie. Brzmi technicznie. W praktyce oznacza to, że w 2026 r. wchodzi w życie obowiązek wystawiania e-faktur w określonych terminach. Najważniejsze daty to 1 lutego 2026 r. oraz 1 kwietnia 2026 r. Dodatkowo przewidziano rozwiązania przejściowe do końca roku, a dla najmniejszych podmiotów wdrożenie zostało odroczone do 1 stycznia 2027 r.

W tym artykule wyjaśniam, czym jest KSeF, jak działa system, co zmienia faktura ustrukturyzowana, kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF i jak czytać harmonogram wdrożenia, żeby nie pomylić etapów. Bez urzędowego bełkotu, za to z konkretnymi datami.

Czym jest KSeF i po co go wprowadzono

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowy system, który ma uporządkować sposób wystawiania i przekazywania dokumentów sprzedażowych. Zamiast wysyłać fakturę jako PDF e-mailem, w modelu KSeF dokument wystawia się w jednej, ustalonej formie i przekazuje do obiegu za pośrednictwem systemu.

Kluczowe jest to, że w tym modelu faktura ma być przygotowana tak, aby dało się ją automatycznie przetworzyć. Stąd pojawia się pojęcie „ustrukturyzować dane”. Chodzi o to, żeby treść dokumentu była zapisana w standardzie, który system rozumie, weryfikuje i potrafi powiązać z właściwym podmiotem. To właśnie dlatego mówi się o rozwiązaniu takim jak faktura ustrukturyzowana.

Jak działa KSeF w codziennym obiegu dokumentów

W praktyce system KSeF działa tak, że dokument jest wystawiany w narzędziu używanym przez firmę, a potem wysyłany do KSeF. Odbiorca nie musi czekać na załącznik, bo może odbierać faktury bezpośrednio z systemu.

Warto to rozumieć tak: liczy się nie tylko samo wystawianie, ale też to, czy dokument faktycznie trafił do systemu i został w nim przyjęty. Dopiero wtedy mamy formalne wystawienie faktury w rozumieniu KSeF.

System od środka. Co się dzieje po wysłaniu dokumentu

Po wysyłce system nadaje dokumentowi identyfikator, czyli numer KSeF. To on pozwala później jednoznacznie odnaleźć dokument w historii i potwierdzić jego status.

Co dzieje się dalej. W skrócie:
– system weryfikuje, czy dokument ma poprawną formę i czy to faktura ustrukturyzowana zgodna z wymaganiami
– przypisuje dokument do właściwego podmiotu, co umożliwia korzystanie z krajowego systemu e-faktur w obiegu
– udostępnia dokument stronie odbierającej, dzięki czemu obieg faktur elektronicznych jest szybszy i bardziej uporządkowany

Ustawy o KSeF. Gdzie leży podstawa prawna

Zmiana nie jest „umowna”. Wynika z przepisów, przede wszystkim z ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych dotyczących korzystania z KSeF. Gdy pojawia się hasło „ustawy o KSeF”, w praktyce chodzi o regulacje, które wprowadzają i opisują zasady stosowania systemu.

Dla firmy istotne jest to, że przepisy wyznaczają zarówno obowiązki, jak i definicje, na przykład czym jest faktura ustrukturyzowana oraz kiedy uznaje się, że nastąpiło wystawienie faktury w KSeF.

Ministerstwo Finansów. Skąd brać pewne informacje

Jeśli chcesz mieć pewność, warto opierać się na komunikatach i materiałach publikowanych przez Ministerstwo Finansów, bo to tam pojawiają się informacje o kierunku zmian, terminach, narzędziach oraz o tym, jak system ma działać w praktyce.

To ważne szczególnie wtedy, gdy pojawiają się aktualizacje i zmiany w podejściu do wdrożenia KSeF, w tym wątki typu KSeF 2.0 oraz wymagania techniczne.

Krajowy system e-faktur. Co obejmuje i jak jest zbudowany

W ujęciu praktycznym krajowy system e-faktur obejmuje proces wystawiania, przesyłania, odbioru i przechowywania faktur w jednej standardowej formie. To rozwiązanie ma uporządkować obieg dokumentów, w tym kwestie przechowywania faktur ustrukturyzowanych w ramach systemu.

Dostęp do systemu można uzyskać przez narzędzia udostępniane przez administrację, w tym bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, a także przez integracje z innymi rozwiązaniami. W kontekście dostępu i autoryzacji pojawia się też temat certyfikatu KSeF, który służy do uwierzytelniania w systemie i w określonych sytuacjach wspiera bezpieczne korzystanie z KSeF.

KSeF będzie obowiązkowy. Co to oznacza w praktyce

To zdanie brzmi groźnie, bo słowo obowiązkowy brzmi jak „od jutra wszystko inaczej”. W praktyce chodzi o to, że w określonych sytuacjach system KSeF staje się obowiązkowym kanałem wystawienia e-faktury, a dokument sprzedaży ma trafić do niego w formie, którą da się automatycznie przetwarzać.

Warto rozdzielić dwie rzeczy:
– samo wystawianie dokumentu w Twoim programie
– oraz przekazanie go za pośrednictwem KSeF, bo dopiero wtedy faktura wchodzi do obiegu w ramach systemu (i jest uznana za wystawioną)

1 lutego 2026. Co rusza jako pierwsze

Pierwszy etap startuje 1 lutego 2026 r. Ten termin jest kluczowy, bo od niego zaczyna się realne wejście w życie obowiązkowego KSeF dla największych podmiotów.

Najczęściej spotkasz opis powiązany z progiem 200 mln oraz pojęciem wartość sprzedaży liczona wraz z kwotą podatku (za wskazany w przepisach rok referencyjny). To sposób określenia, kto wchodzi do obowiązku jako pierwszy.

1 lutego 2026 r. Dlaczego w komunikatach pojawia się ten zapis

W dokumentach i komunikacji urzędowej bardzo często pojawia się zapis 1 lutego 2026 r., bo to forma, która jednoznacznie zamyka temat daty. Bez skrótów, bez domysłów i bez pola do interpretacji.

Jeżeli gdzieś widzisz sformułowanie obowiązkowy od 1 lutego 2026, to znaczy, że od tej daty zaczyna działać wymóg w danym etapie. To ważne, bo w 2026 r. są co najmniej dwa momenty wejścia dla różnych grup.

Obowiązkowy. Jak rozumieć to słowo w kontekście KSeF

W kontekście KSeF słowo obowiązkowy nie oznacza, że każda faktura w każdej sytuacji będzie wyglądała identycznie. Oznacza natomiast, że dla wielu transakcji pojawi się obowiązek korzystania z KSeF jako kanału wystawienia i przekazania dokumentu.

W praktyce dotyczy to takich elementów jak:
– obowiązek wystawiania faktur w określonym modelu, czyli jako faktura ustrukturyzowana
– zasada, że liczy się skuteczne przekazanie dokumentu do systemu i jego przyjęcie, a nie tylko kliknięcie „wystaw”
– konsekwencje operacyjne, bo firma musi umieć wystawiać faktury, odbierać faktury i pracować na statusach dokumentów w systemie

Obowiązkowy KSeF. Dlaczego wejście jest etapowe

Etapowość ma ograniczyć chaos i pozwolić, żeby wdrożenie przebiegało stopniowo. Dlatego po pierwszym terminie pojawia się kolejny.

Drugi etap to 1 kwietnia 2026 r. Dla wielu firm to właśnie ten moment będzie kluczowy, bo wtedy obowiązek obejmie znacznie szerszą grupę.

W tle pojawiają się też rozwiązania dla najmniejszych firm i okres przejściowy. W praktyce przewija się limit 10 tys. zł oraz granica 31 grudnia 2026 r.. To ramy, w których dopuszczono możliwość wystawiania części faktur poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami nie przekroczy wskazanego limitu.

Wdrożenia. Co realnie zmienia się w organizacji pracy

Wdrożenia nie sprowadzają się do zmiany wyglądu faktury. Zmienia się sposób pracy z dokumentem i moment, w którym uznaje się, że nastąpiło wystawienie faktury.

Najczęstsze realne zmiany w firmie wyglądają tak:
– trzeba umieć korzystać z KSeF i przesyłać dokumenty do systemu KSeF
– pojawia się konieczność uporządkowania danych, aby dokument dało się ustrukturyzować i wysłać bez błędów
– rośnie znaczenie identyfikacji dokumentów, bo faktury w KSeF mają swoje numery i statusy
– częściej mówi się o dostępie i autoryzacji, na przykład o rozwiązaniach typu certyfikat KSeF oraz narzędziach takich jak Aplikacja Podatnika KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF. Kogo obejmuje i kiedy

W praktyce najczęstsze pytanie brzmi: kogo dokładnie obejmuje obowiązek korzystania z KSeF i od kiedy. Odpowiedź zależy od etapu, który przewiduje harmonogram, oraz od tego, w jakich sytuacjach powstaje obowiązek wystawiania dokumentu sprzedaży w KSeF.

W 2026 r. kluczowe są dwie daty: 1 lutego 2026 r. oraz 1 kwietnia 2026 r. Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. przewidziano rozwiązania przejściowe, a kolejny ważny moment to 1 stycznia 2027 r., kiedy obowiązek obejmie także najmniejszych podatników, którzy korzystali z ułatwień do końca 2026 r.

Przedsiębiorca. Jakie role pojawiają się przy obsłudze faktur

W obiegu faktur w KSeF pojawiają się różne role. Nawet jeśli w firmie jest jedna osoba „od wszystkiego”, warto rozumieć te funkcje, bo są potrzebne przy uprawnieniach i odpowiedzialności.

Najczęściej w praktyce występują:
– osoba, która ma wystawiać faktury i pilnuje poprawności danych
– osoba, która zatwierdza sprzedaż i kontroluje, czy dokument ma trafić do systemu
– osoba, która odbiera faktury i przekazuje je dalej do rozliczenia
– osoba techniczna, która ustawia integrację z KSeF lub dostęp w Aplikacji Podatnika KSeF

Jeżeli chcesz sprawnie przejść wdrożenie KSeF, najważniejsze jest rozdzielenie, kto odpowiada za wystawienie faktury, a kto za to, żeby dokument faktycznie przeszedł za pośrednictwem KSeF.

KSeF dotyczy także nietypowych sytuacji. Co warto wiedzieć

KSeF dotyczy nie tylko prostego scenariusza „sprzedaż, faktura, wysyłka”. W praktyce pojawiają się też sytuacje graniczne, w których trzeba sprawdzić, czy obowiązek wystawiania faktur w KSeF w ogóle występuje, albo czy nie ma wyłączenia.

Przykłady, które często budzą wątpliwości:
– sprzedaż dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, faktury B2C nie są objęte obowiązkiem, ich wystawianie w KSeF jest dobrowolne
– transakcje podmiotów zwolnionych z VAT, zwolnienie z VAT nie oznacza automatycznie braku obowiązku KSeF, liczą się zasady wdrożenia i ewentualne ułatwienia przejściowe
– sytuacje, gdy jedna strona oczekuje faktury w KSeF, a druga działa jeszcze w mieszanym modelu obiegu, szczególnie w okresie przejściowym
– moment, w którym firma dopiero ma przystąpić do KSeF i ustawia dostęp do systemu oraz uprawnienia

W takich przypadkach najważniejsze jest ustalenie, czy powstaje obowiązek wystawiania faktur w KSeF oraz czy w danym scenariuszu nie działa wyłączenie albo przepis przejściowy.

Krajowa sprzedaż. Gdzie zmiana jest najbardziej odczuwalna

W obszarze, gdzie dominuje sprzedaż krajowa, zmiana jest odczuwalna najszybciej. Wynika to z tego, że obieg dokumentów jest częsty, a faktury w KSeF mają być przekazywane w jednym standardzie.

To wpływa na:
– tempo wystawiania e-faktur
– sposób przekazywania dokumentów kontrahentom
– to, jak szybko druga strona może odbierać faktury i ująć je w rozliczeniach
– konieczność dopilnowania, żeby dokument był poprawnie ustrukturyzowany i nie wrócił z błędem

Korzystać z KSeF. Jakie są możliwe sposoby pracy z systemem

Można korzystać z KSeF na kilka sposobów, zależnie od skali i od tego, jak wygląda wystawianie dokumentów w firmie.

Najczęściej spotkasz:
– pracę w narzędziu udostępnianym przez administrację, czyli w Aplikacji Podatnika KSeF
– pracę przez systemy zewnętrzne i integrację z KSeF, na przykład przez programy księgowe z KSeF
– model mieszany, gdy część dokumentów trafia do KSeF, a część jest wystawiana poza nim w sytuacjach, w których jest to dopuszczalne

W każdym wariancie sedno jest takie samo: gdy faktura ma być w KSeF, dokument musi trafić do systemu, zostać przyjęty i otrzymać numer KSeF, żeby był dostępny w ramach KSeF dla odbiorcy.

Wchodzić w życie etapami. Skąd to rozłożenie terminów

Powód etapowego wejścia jest prosty: obowiązek jest wdrażany stopniowo, żeby największe podmioty zaczęły wcześniej, a reszta dołączyła później. Stąd etap 1 lutego 2026 r. dla podmiotów, u których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła 200 mln zł w 2024 r., oraz etap 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

W praktyce przy najmniejszych podatnikach kluczowe są wątki dotyczące limitu 10 tys. zł miesięcznie i okresu przejściowego do 31 grudnia 2026 r., a następnie pełnego objęcia obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r..

Faktura ustrukturyzowana. Co się zmienia w dokumencie

Największa zmiana w KSeF nie polega na tym, że faktura wygląda inaczej „na papierze”. Chodzi o to, że dokument ma stałą strukturę danych, dzięki czemu da się go automatycznie przetwarzać w systemie. Taka faktura ustrukturyzowana zawiera te same kluczowe informacje co wcześniej, tylko zapisane w formie, którą można jednoznacznie odczytać. Dzięki temu system może zweryfikować spójność danych, przypisać dokument do właściwego podatnika KSeF i udostępnić go odbiorcy w ramach KSeF.

Faktura. Co zostaje po staremu, a co ma nową formę

To, co zostaje, to sens dokumentu. Nadal chodzi o potwierdzenie sprzedaży, dane stron, pozycje, kwoty i terminy. Zmienia się forma zapisu. W KSeF dokument jest częścią ujednoliconego modelu, dlatego przy wielu polach pojawia się wymóg, aby dało się je ustrukturyzować.

W praktyce na fakturze nadal masz m.in.:
– dane sprzedawcy i nabywcy, w tym identyfikację podatkową i dane adresowe
– pozycje towarów lub usług, ilości i ceny
– wartości netto, VAT i brutto, często ujmowane jako wartości wraz z kwotą podatku
– daty i warunki transakcji, które system może jednoznacznie zinterpretować

Wystawienie faktury. Kiedy dokument uznaje się za wystawiony

W modelu obowiązkowego KSeF kluczowe jest to, że wystawienie faktury nie kończy się na kliknięciu „wystaw” w programie. Dokument uznaje się za wystawiony dopiero wtedy, gdy trafi do systemu, zostanie przyjęty i otrzyma numer KSeF.

To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne, bo wpływa na moment ujęcia dokumentu w obiegu i na to, kiedy druga strona może odbierać faktury. Dlatego w komunikacji o wdrożeniu KSeF często podkreśla się, że liczy się skuteczne przekazanie za pośrednictwem KSeF.

Wystawienie faktury w KSeF. Co jest krokiem decydującym

Krokiem decydującym jest wysłanie dokumentu do systemu i jego przyjęcie. Wtedy faktura trafia do obiegu, a system nadaje jej identyfikator, czyli numer KSeF. To sprawia, że faktury do KSeF nie są „kolejnym plikiem”, tylko dokumentami, które można wyszukać i zweryfikować po identyfikatorze.

W praktyce wygląda to tak:
– wystawiasz dokument w swoim narzędziu
– wysyłasz go do systemu KSeF za pośrednictwem krajowego systemu e-faktur
– po przyjęciu pojawia się numer KSeF i dokument staje się dostępny dla odbiorcy

To jest też moment, w którym obowiązek wystawiania faktur w KSeF przestaje być teorią i staje się codziennym sposobem pracy.

KSeF faktury. Jak identyfikować i wyszukiwać dokumenty

Skoro dokumenty są w jednym systemie, łatwiej je jednoznacznie identyfikować. Właśnie po to jest numer KSeF, żeby ograniczyć ryzyko, że w obiegu krąży kilka wersji tego samego dokumentu.

Dla wielu firm ważne jest też to, że faktury w krajowym systemie e-faktur można wyszukiwać po danych transakcji. To przydaje się, gdy masz dużo dokumentów w 2026 r. i chcesz szybko dotrzeć do konkretnej faktury w KSeF.

W praktyce, jeśli wystawianie e-faktur działa w jednym modelu, łatwiej też powiązać faktury z procesami w firmie, niezależnie od tego, czy korzystasz z aplikacji podatnika KSeF, czy z integracji.

e. Co oznacza to w pojęciu e-faktury

Litera e w e-fakturze nie oznacza tylko tego, że dokument jest elektroniczny. Chodzi o to, że ma postać danych, które system potrafi automatycznie przetwarzać. Dlatego faktur elektronicznych w KSeF nie traktuje się jak skanu czy PDF, tylko jak uporządkowany zestaw informacji.

To jest też powód, dla którego KSeF będzie obowiązkowy etapami. Najpierw większe podmioty, potem kolejne grupy od 1 kwietnia 2026 r., a część uproszczeń ma działać do końca 2026 r. Dzięki temu wejście w życie nowych zasad ma być łatwiejsze do przeprowadzenia bez chaosu.

Wdrożenie KSeF. Jak wygląda wejście w nowy model pracy

Wdrożenie KSeF to w praktyce przejście na taki obieg, w którym dokument sprzedaży trafia do systemu i staje się widoczny dla drugiej strony w ramach KSeF. Nie chodzi wyłącznie o to, żeby wystawiać faktury w nowym formacie. Chodzi też o dostęp, uprawnienia, sposób wysyłki i to, jak firma będzie odbierać faktury po wejściu w życie obowiązkowego KSeF.

W tle są też daty z 2025 r., które często przewijają się w wyszukiwaniu. W sierpniu 2025 potwierdzono harmonogram w przepisach, a jesienią 2025 uruchomiono narzędzia przygotowawcze. Od 1 listopada 2025 ruszyły mechanizmy związane z certyfikatami i uprawnieniami, a od początku listopada udostępniono otwarte testy Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Te daty nie są terminami obowiązku fakturowania. To kamienie milowe pod testy, dostęp i przygotowanie do wdrożenia.

Przystąpić do KSeF. Od czego formalnie zacząć

Żeby przystąpić do KSeF, trzeba mieć możliwość zalogowania się do systemu i wykonywania operacji w imieniu podatnika KSeF. Najczęściej start wygląda tak:

– wybór kanału dostępu, na przykład Aplikacji Podatnika KSeF albo rozwiązania zintegrowanego z firmowym systemem
– nadanie uprawnień osobom, które będą wystawiać dokumenty, oraz tym, które będą odbierać faktury
– ustalenie, jak ma wyglądać wystawianie e-faktur w firmie, kto odpowiada za wysyłkę i kto kontroluje, czy faktury do KSeF zostały przyjęte

To moment, w którym warto rozumieć, że obowiązek korzystania z KSeF dotyczy procesu. Dokument musi przejść za pośrednictwem KSeF, zostać przyjęty i dostać numer KSeF, żeby stał się fakturą w systemie.

Certyfikat KSeF. Do czego służy i kiedy jest potrzebny

Certyfikat KSeF jest jedną z metod uwierzytelnienia w systemie, ale w praktyce ma szczególne znaczenie w trybach „na wypadek problemów”, czyli przy wystawianiu faktur w trybach offline i awaryjnych, na przykład w przypadku niedostępności systemu.

Temat certyfikatu wraca, gdy:
– chcesz mieć uporządkowane i bezpieczne uwierzytelnianie działań wykonywanych w imieniu firmy
– planujesz scenariusze na wypadek niedostępności KSeF i chcesz mieć gotowość do pracy w trybach szczególnych
– wdrażasz integrację i zależy Ci, żeby proces wystawiania i odbioru działał stabilnie także w sytuacjach wyjątkowych

Ważne: certyfikat nie jest „gadżetem”, tylko elementem, który wspiera autoryzację i ciągłość pracy z KSeF w określonych scenariuszach.

Ustrukturyzować dane. Co musi się zgadzać, żeby dokument przeszedł

Żeby dokument przeszedł przez system, dane muszą być spójne i zapisane w wymaganej strukturze. To właśnie znaczy ustrukturyzować. Najczęściej problemem nie jest sama faktura ustrukturyzowana, tylko dane źródłowe.

Typowe obszary, które wpływają na to, czy wystawienie faktury w KSeF przebiegnie płynnie:
– dane kontrahentów i ich poprawność
– spójność stawek i kwot, w tym wartości wraz z kwotą podatku
– poprawne powiązanie sprzedaży z właściwą transakcją, szczególnie gdy jest duży wolumen faktur w KSeF

Im lepiej poukładane dane, tym mniej odrzuceń i mniej zamieszania przy wdrożeniach.

KSeF. Najczęstsze nieporozumienia na starcie

Na starcie wiele osób myli to, co jest obowiązkiem, z tym, co jest wygodą.

Najczęstsze nieporozumienia:
– przekonanie, że wystawienie faktury oznacza to samo co wysłanie jej do systemu. W KSeF liczy się przyjęcie i numer KSeF
– założenie, że system działa zawsze w ten sam sposób, bez wyjątków. W praktyce trzeba brać pod uwagę także niedostępność KSeF i tryby szczególne
– mylenie dat. W 2026 r. są dwa kluczowe progi: 1 lutego 2026 r. i 1 kwietnia 2026 r., a do końca 2026 r. funkcjonują przepisy przejściowe dla najmniejszych podmiotów
– traktowanie KSeF jako narzędzia wyłącznie do wysyłki. To też miejsce, z którego można odbierać faktury i weryfikować ich status w systemie

KSeF faktury. Jak przygotować się na obsługę większej liczby dokumentów

Gdy KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla pierwszej grupy, a następnie od 1 kwietnia 2026 r. dla kolejnej, rośnie znaczenie powtarzalnego obiegu dokumentów.

W praktyce pomaga:
– ustalenie, gdzie w firmie przechowuje się informacje o numerze KSeF i jak szybko odnajduje się faktury KSeF po identyfikatorze
– podpięcie programów księgowych z KSeF albo innego narzędzia, jeśli chcesz pracować z KSeF bez konieczności ręcznego przeklejania danych
– zaplanowanie, co robić przy większej skali, zwłaszcza gdy firma wystawia dużo dokumentów i ma rozbudowane procesy sprzedaży
– pilnowanie, jak wygląda obowiązek wystawiania faktur w KSeF i kto odpowiada za kontrolę wysyłki, przyjęcia oraz statusów dokumentów

Kolejne ważne daty w tle to 31 grudnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r., bo domykają okres przejściowy i wpływają na to, jak KSeF zacznie działać w pełnym zakresie.

KSeF od 1. Jak rozumieć etapy i daty w 2026 r

Jeśli w Google wpisujesz „KSeF od 1…”, to zwykle chodzi o dwie rzeczy naraz. Po pierwsze o to, od kiedy obowiązkowy KSeF zaczyna realnie działać w praktyce. Po drugie o to, kogo dotyczy dany etap i jakie są wyjątki w 2026 r.

KSeF od 1 lutego 2026 r. Pierwszy etap i próg 200 mln

1 lutego 2026 r. to start pierwszego etapu. W skrócie obowiązek obejmuje podmioty, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.

Co to oznacza w praktyce:
– dla tej grupy wystawianie e-faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r. przestaje być opcją i staje się zasadą
– dotychczasowy model wystawiania faktur poza systemem będzie możliwy tylko w przypadkach, w których przepisy przewidują wyłączenia albo tryby szczególne
– faktura trafia do drugiej strony za pośrednictwem KSeF, a w systemie pojawia się numer KSeF

1 kwietnia 2026 r. Drugi etap. Kiedy KSeF dotyczy większości

Drugi etap startuje 1 kwietnia 2026 r., dlatego to ta data budzi najwięcej pytań w 2026 r.

Na tym etapie najważniejsze jest zrozumienie jednego mechanizmu:
– obowiązek wystawiania faktur dotyczy nie tylko formy dokumentu. Dotyczy też kanału, czyli tego, że wystawienie faktury ma przejść przez KSeF
– jeśli firma ma działać płynnie, musi umieć korzystać z KSeF zarówno do wysyłki, jak i do tego, żeby odbierać faktury w ramach systemu
– przy niedostępności KSeF zasady obiegu nadal istnieją. Zmienia się tryb działania, dlatego temat niedostępności wraca zawsze przed wejściem w życie kolejnego etapu

Do 31 grudnia 2026 r. Limit 10 000 zł i co zmienia 1 stycznia 2027 r.

W 2026 r. przewidziano mechanizm przejściowy. Do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), ale tylko wtedy, gdy w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT udokumentowanej takimi fakturami nie przekroczy 10 000 zł. To nie jest „wolna amerykanka”, tylko ograniczone ułatwienie na czas przejścia na nowy model.

Po 1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy dla najmniejszych podmiotów objętych tym limitem. Dla nich to właśnie ta data bywa kluczowa, bo wtedy KSeF staje się standardem również w sytuacjach, w których wcześniej działały uproszczenia.

Podsumowanie

Jeśli chcesz zapamiętać jedno zdanie: KSeF stanie się obowiązkowy etapami w 2026 r., a kluczowe momenty to 1 lutego 2026 r. i 1 kwietnia 2026 r. W pierwszym kroku system obejmuje największych, później znacząco szerszą grupę. Jednocześnie do 31 grudnia 2026 r. przewidziano przejściowe uproszczenia dla najmniejszych podmiotów, a od 1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy i model KSeF zaczyna działać bez tego „buforu”.

W praktyce to nie jest tylko zmiana „formatu pliku”. To zmiana sposobu, w jaki dochodzi do wystawienia faktury: liczy się to, że dokument został przyjęty w systemie KSeF, otrzymał numer KSeF i jest dostępny w obiegu. Dlatego warto rozumieć różnicę między samym wystawianiem a przekazaniem faktury za pośrednictwem KSeF, bo na tym najczęściej ludzie się wykładają.

A jeśli chcesz to ogarnąć szybciej i bez chaosu:
Altera.app pomaga poukładać proces fakturowania i obieg dokumentów tak, żeby przejście na KSeF było możliwie proste. Wystawiasz i wysyłasz faktury w jednym miejscu, śledzisz statusy i trzymasz porządek w dokumentach, bez skakania po kilku narzędziach.

‍