KSeF 2.0 już działa. I niezależnie od tego, czy masz na to ochotę, czy wolisz udawać, że to tylko zły sen, faktury i tak chcą przejść na nowy tor.

‍

Dlatego zebraliśmy najczęstsze pytania z webinaru i ułożyliśmy je w czytelne Q&A. Bez urzędniczego bełkotu. Bez „proszę wypełnić formularz w trzech egzemplarzach”. Za to z odpowiedziami, które da się wdrożyć w firmie od razu.

‍

W środku znajdziesz tematy, które wracały najczęściej:

- autoryzacja i uprawnienia w KSeF

- faktury sprzedażowe, korekty i noty

- kontrahenci zagraniczni

- faktury kosztowe i rozliczenia

- terminy, obowiązki, awarie i sytuacje sporne

‍

Jeśli chcesz po prostu robić faktury jak zawsze, tylko bez stresu, ten artykuł jest dla Ciebie.

Autoryzacja, uprawnienia i logowanie do KSeF

Jakie są sposoby autoryzacji do KSeF w Alterze (token, profil zaufany, podpis kwalifikowany) i czy każdy pracownik musi mieć własne uprawnienia?

W Alterze autoryzacja to jednorazowe połączenie po Twojej stronie. Potem integracja działa w tle i nie wymaga od zespołu codziennego logowania do KSeF.

‍

Dostępne są trzy praktyczne ścieżki:

- podpisanie pliku XML podpisem kwalifikowanym

- podpisanie pliku XML Profilem Zaufanym

- token wygenerowany w KSeF (będzie działać tylko najbliższy rok!)

- nadanie Altera uprawnień bezpośrednio w KSeF

‍

Jak sprawdzić czy uprawnienia dla aplikacji są nadane poprawnie?

Poprawnie nadane uprawnienia dla Altera możesz samodzielnie sprawdzić w KSeF.

W zakładce Zarządzaj uprawnieniami zobaczysz:

‍

Czy każdy pracownik musi mieć własne uprawnienia w KSeF?

- Nie, jeśli pracuje tylko w Alterze. Wystarczy, że integrację autoryzuje osoba z właściwymi uprawnieniami (zarządzania uprawnieniami, najczęściej opisywane jako administrator), a dostęp do danych i funkcji ustawiasz po stronie Altery.

- Tak, jeśli pracownik ma sam działać bezpośrednio w KSeF (np. nadawać uprawnienia, generować tokeny, zarządzać certyfikatami). Wtedy potrzebuje uprawnień w KSeF.

Jak uzyskać token do KSeF i skąd go wziąć?

Token generuje się w Aplikacji Podatnika w sekcji tokenów. Tam można:

- wygenerować token

- ustawić zakres uprawnień

- unieważnić token, jeśli trzeba

‍

Ważne:

- tokeny z KSeF 1.0 nie działają w KSeF 2.0. Trzeba wygenerować nowe w KSeF 2.0

- tokeny są rozwiązaniem przejściowym. Docelowo system idzie w stronę certyfikatów

Czy certyfikaty zrobione przed startem KSeF 2.0 nadal działają i czy Altera planuje integrację certyfikatami, jeśli token ma być wygaszany? 

Docelowo KSeF 2.0 przechodzi na model, w którym standardem uwierzytelniania będą certyfikaty KSeF.

‍

Co to oznacza w praktyce:

- tokeny są traktowane jako rozwiązanie przejściowe, dostępne do końca tego roku

- certyfikaty KSeF mają określoną ważność. Warto to wpisać w kalendarz firmowy, żeby nie stracić dostępu „z dnia na dzień”

‍

Jeśli pytanie dotyczy rozwiązań sprzed KSeF 2.0:

- tokeny z KSeF 1.0 nie przechodzą do KSeF 2.0

- uprawnienia i konfiguracje zależą od tego, jak zostały nadane. Najbezpieczniej przyjąć zasadę: jeśli coś było ustawiane „starymi metodami”, to po starcie KSeF 2.0 trzeba to zweryfikować w nowym narzędziu (Aplikacji Podatnika)

Co zrobić, gdy przy autoryzacji pojawia się problem z podpisem XAdES albo KSeF zgłasza błąd z plikiem XML? 

Najczęściej problemem nie jest sam KSeF, tylko format pliku albo sposób podpisania.

‍

Najczęstsze rozwiązania:

- na podpisanie pliku masz tylko 10 minut; o tym nikt nie pisze, ale trzeba się trochę pospieszyć 🙂

podpisuj dokładnie plik XML pobrany do autoryzacji. Nie podmieniaj go na inne formaty

- wgraj plik w formie, którą system akceptuje (XML lub podpis XAdES powiązany z tym XML)

- sprawdź, czy podpisujesz dokument w dobrym kontekście firmy. Jeśli podpis jest powiązany z innym identyfikatorem (np. innym NIP albo PESEL), to wcześniej muszą być nadane właściwe uprawnienia

- jeśli narzędzie do podpisu generuje plik, którego system nie przyjmuje, spróbuj podpisać ten sam XML inną aplikacją do podpisu. Różne narzędzia potrafią generować różne warianty podpisu

Co zrobić, gdy logowanie do KSeF przez profil zaufany wyrzuca błąd?

Profil Zaufany bywa przeciążony lub potrafi się „rozjechać” na przekierowaniach. Wtedy warto działać dwutorowo.

‍

Szybka checklista:

- sprawdź czy podpisywany dokument nie jest już przedawniony - na podpisanie pliku masz tylko 10 minut!

– spróbuj ponownie po kilku minutach

- uruchom tryb incognito albo inną przeglądarkę

- wyczyść cookies dla bramki logowania

- jeśli musisz zrobić to natychmiast, użyj alternatywy: podpis XML albo token

Ile trwa procesowanie zgłoszenia ZAW-FA i czy jest na to jakiś termin po stronie KSeF? 

ZAW-FA nie jest przetwarzane „w KSeF”, tylko po stronie urzędu. Dlatego może się zdarzyć, że zgłoszenie jest już wysłane, ale uprawnienia jeszcze nie zostały wpisane i integracja nie rusza.

‍

Co warto wiedzieć:

- czas procesowania bywa różny w zależności od urzędu

- nie ma jednego, pewnego SLA. Najbezpieczniej nie zostawiać ZAW-FA na ostatnią chwilę

- jeśli zgłoszenie jest składane elektronicznie, trzeba dopilnować prawidłowego podpisu i reprezentacji, bo to częsty powód opóźnień

Faktury sprzedażowe: wystawianie, korekty, noty

Czy można edytować fakturę po wystawieniu, ale przed wysłaniem jej do KSeF?

Tak, ale tylko do momentu, w którym faktura jest jeszcze „robocza” i nie została wysłana do KSeF / wysłana do kontrahenta / pobrana

‍

Jak to wygląda w praktyce:
- Jeśli faktura jest zapisana jako szkic, możesz ją poprawiać jak normalny dokument

- Jeśli faktura jest “Wystawiona”, ale nie wysłana do KSeF, możesz ją edytować tak długo jak nie pobierzesz jej lub nie wyślesz dalej do odbiorcy. W takiej sytuacji stan faktury zmienia się na “Wysłana” i nie pozwalamy na dalszą jej edycję. Jest to związane z faktem, że dane zapisane na fakturze są cyfrowo podpisane w zawartym na niej kodzie QR i dokładnie taka sama informacja musi zostać przesłana do KSeF.
- Jeśli faktura została już wysłana do KSeF, nie da się jej „edytować”. KSeF traktuje ją jako dokument złożony i zarejestrowany

‍

Co zrobić, jeśli po wysłaniu zauważysz błąd:
- nie poprawiasz tej faktury
- robisz korektę albo wystawiasz nową fakturę zgodnie z sytuacją

Czy będzie możliwość wystawienia korekty do faktury i czy korekta też trafi automatycznie do KSeF?

Tak. Korekty są normalną częścią obiegu faktur i w modelu KSeF działają tak samo, jak faktury pierwotne. To znaczy: korekta jest osobnym dokumentem i również trafia do KSeF.

‍

Najważniejsze zasady:

- korekta nie zmienia „wstecz” faktury pierwotnej. Ona ją koryguje jako osobny dokument

- korekta może dotyczyć wartości (ceny, ilości, stawki VAT), danych lub innych elementów, w zależności od powodu korekty

- po wysłaniu korekty do KSeF kontrahent ma ją w tym samym systemie, co fakturę pierwotną

Jak w KSeF 2.0 działa nota korygująca i co realnie da się nią „naprawić”?

Pojęcie “Noty korygującej” przestaje działać w kontekście KSeF. Nadal można przesłać do sprzedawcy informację o małych błędach formalnych ale po jego stronie będzie niezbędne wystawienie Faktury korygującej.

Ważne zmiany:

1. Likwidacja not nabywcy: Nabywca nie może już samodzielnie wystawić noty korygującej, aby poprawić błędy (np. w NIP, nazwie, adresie) na fakturze ustrukturyzowanej.

2. Korekta przez sprzedawcę: Wszelkie poprawki formalne (dane nabywcy) oraz merytoryczne (kwoty, stawki) muszą zostać dokonane przez sprzedawcę poprzez fakturę korygującą.

3. Brak not korygujących w KSeF: Dokument o nazwie „nota korygująca” nie funkcjonuje wewnątrz systemu KSeF jako ustrukturyzowany dokument, którym nabywca może poprawić fakturę sprzedawcy.

4. Procedura: Jeśli na fakturze w KSeF jest błąd, nabywca musi skontaktować się ze sprzedawcą, a ten wystawia fakturę korygującą w KSeF, która automatycznie poprawia dane pierwotne. 

‍

Czy nadal można wystawiać tzw. faktury imienne bez NIP dla osób fizycznych (np. potwierdzenie dla rodzica)?

Tak, nadal możliwe jest wystawianie faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, również bez NIP, gdy to standardowa sprzedaż B2C.

‍

W praktyce:

- dla osoby fizycznej wpisujesz dane imienne, bez NIP

- jeśli klient chce fakturę, to można ją wystawić normalnie

‍

Ważny wyjątek:

- jeśli sprzedaż dotyczy działalności gospodarczej, a nabywca powinien być zidentyfikowany jako firma, wtedy NIP ma znaczenie i brak NIP może oznaczać błąd w dokumentacji

Kontrahenci zagraniczni

Jak wygląda obsługa faktur dla zagranicy: czy muszą przejść przez KSeF i czy nadal wysyła się „wizualizację” mailem?

Jeśli wystawiasz fakturę zgodnie z polskimi przepisami i dana faktura podlega obowiązkowi podatkowemu w Polsce, to wystawiasz ją w KSeF również wtedy, gdy nabywca jest zagraniczny.

‍

Różnica jest w doręczeniu, bo zagraniczny kontrahent zwykle nie odbiera faktury w KSeF. W takich przypadkach strony ustalają sposób przekazania faktury, najczęściej:

- plik PDF jako wizualizacja faktury

- wydruk

- inny uzgodniony sposób przekazania treści faktury

‍

Ważne doprecyzowanie, które oszczędza później dramatu:

- PDF lub wydruk to wizualizacja, a nie „druga faktura”

- faktura jest „w obrocie” wtedy, gdy dostanie numer KSeF

- wizualizację najlepiej wysyłać dopiero po nadaniu numeru KSeF, żeby nie krążyły po świecie wersje „sprzed rejestracji”

‍

Jeśli zagraniczny kontrahent ma polski NIP (bo jest zarejestrowany w Polsce) i ma dostęp do KSeF, to wtedy może działać jak krajowy nabywca i odebrać fakturę w systemie. W praktyce jednak najczęściej i tak kończy się na PDF jako wizualizacji.

Co jeśli klient zagraniczny ma własny system fakturowania: czy trzeba wystawiać równoległą fakturę w KSeF i co, jeśli dokumenty będą się różnić?

Nie warto i zwykle nie powinno się wystawiać „równoległej” drugiej faktury, która udaje fakturę VAT, ma inne numery lub inne dane. W modelu KSeF źródłem prawdy jest faktura ustrukturyzowana w KSeF.

‍

Co robić, jeśli klient potrzebuje czegoś „do swojego systemu”:

- wyślij mu wizualizację PDF faktury z numerem KSeF

- jeśli potrzebuje danych do importu, prześlij mu je jako zestaw informacji (np. w mailu lub pliku), ale jako dane pomocnicze, nie jako „druga faktura”

- wpisz na fakturze pola ułatwiające dopasowanie po jego stronie, np. numer zamówienia, numer kontraktu, reference (żeby mógł sparować dokument z własnym systemem)

‍

Co jeśli dokumenty będą się różnić:

- to jest proszenie się o spór, bo księgowość po jednej stronie widzi jedno, a po drugiej drugie

- najlepsza zasada brzmi: jedna faktura VAT, jeden zestaw danych, spójność 1:1

- jeżeli klient koniecznie chce swój „invoice number”, to niech to będzie jego numer wewnętrzny, a nie numer faktury, który konkuruje z Twoim numerem i numerem KSeF

Faktury kosztowe i rozliczenia w Alterze

Czy faktury kosztowe trzeba nadal dodawać ręcznie, czy będą automatycznie zaciągane z KSeF i gdzie je znaleźć w aplikacji?

Jeśli dostawca wystawi fakturę w KSeF na Twoją firmę, to taka faktura może zostać automatycznie zaciągnięta do Altery po aktywacji integracji. Potem widzisz ją w module Koszty razem z pozostałymi dokumentami.

‍

Ręczne dodawanie dalej ma sens w dwóch sytuacjach:

- gdy dostawca jeszcze nie wystawia w KSeF i wysyła PDF albo papier

- gdy dokument nie jest fakturą z KSeF, ale nadal ma trafić do obiegu i księgowości

‍

W Alterze można to ogarniać w jednym miejscu, a źródło dokumentu rozróżniać po typie lub polach, np. obecności identyfikatora KSeF.

Jak weryfikować faktury kosztowe pobrane z KSeF i jak odrzucić błędną lub „podejrzaną” fakturę: czy sprzedający dostanie komunikat zwrotny?

Najważniejsze: to, że faktura trafiła do KSeF, nie oznacza, że musi zostać zaksięgowana. Najpierw jest weryfikacja po Twojej stronie.

‍

Praktyczna checklista weryfikacji:

- sprawdź sprzedawcę, NIP i zgodność z kontrahentem,

- porównaj kwoty i zakres usługi z zamówieniem lub umową,

- zweryfikuj termin płatności i numer rachunku, jeśli jest widoczny na dokumencie,

- jeśli coś nie gra, oznacz dokument jako do wyjaśnienia i dodaj komentarz dla swojego zespołu.

‍

Odrzucenie w Alterze działa jako decyzja w Twoim obiegu, czyli blokujesz księgowanie lub płatność, dodajesz powód i porządkujesz sprawę wewnętrznie.

‍

Czy sprzedający dostanie automatyczny komunikat zwrotny:

- nie. KSeF nie działa jak skrzynka z potwierdzeniem akceptacji przez nabywcę

- jeśli faktura jest błędna, trzeba skontaktować się ze sprzedawcą i poprosić o korektę, ewentualnie przejść standardową ścieżkę reklamacyjną

Co oznaczają przy fakturach zakupu pola „Podmiot 1”, „Podmiot 2” i „Podmiot 3”, jeśli widać te same faktury?

To rozróżnienie ról w transakcji:

- Podmiot 1 to podmiot, który wystawia fakturę, czyli sprzedawca

- Podmiot 2 to podmiot, na którego wystawiono fakturę, czyli odbiorca lub nabywca

- Podmiot 3 to podmiot płacący, czyli płatnik

‍

W standardowej sytuacjiwypełniane są Podmiot 1 i Podmiot 2.. Podmiot 3 jest potrzebny w scenariuszach typu odbiorca to szkoła, a płatnikiem jest urząd miasta albo inna jednostka.

‍

Jeśli widzisz duplikaty, najczęściej wynika to z tego, że w danych występują dwie strony i system pokazuje je w dwóch ujęciach. Wtedy warto filtrować po roli, czyli po tym, czy patrzysz na dokument jako odbiorca czy jako płatnik.

Kiedy faktura kosztowa z KSeF jest uznawana za zaakceptowaną i trafia do księgowania?

Są tu dwa poziomy:

- Faktura jest dostarczona, gdy pojawia się w KSeF.

- Faktura trafia do księgowania dopiero, gdy zostanie zaakceptowana w Twoim obiegu.

‍

W praktyce działa to tak:

- Dokument wpada do kosztów jako nowy.

- Ktoś w firmie go weryfikuje.

- Dokument dostaje akceptację i status gotowy do księgowania lub płatności

- Dopiero wtedy przekazujesz go do księgowości lub integracji, zależnie od procesu w firmie.

Jak wygląda okres przejściowy, gdy część dostawców wysyła faktury e-mailowo, a część przez KSeF?

W okresie przejściowym naturalnie będą działały dwa strumienie jednocześnie:

- Faktury z KSeF będą wpadały automatycznie.

- Faktury spoza KSeF będziesz dodawać standardowo, czyli przez dodanie nowego kosztu lub przez dedykowaną skrzynkę mailową.

‍

Najprostsza zasada porządku:

- Wszystko, co jest w KSeF, zostawiasz jako źródło KSeF.

- Wszystko, czego nie ma w KSeF, dodajesz do Altery jako dokument z maila lub skanu.

- Księgowość dostaje komplet z jednego miejsca, a Ty masz jeden widok zobowiązań.

Jeśli faktury sprzedażowe wystawiam w zewnętrznym systemie (np. iFirma) i wysyłam do KSeF, czy Altera pobierze je z KSeF do rozliczeń, czy trzeba dodać ręcznie?

Jeśli faktury sprzedażowe trafiają do KSeF, to można je pobierać z KSeF do systemu, który ma aktywną integrację i właściwe uprawnienia. To oznacza, że nie ma sensu przepisywać ich ręcznie tylko po to, żeby mieć je w rozliczeniach.

‍

W praktyce ważne są dwa warunki:

- integracja z KSeF jest aktywna i działa na właściwym kontekście firmy

- w Alterze masz włączony zakres pobierania dokumentów, który obejmuje również faktury sprzedażowe

‍

Jeśli celem jest wyłącznie wystawianie w zewnętrznym systemie, a nie praca na sprzedaży w Alterze, to możesz zostać przy zewnętrznym narzędziu. Jeśli chcesz mieć pełny obraz rozliczeń w jednym miejscu, wtedy pobieranie z KSeF jest naturalnym wyborem.

Jeśli mam własne automatyzacje eksportu faktur do KSeF, to czy Altera potem automatycznie importuje je z KSeF do rozliczeń?

Tak, logika jest taka sama jak wyżej. Jeżeli dokument jest w KSeF, a Altera ma dostęp i pobiera dany typ dokumentów, to może go zaciągnąć do rozliczeń bez ręcznego dodawania.

‍

Najważniejsze jest to, że Altera nie musi być narzędziem, które wysyła fakturę do KSeF, żeby móc ją później pobrać. Kluczowe jest to, żeby faktura była w KSeF i żeby integracja miała prawo ją odczytać.

Terminy i obowiązki (KSeF w praktyce)

Czy wszystkie firmy muszą korzystać z KSeF, od czego to zależy i jak wygląda wejście obowiązku w czasie?

Obowiązek KSeF wchodzi etapami i zależy głównie od tego, kiedy Twoja firma „wpada” w harmonogram.

‍

Jak to wygląda w czasie:

- Od 1 lutego 2026 obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy największych firm, czyli tych, które w 2024 miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT)

- Od 1 kwietnia 2026 obowiązek obejmuje większość pozostałych firm

- Dodatkowo jest okres przejściowy dla najmniejszych, w praktyce chodzi o bardzo małe wartości sprzedaży fakturowanej poza KSeF (poniżej 10 tys. PLN miesięcznie) - takie osoby będą dołączać do KSeF w 2027r.

‍

Ważne doprecyzowanie:

- Nawet jeśli jeszcze nie masz obowiązku wystawiania, możesz już dostawać faktury od kontrahentów, którzy od lutego muszą je wystawiać w KSeF. Czyli odbiór i dostęp do faktur zaczyna mieć znaczenie wcześniej niż „Twoja data startu”.

Czy do 1 kwietnia można nie integrować KSeF z Alterą i działać jak dotychczas?

To zależy, czy Twoją firmę obejmuje obowiązek od 1 lutego.

‍

Jeśli obowiązek dotyczy Cię od 1 lutego:

- Nie. Sprzedaż B2B musi przechodzić przez KSeF, więc trzeba mieć działający proces od startu.

‍

Jeśli obowiązek dotyczy Cię od 1 kwietnia:

- Tak, do 1 kwietnia możesz działać jak dotychczas, ale z jednym „ale”:

- Możesz już w tym czasie dostawać faktury zakupowe w KSeF od dużych dostawców. W praktyce warto mieć dostęp do odbioru dokumentów wcześniej, nawet jeśli jeszcze nie wystawiasz w KSeF.

‍

Najprostsza zasada:

- Brak integracji z Alterą nie blokuje Cię prawnie, bo KSeF można obsłużyć inną drogą

- Integracja z Alterą ma zdjąć z głowy codzienne klikanie i pilnowanie dokumentów, szczególnie po wejściu obowiązku

Czy w KSeF będzie deadline na wystawianie faktur „wstecz”, czyli do poprzedniego miesiąca?

W KSeF dochodzi ważna zmiana w myśleniu o „wstecz”.

‍

Co jest kluczowe:

- W trybie standardowym faktury nie da się „wystawić wstecz” w sensie cofania daty wystawienia. Data wystawienia jest powiązana z momentem wysłania i przyjęcia faktury przez KSeF

- Da się natomiast normalnie dokumentować sprzedaż z poprzedniego miesiąca poprzez datę sprzedaży, na przykład sprzedaż 31.12 i faktura wystawiona 15.01. To nadal jest poprawny scenariusz, jeśli mieścisz się w terminach wynikających z przepisów VAT

‍

Czy jest deadline:

- Tak, ale to nie jest „deadline KSeF na cofanie”, tylko standardowe terminy wystawienia faktury w przepisach, na przykład do 15. dnia następnego miesiąca przy typowych transakcjach

- Dodatkowo są terminy dosyłania faktur, jeśli wystawiasz je w trybach offline lub awaryjnych. Tu obowiązują konkretne okna czasowe, więc nie da się trzymać faktur w szufladzie przez tygodnie i „wrzucić później”.

Co z paragonami z NIP do 450 zł: czy one też trafiają do KSeF?

Paragon z NIP do 450 zł to faktura uproszczona, ale w 2026 działa tu ważne wyłączenie praktyczne.

‍

W skrócie:

- W 2026 paragony z NIP do 450 zł są traktowane jako dokumenty „poza KSeF”, czyli nie ma obowiązku wrzucania ich do KSeF tak jak standardowych faktur ustrukturyzowanych

- Docelowo ten model ma być wygaszany. Po okresie przejściowym podejście ma się zmienić i sprzedaż z kasy będzie musiała zostać uporządkowana w modelu KSeF, zamiast opierać się na fakturach uproszczonych z paragonów

‍

W praktyce w firmie warto ustalić jedną zasadę:

- Albo jedziesz paragonami z NIP do 450 zł tam, gdzie to ma sens

- Albo od razu przechodzisz na wystawianie normalnych faktur w KSeF, żeby nie mieszać dwóch światów

Jak to jest księgowo i przepisowo, gdy data sprzedaży jest np. 31.12, a data wystawienia 15.01: do którego miesiąca to wpada?

To zależy, o jaki „miesiąc” pytasz, bo VAT i księgowość patrzą na to trochę inaczej.

‍

Najprościej:

- Data sprzedaży 31.12 oznacza, że gospodarczo zdarzenie jest grudniowe

- Faktura wystawiona 15.01 jest nadal poprawna, jeśli mieści się w terminach wystawienia faktury

‍

W praktyce rozliczeniowej:

- VAT jest co do zasady związany z momentem dostawy lub wykonania usługi, czyli z 31.12, a nie z datą wystawienia 15.01

- Księgowo przychód sprzedaży zwykle przypisuje się do okresu, w którym nastąpiła sprzedaż, czyli do grudnia; ale oczywiście i na to istnieją wykluczenia i zasady 🙂

- Systemy pokazują to jako kombinację: data sprzedaży grudniowa, data wystawienia styczniowa. To normalne i da się to rozliczyć bez gimnastyki, o ile nie próbujesz „cofać” daty wystawienia po wysłaniu do KSeF

Język i wygląd faktur

Czy w aplikacji faktury można wystawiać po angielsku?

Tak. Najważniejsze jest to, że faktura w KSeF jest dokumentem ustrukturyzowanym, czyli zestawem danych. Te dane mogą zawierać opisy pozycji po angielsku, nazwy usług po angielsku i dodatkowe informacje po angielsku, jeśli tak się umawiasz z kontrahentem.

‍

W praktyce działają trzy poziomy:

- dane wymagane przepisami, czyli pola typu NIP, adres, kwoty, stawki VAT. One są „systemowe” i muszą być wypełnione poprawnie

- opisy handlowe, czyli nazwy usług, opis zakresu, komentarze. To możesz mieć po angielsku

- wizualizacja faktury, czyli PDF lub podgląd. Ten element da się przygotować w wersji angielskiej i wysyłać kontrahentom jako czytelny dokument do obiegu

‍

Najprostsza zasada:

- KSeF pilnuje struktury danych

- język opisów handlowych ustalasz z klientem

Czy KSeF oznacza koniec własnych szablonów i „ładnych faktur” (kolory, elementy graficzne) i czy widać tylko dane?

KSeF nie kończy „ładnych faktur”, ale zmienia to, gdzie jest prawdziwa faktura.

‍

W KSeF faktura jest zapisana jako dane, więc:

- nie ma tam Twojego szablonu graficznego

- nie ma „ładnego PDF-a” jako faktury. Jest struktura i identyfikator faktury

‍

To nie oznacza, że musisz wysyłać klientom surową tabelę.

W praktyce robi się tak:

- faktura jest wystawiona i zarejestrowana w KSeF

- klient dostaje od Ciebie wizualizację, czyli PDF lub podgląd, który może wyglądać jak Twoje dotychczasowe faktury. Może mieć logo, kolory, układ, dodatkowe pola typu numer zamówienia

‍

Czyli w skrócie:

- w KSeF jest „treść faktury” jako dane

- do ludzi nadal możesz wysyłać „ładny widok” tej treści

‍

Ważny nawyk:

- najlepiej wysyłać wizualizację dopiero po nadaniu numeru KSeF, żeby kontrahent miał pewność, że dokument jest już w systemie i ma status faktury.

Pozostałe pytania dotyczące KSeF-u

Co w przypadku awarii KSeF: jeśli faktura nie przejdzie, czy ponowna próba wysyłki jest automatyczna, czy trzeba tego pilnować?

W razie awarii są dwa scenariusze i warto je rozróżnić, bo dają zupełnie inne działania.

‍

Problem po stronie KSeF lub chwilowa niedostępność

- faktura może nie dostać numeru KSeF od razu

- wtedy kluczowe jest to, czy dokument ma status „wysłana” czy „przyjęta”

- dopóki nie ma potwierdzenia przyjęcia i numeru KSeF, faktura formalnie nie jest w KSeF i zwykle nie powinna być rozsyłana dalej w formie wizualizacji

- jeśli w KSeF występuje awaria możemy korzystać z trybów offline i przesłać do kontrahenta fakturę, która będzie zawierać dwa kody QR - jeden odpowiedzialny za dane na fakturze, drugi za potwierdzenie, że na daną chwilę osoba wystawiająca fakturę była do tego autoryzowana w KSeF

‍

Problem po stronie danych faktury

- faktura jest odrzucana, bo ma błąd w strukturze, polach lub walidacji

- wtedy ponowna wysyłka bez poprawy nic nie da. Trzeba poprawić dane i wysłać jeszcze raz

‍

Czy ponowna próba jest automatyczna?

- jeśli mówimy o chwilowej niedostępności, standardem w integracjach jest ponawianie wysyłki lub możliwość ponowienia jednym kliknięciem. Najważniejsze jest, żeby nie robić duplikatów.

- jeśli mówimy o błędzie danych, nie ma sensu automatycznie wysyłać tego samego. Tu potrzebna jest korekta danych i dopiero potem wysyłka.

‍

Najprostsza zasada dla firmy:

- zawsze patrz na status i potwierdzenie przyjęcia. Numer KSeF zamyka temat. Brak numeru oznacza, że trzeba to dopilnować.

Co zrobić, gdy kontrahent nie przyjmie lub nie potwierdzi faktury w KSeF (np. spór), mimo zapisów w umowie o fakturze bez akceptacji? 

KSeF nie działa jak „system akceptacji faktury”. Nie ma tam mechanizmu, w którym kontrahent klika „przyjmuję” albo „nie przyjmuję”, aby faktura była ważna.

‍

W praktyce:

- jeśli faktura została przyjęta do KSeF i ma numer KSeF, to jest wystawiona skutecznie

- spór kontrahenta dotyczy treści transakcji, a nie tego, czy faktura „weszła do KSeF”

‍

Co robić w sporze:

- trzymać się procedury reklamacyjnej i zapisów w umowie

- jeśli spór dotyczy zakresu lub kwoty, rozwiązuje się to korektą albo innym uzgodnionym dokumentem

- jeśli kontrahent twierdzi, że „nie dostał faktury”, to numer KSeF i wizualizacja rozwiązują temat dowodowo

‍

Ważna praktyka:

- wysyłaj kontrahentowi wizualizację z numerem KSeF oraz datą przyjęcia. To ułatwia rozmowy, bo nie ma dyskusji, czy dokument istnieje w KSeF.

Jeśli dostawca wystawi fakturę papierową, bo nie korzysta z KSeF, to co z tym zrobić: czy trzeba ją wysyłać do KSeF i jak ująć w Alterze?

Jeśli dostawca nie wystawił faktury w KSeF, to jako nabywca nie „wrzucasz jej do KSeF” za niego. KSeF jest systemem wystawiania i nadawania numeru fakturze przez wystawcę.

‍

Co robisz w praktyce:

- traktujesz taki dokument jak zwykłą fakturę poza KSeF

- dodajesz go do Altera jako koszt ręcznie, z PDF-a, skanu lub zdjęcia

- w opisie oznaczasz, że to dokument poza KSeF, żeby księgowość nie szukała numeru KSeF

‍

Dzięki temu:

- masz pełny obraz kosztów w jednym miejscu

- nie mieszasz obiegu, bo KSeF i tak nie będzie miał tej faktury, dopóki wystawca jej tam nie wystawi

Czy przy wysyłce faktury do KSeF będzie możliwość dołączenia załącznika?

W KSeF faktura jest zbiorem danych, więc klasyczne „załączniki do faktury” działają inaczej niż w PDF-ach wysyłanych mailem.

‍

W praktyce:

- jeśli chcesz przekazać umowę, protokół odbioru, zestawienie godzin lub inne dokumenty, to nie zakładaj, że kontrahent zobaczy to automatycznie w KSeF

- najczęściej robi się to tak, że załączniki idą osobnym kanałem (mail, link, panel klienta), a na fakturze dodaje się informację typu „Załącznik wysłany mailowo” albo numer protokołu

‍

Jeśli Twoje procesy wymagają pracy na załącznikach, najbezpieczniej przyjąć zasadę:

- faktura w KSeF

- załączniki w Twoim obiegu, podpięte do dokumentu w systemie, w którym zarządzasz kosztami i sprzedażą

Podsumowanie

KSeF 2.0 ma jedną supermoc. Potrafi wywołać chaos w firmie, jeśli nikt nie ogarnia procesu. I potrafi dać spokój, jeśli proces jest poukładany.

‍

Jeśli po lekturze masz w głowie myśl: „Okej, wiem co robić, ale wolę, żeby ktoś mi to poustawiał raz, a dobrze”, to dokładnie po to jest Altera. Ty pracujesz. Altera ogarnia KSeF, statusy, dokumenty i porządek w obiegu.

‍

A jeśli masz nietypowy przypadek, branżę z wyjątkami, zagranicę, dużo korekt albo po prostu chcesz to zrobić bez ryzyka, napisz do nas. Lepiej zadać jedno pytanie wcześniej niż odkręcać pięć faktur za późno.

‍