Sprzedajesz towary lub świadczysz usługi konsumentom w innych krajach UE? Zamiast rejestrować się w każdym państwie członkowskim osobno, możesz rozliczać podatek VAT w prostszy sposób – korzystając z procedury VAT OSS (One Stop Shop). Od 2025 roku system VAT OSS to kluczowe narzędzie, które pozwala polskim przedsiębiorcom na rozliczanie VAT w ramach jednej deklaracji VAT składanej w polskim urzędzie skarbowym.

W tym przewodniku wyjaśniamy, jak działa procedura unijna, kto może z niej korzystać, jakie transakcje obejmuje i jak wygląda obowiązek podatkowy w ramach OSS. Dowiesz się także, jakie korzyści daje rozliczanie VAT w całej UE za pomocą jednej deklaracji oraz jak Altera.app może ułatwić przygotowanie dokumentów, wskazanie właściwych stawek VAT i obsługę sprzedaży zagranicznej.

Jakie transakcje obejmuje system VAT OSS w ramach OSS

Czy VAT OSS dotyczy tylko sprzedaży towarów czy także świadczenia usług na rzecz konsumentów w krajach UE?

System VAT OSS obejmuje nie tylko sprzedaż towarów wysyłanych do innych krajów Unii Europejskiej, ale także świadczenie usług elektronicznych, usług transportowych oraz usług związanych z konsumentami w każdym państwie członkowskim. Dzięki temu podatnik VAT czynny, który sprzedaje towary lub świadczy usługi konsumentom w całej UE, nie musi rejestrować się w każdym kraju UE osobno. W ramach procedury unijnej możliwe jest rozliczanie VAT w jednym państwie członkowskim, co znacząco ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej.

• VAT OSS znajduje zastosowanie w przypadku wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość oraz przy usługach elektronicznych i usługach pomocniczych.
• Polski przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy i sprzedający towary do państwa członkowskiego konsumpcji może rozliczyć podatek VAT w ramach procedury OSS zamiast w danym kraju.
• W przypadku usług na rzecz konsumentów (np. usług transportowych czy usług związanych z turystyką) VAT należy rozliczyć w państwie członkowskim konsumpcji.
• Rozliczeń VAT dokonuje się poprzez jedną deklarację VAT przesłaną do polskiego urzędu skarbowego, co zastępuje obowiązek podatkowy w innych krajach UE.

Rejestracja w systemie VAT OSS – jak przebiega krok po kroku dla polskiego przedsiębiorcy

Czy każdy podatnik VAT ma obowiązek rejestracji w systemie One Stop Shop?

Nie każdy podatnik VAT czynny musi korzystać z procedury OSS – obowiązek rejestracji pojawia się wtedy, gdy sprzedajesz towary lub świadczysz usługi konsumentom w innych krajach UE. Polski przedsiębiorca może przystąpić do systemu VAT OSS dobrowolnie, ale w praktyce to rozwiązanie jest niezbędne dla sprzedawców internetowych prowadzących działalność gospodarczą na terenie całej UE. Dzięki jednej deklaracji VAT składanej w polskim urzędzie skarbowym zamiast w każdym kraju UE osobno, rozliczanie VAT staje się znacznie prostsze.

• Rejestracja odbywa się elektronicznie poprzez e-Urząd Skarbowy i wymaga zgłoszenia do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla procedury unijnej.
• W ramach OSS podatnik VAT czynny składa krajową deklarację VAT oraz osobną deklarację OSS, obejmującą rozliczenia VAT w państwie członkowskim konsumpcji.
• Deklarację VAT w ramach procedury OSS należy złożyć do końca miesiąca następującego po kwartale, w którym dokonano transakcji.
• Po akceptacji zgłoszenia przez organ podatkowy podatnik VAT otrzymuje dostęp do systemu VAT OSS i może rozliczyć podatek VAT bez konieczności rejestracji w innym państwie UE.

Jak rozliczać podatek VAT OSS w praktyce w 2025 roku

W jakiej walucie i w jakim kraju podatku VAT składa się deklaracje VAT w ramach procedury OSS?

Deklaracje VAT w ramach procedury OSS składa się wyłącznie w Polsce – do polskiego urzędu skarbowego – i zawsze w walucie euro. Polski podatnik nie musi więc prowadzić rozliczeń VAT w każdym kraju UE osobno. VAT należy rozliczyć centralnie, a następnie organ podatkowy przekazuje płatności do odpowiedniego państwa członkowskiego konsumpcji.

• Rozliczanie VAT w ramach OSS odbywa się kwartalnie, a deklarację należy złożyć do końca miesiąca następującego po danym kwartale.
• W jednej deklaracji VAT podatnik VAT czynny uwzględnia wszystkie dostawy towarów i świadczenia usług konsumentom w innych krajach UE.
• System VAT OSS obejmuje zarówno sprzedaż towarów na odległość, jak i usługi elektroniczne, usługi transportowe czy usługi związane wykonywane na rzecz konsumentów.
• W przypadku usług i sprzedaży towarów stawki VAT są takie, jak w państwie członkowskim konsumpcji – oznacza to konieczność ich prawidłowego określenia dla każdej transakcji.
• Rozliczyć podatek VAT można w jednej deklaracji zamiast w kilku, co eliminuje obowiązek podatkowy w każdym państwie członkowskim osobno i upraszcza działalność gospodarczą na terytorium UE.

VAT OSS a księgowość dla spółek – co powinien wiedzieć czynny podatnik VAT

Czy system One Stop Shop rzeczywiście ułatwia rozliczać podatek w spółkach?

Tak, ponieważ procedura OSS pozwala rozliczyć podatek VAT w jednej deklaracji zamiast w każdym kraju UE osobno. Dzięki temu podatnik VAT czynny może uprościć prowadzenie działalności gospodarczej w Unii Europejskiej, unikając skomplikowanych procedur VAT w innych krajach UE. W praktyce system VAT OSS daje spółkom większą kontrolę nad rozliczeniami VAT i eliminuje konieczność kontaktu z wieloma organami podatkowymi.

• W ramach OSS deklaracje VAT obejmują całą sprzedaż towarów i świadczenie usług na rzecz konsumentów w całej UE.
• Prawidłowe rozliczanie VAT wymaga jednak bieżącego monitorowania stawek VAT w każdym państwie członkowskim konsumpcji.
• Polski urząd skarbowy nie interesuje podział płatności – to on przekazuje środki do właściwych państw członkowskich, a podatnik VAT ma obowiązek jedynie złożenia jednej deklaracji.
• W przypadku błędów możliwe jest złożenie pierwotnej deklaracji i jej korekty, co daje podatnikom większą elastyczność.
• Spółki korzystające z VAT OSS nie tracą prawa do zwolnienia podmiotowego w Polsce – rozliczeń VAT w ramach OSS dokonuje się niezależnie od krajowej deklaracji VAT.

Altera.app – prostsze rozliczenia podatku VAT OSS w praktyce Stop Shop

Czy aplikacja wspiera podatnika VAT w rozliczaniu procedur VAT OSS One Stop i przygotowaniu deklaracji VAT?

Tak – Altera.app została stworzona po to, by podatnik VAT czynny mógł szybciej i wygodniej rozliczyć podatek VAT w ramach procedury OSS. Dzięki automatyzacji dokumentów i inteligentnemu OCR system sam wykrywa sprzedaż towarów i świadczenie usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE, przypisując im właściwe stawki VAT.

• Aplikacja pozwala tworzyć jedną deklarację VAT, która obejmuje wszystkie dokonane transakcje w ramach OSS – od dostawy towarów po usługi elektroniczne i usługi transportowe.
• Wbudowane mechanizmy raportowania wspierają określenie miejsca rozpoczęcia i zakończenia wysyłki, a także prawidłowe wskazanie państwa członkowskiego konsumpcji.
• Polski podatnik prowadzący sklep internetowy może dzięki Altera.app uniknąć błędów przy rozliczeniach VAT i szybciej obsłużyć płatności zaliczkowe.
• Rozliczanie VAT odbywa się w prostym panelu, a system automatycznie generuje dane do przekazania polskiemu urzędowi skarbowemu – bez konieczności rejestracji w innym państwie UE.
• W przypadku usług związanych lub usług pomocniczych Altera.app ułatwia sprawdzenie, w którym państwie członkowskim powstał obowiązek podatkowy i jakie stawki VAT trzeba zastosować.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o VAT OSS i podatku VAT w krajach UE

Jakie są limity sprzedaży dla procedury OSS?

Limit obejmuje sprzedaż towarów i świadczenie usług na rzecz konsumentów w całej UE o wartości 10 000 euro rocznie. Po jego przekroczeniu polski przedsiębiorca musi rozliczać podatek VAT w ramach procedury unijnej.

Co jeśli polski przedsiębiorca przekroczy próg sprzedaży w ramach OSS?

W takim przypadku VAT należy rozliczyć w państwie członkowskim konsumpcji, stosując stawki VAT właściwe dla danego kraju. Podatnik VAT czynny nie musi jednak rejestrować się w każdym państwie członkowskim, bo wystarczy złożyć jedną deklarację w polskim urzędzie skarbowym.

Czy podatnik VAT może łączyć VAT OSS z innymi systemami rozliczeń?

Tak, możliwe jest korzystanie równolegle z krajową deklaracją VAT i procedurą VAT OSS. W przypadku usług lub dostawy towarów realizowanych na terytorium kraju obowiązek podatkowy pozostaje bez zmian, a w przypadku usług świadczonych konsumentom w innym państwie UE stosuje się rozliczenia OSS.

Jakie są sankcje za błędne deklaracje VAT?

Jeśli dokonano transakcji i błędnie wskazano państwo członkowskie konsumpcji, organ podatkowy może nałożyć kary finansowe. Warto pamiętać, że pierwotną deklarację można skorygować do końca miesiąca następującego po złożeniu deklaracji kwartalnej.

Gdzie składam deklarację w ramach OSS?

Polski podatnik składa deklaracje w e-Urzędzie Skarbowym i przekazuje je do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który rozlicza płatności pomiędzy państwami członkowskimi. Dzięki temu rozliczeń VAT nie trzeba wykonywać w każdym kraju UE osobno.

Podsumowanie – VAT OSS One Stop Shop jako sposób na prostsze rozliczać podatek VAT w krajach UE

Dlaczego warto korzystać z procedury OSS przy sprzedaży zagranicznej?

Dzięki procedurze OSS polski przedsiębiorca nie musi rejestrować się w każdym państwie członkowskim, w którym dokonano transakcji. VAT należy rozliczyć w jednej deklaracji VAT składanej w polskim urzędzie skarbowym, a organ podatkowy sam przekazuje środki do państwa członkowskiego konsumpcji. To ogromne uproszczenie dla sprzedawców internetowych prowadzących działalność gospodarczą w całej UE.

Najważniejsze korzyści systemu VAT OSS:

• rozliczanie VAT w jednej deklaracji zamiast w każdym kraju UE,
• szybkie rozliczenia VAT przy sprzedaży towarów i świadczeniu usług konsumentom,
• brak obowiązku rejestracji w innych krajach UE,
• prostsze zarządzanie obowiązkiem podatkowym w ramach procedury unijnej,
• możliwość rozliczyć podatek VAT w walucie euro, złożonej elektronicznie w e-Urzędzie Skarbowym.

👉 Wypróbuj Altera.app i przekonaj się, że rozliczenia podatku VAT w ramach OSS mogą być proste, szybkie i bez stresu.

‍