Witaj w trzeciej, ostatniej części naszego przewodnika. Jeśli tu jesteś, to znaczy, że wykonałeś już najważniejszą pracę: wiesz, że KSeF to rewolucja w procesach, a nie tylko w technologii, i masz już diagnozę słabych punktów w swojej firmie (jeśli nie, wróć do Artykułu 1 i 2!).

Teraz czas na konkrety. Pokażemy Ci, jak krok po kroku zbudować obieg dokumentów, który jest prosty, bezpieczny i gotowy na automatyzację. To instrukcja dla zaawansowanych – dla tych, którzy chcą raz a dobrze posprzątać w swoich finansach.

Krok 1: Fundament, czyli kto za co odpowiada

Zanim w ogóle pomyślisz o KSeF, musisz zbudować solidny fundament. A fundamentem każdego dobrego procesu są ludzie i jasno określone role.

Najpierw zrób "zdjęcie" obecnego stanu

Weź arkusz roboczy z poprzedniego artykułu i szczerze rozpisz, kto dziś dotyka faktury na każdym etapie. Od odbioru, przez weryfikację, po płatność. To Twoja mapa "jak jest".

Potem nazwij role (nawet w 2-osobowej firmie)

W małej firmie jedna osoba może być i prezesem, i sprzedawcą, i zaopatrzeniowcem. Ale role muszą być nazwane. To one, a nie konkretne osoby, tworzą proces.

Oto 5 kluczowych ról w obiegu faktur:

1. Opiekun Porządku (Process Owner): Jedna osoba, która odpowiada za to, żeby cały proces działał sprawnie i w terminie.
2. Odbierający (Receiver): Osoba, która jako pierwsza widzi faktury i kieruje je dalej.
3. Weryfikator Merytoryczny (Reviewer): Ktoś, kto potwierdza, że towar dojechał, a usługa została wykonana zgodnie z umową.
4. Akceptujący (Approver): Osoba z uprawnieniami do zatwierdzenia faktury do zapłaty (często z określonym limitem kwotowym).
5. Płacący (Payer): Ktoś, kto fizycznie zleca przelew, sprawdzając finalnie rachunek na białej liście.

Na koniec stwórz Mapę Odpowiedzialności

Nie wystarczy nazwać ról. Trzeba ustalić, kto co robi. Użyj prostej zasady:

• Kto Wykonuje? (np. Weryfikator sprawdza fakturę).
• Kto Zatwierdza? (np. Akceptujący zatwierdza ją do płatności).
• Kogo Pytamy o Zdanie? (np. Szefa projektu, czy wszystko się zgadza).
• Kogo Informujemy? (np. Księgową, że faktura jest gotowa do ujęcia w kosztach).

I najważniejsze: ustal konkretne terminy na każdy etap (np. 24h na weryfikację merytoryczną, 48h na akceptację). Koniec z fakturami, które leżą w skrzynce tygodniami.

Krok 2: Żelazne zasady, czyli Twoja firmowa "konstytucja" fakturowa

Gdy masz już role i odpowiedzialności, potrzebujesz kilku nienaruszalnych zasad, które będą chronić Twoje pieniądze.

• Zasada "czterech oczu": To absolutna podstawa. Osoba, która weryfikuje fakturę, nigdy nie może być tą samą osobą, która zatwierdza ją do płatności. To Twój najprostszy system zapobiegania pomyłkom i oszustwom.
• Limity kwotowe: Nie każdy powinien móc akceptować faktury na dowolną kwotę. Ustal progi: do x zł akceptuje kierownik, powyżej dyrektor finansowy. Proste i skuteczne.
• "Poczekalnia" dla podejrzanych faktur: Co robicie, gdy wpada faktura od nieznanego dostawcy lub ze zmienionym numerem konta? Musi istnieć jedna ścieżka: blokada płatności i skierowanie dokumentu do "poczekalni", gdzie Opiekun Porządku podejmuje decyzję co dalej.
• Pełny ślad audytowy: Każda decyzja – weryfikacja, akceptacja, odrzucenie – musi zostawiać cyfrowy ślad. Musisz wiedzieć, kto, kiedy i dlaczego podjął swoją decyzję. To bezcenne podczas każdej kontroli.

Dokładnie tak działa Altera. Budujesz w niej swój proces, przypisujesz role, ustawiasz limity i ścieżki akceptacji. System sam pilnuje Twoich zasad i zapisuje każdy krok, tworząc automatyczny ślad audytowy dla faktury.

Krok 3: Technologia, która spina to w całość

Dopiero teraz, gdy masz poukładany proces i spisane zasady, jesteś gotowy, by wpiąć w to KSeF i mądrą automatyzację. Zobacz, jak to zmienia grę.

Faktury Sprzedaży: Od "wyślij i zapomnij" do pełnej kontroli

• Jak jest dziś: Wystawiasz PDF, wysyłasz mailem i masz nadzieję, że klient odebrał i nie zgubił.
• Jak będzie z KSeF i Alterą: Wystawiasz fakturę w Alterze. System sprawdza ją pod kątem błędów, zanim wyślesz. Po wysłaniu widzisz na żywo jej status: "wysłana", "dostarczona", "odrzucona (z powodem)". Masz 100% pewności, że dokument dotarł do KSEF i jest gotowy do odbioru przez kontrahenta. Za mało? Zawsze możesz przesłać fakturę mailem. Jednym kliknięciem, prosto z aplikacji.

Faktury Zakupowe: Od chaosu w skrzynce do automatu

• Jak jest dziś: Faktura wpada na maila, ktoś ją (może) zauważy, ręcznie przepisuje dane, a potem szuka zainteresowanych.
• Jak będzie z KSeF i Alterą: Faktura wysłana na Twój NIP automatycznie pojawia się w Alterze. System sam odczytuje dane i uruchamia Twoją ścieżkę akceptacji – dokument trafia prosto do właściwego Weryfikatora, a potem do Akceptującego.
  Nowy kontrahent? System oznacza dokument “do weryfikacji”.
  Zmiana numeru konta bankowego? Tak samo.

Bezpieczne płatności: Od "przelewu z rozpędu" do spokoju ducha

• Jak jest dziś: Ktoś zleca przelew, czasem sprawdzając białą listę.
• Jak będzie z Alterą: Zatwierdzone faktury wpadają do "paczek przelewów". Przed eksportem do banku, Altera pozwala jedną akcją zweryfikować każdy z rachunków na białej liście. Zero ryzyka, pełna kontrola.

Podsumowanie: Przestań gasić pożary, zacznij budować system

KSeF to idealny pretekst, żeby wreszcie zrobić porządek w firmowych finansach. Pamiętaj o złotej zasadzie: najpierw poukładaj procesy, potem ubierz je w technologię.

Wykonanie pracy opisanej w tej serii artykułów to inwestycja, która zwróci Ci się wielokrotnie – w zaoszczędzonym czasie, unikniętych błędach i spokoju, że Twoje finanse są pod kontrolą.

A Altera jest stworzona dokładnie po to, by być technologicznym ramieniem dla Twojego nowego, uporządkowanego procesu.

Jesteś gotów, by zacząć budować swój system? Porozmawiajmy o tym, jak Altera może Ci w tym pomóc.

‍