no-script

Nowe zasady dotyczące pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia 2023. Pomimo wzrostu liczby pracowników w Polsce pracujących z domu, wcześniej nie istniały jasne regulacje w Kodeksie pracy. Sprawdź, co się zmieniło i co powinienieś wiedzieć jeśli pracujesz lub zamierzasz pracować z home office!

1. Definicja pracy zdalnej

Wraz ze wspomnianymi zmianami w Kodeksie pracy, wprowadzono definicję pracy zdalnej. Wg najnowszych przepisów, opisywana jest ona jako wykonywanie zajęcia całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Zgodnie z wytycznymi ustawodawcy, szczególnie ważnym elementem definicji pracy zdalnej jest ustalenie miejsca wykonywania pracy między pracownikiem a pracodawcą. Innymi słowy, jeśli pracodawca wskazuje takie miejsce pracy, to nie jest to praca zdalna, nawet jeśli pracownik wykonuje swoje obowiązki poza biurem.

 

Masz pytania Skorzystaj z pomocy naszych ekspertów!

2. Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej

Nowe przepisy przewidują kilka możliwości ustalenia pracy zdalnej między pracodawcą a pracownikiem. Może ono nastąpić:

  • przy zawieraniu umowę o pracę lub
  • w trakcie okresu zatrudnienia.

Jeśli następuje ono na etapie zawierania umowy – miejsce wykonywania pracy musi być wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej następujące w trakcie okresu zatrudnienia może nastąpić zarówno z inicjatywy pracodawcy jak i na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

Zgodnie z ustawą takie uzgodnienie powinno obejmować:

  • fakt pracy zdalnej,
  • ustalenie, czy będzie ona całkowita, czy częściowa,
  • miejsce świadczenia pracy,
  • inne istotne elementy pracy zdalnej, o ile nie są sprzeczne z obowiązującym prawem.
Masz pytania Skorzystaj z pomocy naszych ekspertów!

3. Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej w dwóch przypadkach:

  • obowiązywania stanu nadzwyczajnego i stanu zagrożenia epidemicznego (oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu),
  • w wyniku działania siły wyższej, kiedy nie może on zapewnić pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika.

Wcześniej jednak pracodawca musi uzyskać od pracownika bezpośrednio złożone zaświadczenie, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Kwota wolna od podatku i kwota zmniejszająca podatek od 1 lipca 2022 r.

4. Praca zdalna na wniosek pracownika

Zgodnie z najnowszymi przepisami, pracownik ma prawo sam zawnioskować o wykonywanie pracy zdalnie. Dokument nie jest ten jednak wiążący dla pracodawcy, który ostatecznie może odmówić nam zgody na tzw. home office.

Pracodawca jest zobowiązany go jednak uwzględnić (gdy rodzaj i organizacja pracy na to pozwala):

  1. kobietom w ciąży,
  2. rodzicom:
    • wychowującym dziecko do ukończenie przez nie 4. roku życia;
    • dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
    • dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
    • dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,

    3. osobom sprawujących opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

    W przypadku, gdy występują powyższe okoliczności, a mimo to pracodawca odrzucił wniosek, jest on zobowiązany do podania przyczyny odmowy na piśmie w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku przez pracownika.

Masz pytania Skorzystaj z pomocy naszych ekspertów!

5. Zasady pracy zdalnej

Regulacje dotyczące wykonywania pracy zdalnej powinny być jasno określone w:

  • porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową;
  • regulaminie – jeżeli w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (konieczne są tu konsultacje z przedstawicielami pracowników).

Ustawodawca informuje, że w regulaminie powinny być zawarte informacje takie, jak:
1. grupa lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
2. zasady:

  • pokrywania przez pracodawcę kosztów;
  • ustalania ekwiwalentu pieniężnego;
  • porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  • kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  • kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  • instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

6. Zaprzestanie pracy zdalnej

W przypadku pracy zdalnej, każda ze stron, czyli pracodawca lub pracownik, może złożyć wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy na odległość. Po złożeniu wniosku ustalają oni wspólnie termin, od którego powrócą do poprzednich warunków realizowania pracy. Termin ten nie może przekroczyć 30 dni od otrzymania wniosku. Jeśli nie zostanie osiągnięte porozumienie, to od dnia następującego po upływie 30 dni od otrzymania wniosku warunki wykonywania pracy są przywracane.

Warto jednak zaznaczyć, że ta procedura nie dotyczy pracowników, którzy z własnej inicjatywy zdecydowali się na pracę zdalną, a ich decyzja była wiążąca dla pracodawcy. Przykładowo, w przypadku rodziców dzieci do lat 4, którzy zdecydowali się pracować zdalnie ze względu na opiekę nad dzieckiem, możliwe jest zaprzestanie pracy zdalnej tylko w przypadku, gdy dalsze wykonywanie pracy jest niemożliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy.

Masz pytania Skorzystaj z pomocy naszych ekspertów!

7. Obowiązki i prawa pracodawcy dot. pracy zdalnej

Przedsiębiorca, który wprowadza pracę zdalną w swojej firmie, musi spełnić dodatkowe wymagania. Zgodnie z artykułem 67 24 § 1 kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek:

  • zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
  • zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty z tym związane, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
  • pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w dokumentach związanych z praca zdalną,
  • zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
  • określić procedury ochrony danych osobowych.


    Co ważne, zgodnie z art. 6725 kp zwrot kosztów związanych z pracą zdalną nie stanowi przychodu, czyli jest on nieopodatkowany i nieoskładkowany.

     

    Warto również wiedzieć, że ustawodawca daje pracodawcy prawo sprawdzić, czy pracownik pracuje w wyznaczonym miejscu i czasie. Kontrola ta może obejmować kwestie przestrzegania przepisów BHP, ochrony prywatności i trzeźwości pracownika.

8. Okazjonalna praca zdalna

Nowe zasady wprowadzają termin „okazjonalnej pracy zdalnej” w wymiarze do 24 dni w ciągu roku kalendarzowego. Z wnioskiem o taką formę pracy może wystąpić jedynie pracownik, składając o nią wniosek w formie papierowej lub elektronicznej.

Okazjonalna praca zdalna wyłącza m.in.:

  • obowiązek regulowania zasad jej wykonywania w przepisach wewnątrzzakładowych,
  • przekazania dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia,
  • pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej,
  • zapewnienia materiałów i narzędzi.



    Pracodawca nadal będzie miał prawo do kontroli wykonywanej pracy zdalnej, jednak musi wcześniej porozumieć się z pracownikiem w sprawie zasad przeprowadzania takiej kontroli. Okazjonalna praca zdalna ma na celu zwiększenie elastyczności pracy oraz umożliwienie jej doraźnego wykorzystania.

Pobierz bezpłatnego e-booka!

Dobierz najlepszą formę prawną dla swojej firmy!

Sprawdź nasze inne artykuły