KSeF obowiązkowy. Sprawdź, kogo dotyczy Krajowy System e-Faktur i kto musi korzystać z KSeF 2.0

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, zmienia jedną kluczową rzecz: faktura przestaje być tylko plikiem, a zaczyna działać jako dokument w systemie. W 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe etapami. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie podmioty, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł wraz z VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie większość pozostałych. Najmniejsi mogą korzystać z uproszczenia do 31 grudnia 2026 r., jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na fakturach wystawianych poza KSeF nie przekroczy 10 000 zł. Dla tej grupy obowiązek w pełnym zakresie zacznie się od 1 stycznia 2027 r.

W tym artykule wyjaśniam, czym jest KSeF, kogo dotyczy obowiązkowy KSeF i jak sprawdzić, od którego terminu dotyczy to Twojego przypadku. Bez lania wody, bez straszenia. Same zasady, które wpływają na to, czy musisz wystawiać faktury w KSeF, czy wciąż możesz wystawiać faktury poza KSeF w ramach uproszczenia do końca 2026 r.

Czym jest KSeF. Krajowy System e-Faktur w skrócie

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma do obsługi e-fakturowania. Najprościej mówiąc, KSeF to system, w którym faktura nie jest już tylko plikiem PDF wysłanym mailem. Staje się dokumentem w standardzie, który działa w ramach systemu KSeF i ma jednoznaczną identyfikację.

W 2025 roku KSeF był jeszcze rozwiązaniem, z którego część firm korzystało dobrowolnie. W kolejnych etapach korzystać z KSeF będzie trzeba wtedy, gdy obejmie Cię obowiązek. Wtedy kluczowe staje się to, że dokument istnieje w platformie, a nie tylko to, że został wygenerowany w Twoim programie.

Faktura ustrukturyzowana w KSeF. Co oznacza dla obiegu dokumentów

W KSeF podstawą jest faktura ustrukturyzowana, czyli dokument zapisany w formacie danych, który system potrafi automatycznie zweryfikować. Taka faktura wystawiona w modelu KSeF funkcjonuje jako e-faktura w KSeF, a więc dokument z określoną strukturą i ścieżką przetwarzania.

Co to zmienia w praktyce obiegu dokumentów:

– faktury w KSeF pojawiają się w platformie dopiero po poprawnym przesłaniu do KSeF
– momentem kluczowym jest przyjęcie dokumentu przez system, bo wtedy KSeF nadaje mu identyfikator
– po przyjęciu dokument dostaje numer KSeF, czyli unikalny identyfikator, często opisywany jako numer KSeF faktury
– dzięki temu KSeF rozpoznaje faktury jednoznacznie, a dokument faktycznie istnieje w KSeF i może być pobierany jako faktura z KSeF

Dostęp do KSeF. Jak działa nadawanie uprawnień

System rozróżnia role i pozwala nadawać prawa do wystawiania, odbierania i zarządzania dokumentami. W praktyce oznacza to, że jedna osoba może wystawiać dokumenty, a inna tylko je przeglądać lub zarządzać dostępami.

Do obsługi można używać narzędzi udostępnianych przez platformę, na przykład Aplikacji Podatnika KSeF oraz narzędzi mobilnych, takich jak aplikacja mobilna KSeF. W każdym przypadku liczy się to, kto ma uprawnienia i jak są one przypisane do organizacji oraz użytkowników.

System KSeF. Co dzieje się po wysyłce dokumentu

Gdy dokument zostaje wysłany do systemu, wystawienie w KSeF można traktować jako proces z jasnym krokiem końcowym: przyjęciem przez platformę. Po przesłaniu do KSeF dokument jest walidowany, a następnie otrzymuje identyfikator, czyli numer KSeF. Dopiero wtedy można powiedzieć, że dokument jest w obiegu platformy.

Od strony technicznej wiele firm realizuje to przez rozwiązania zintegrowane z KSeF. Taka integracja z KSeF opiera się o API KSeF i działa w ramach infrastruktury, w tym środowiska produkcyjnego KSeF. Dzięki temu dokument może zostać wysłany bez ręcznego logowania, jako dokument wystawiony przy użyciu KSeF w systemie księgowym lub fakturowym.

Warto też pamiętać, że platforma przewiduje tryby działania na wypadek awarii KSeF, ponieważ wtedy zmienia się sposób obiegu dokumentu. Z perspektywy użytkownika najważniejsze pozostaje to, że faktura jest rozpoznawalna w systemie po numerze KSeF i może być później odtworzona jako faktura z KSeF.

KSeF – kogo obejmuje i kogo dotyczy obowiązek

Jeśli pytasz „KSeF – kogo”, to odpowiedź jest prosta: obowiązek dotyczy podatników, którzy w ramach działalności wystawiają faktury zgodnie z przepisami o VAT. Nie chodzi o sam program do fakturowania, tylko o to, że dokument ma trafić do platformy jako faktura ustrukturyzowana w KSeF, czyli e-faktura obsługiwana przez Krajowy System e-Faktur.

W praktyce kluczowe są dwa elementy: kto jest objęty regulacją oraz od kiedy w danym przypadku zaczyna działać obowiązek korzystania z KSeF.

Kogo KSeF obejmuje w pierwszej kolejności.

Obowiązkowy KSeF wchodzi etapami, więc na starcie obejmie wybrane grupy wcześniej, a pozostałych później. Najważniejsze daty to 1 lutego 2026 oraz 1 kwietnia 2026.

Najprostsze ujęcie wygląda tak:

– 1 lutego 2026 r. To moment, od którego obowiązek obejmuje podatników, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł wraz z VAT
– 1 kwietnia 2026 r. To rozszerzenie obowiązku na większość pozostałych podatników
– do 31 grudnia 2026 r. Dla najmniejszych przewidziano uproszczenie. Jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na fakturach wystawianych poza KSeF nie przekroczy 10 000 zł, mogą oni korzystać z tego uproszczenia do końca 2026 r
– od 1 stycznia 2027 r. Dla tej grupy obowiązek zacznie działać w pełnym zakresie

Przedsiębiorca i obowiązek wystawiania faktur. Kiedy trzeba korzystać z KSeF

Jeżeli prowadzisz działalność jako przedsiębiorca i masz sytuacje, w których musisz dokumentować sprzedaż fakturową, to temat KSeF dotyczy Cię wprost. W KSeF kluczowe jest to, że dokument ma zostać przyjęty przez system jako faktura ustrukturyzowana. Dopiero wtedy faktura dostaje identyfikator, czyli numer KSeF, a sam dokument staje się widoczny w platformie.

W praktyce „musisz korzystać z KSeF” oznacza jedno: jeżeli powstaje u Ciebie obowiązek wystawienia faktury, to w ramach nowych zasad pojawia się też obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Czyli nie tylko wystawiasz dokument, ale wystawiasz go w taki sposób, aby trafił do systemu i został przyjęty. To właśnie jest sedno nowego modelu.

Warto pamiętać, że obowiązek dotyczy również podatników zwolnionych z VAT. Zwolnienie z VAT nie oznacza braku fakturowania. Oznacza tylko inny sposób rozliczania podatku. Jeśli w Twojej działalności pojawiają się faktury, to w pewnym momencie zasady KSeF również będą miały zastosowanie.

Kogo nie dotyczy. Kiedy stosowania KSeF nie ma

KSeF nie dotyczy tych, którzy nie mają obowiązków fakturowych w rozumieniu przepisów o VAT. Jeśli w Twojej działalności nie powstaje obowiązek wystawiania faktur, to nie pojawia się też obowiązek korzystania z KSeF.

Są też sytuacje szczególne, w których przepisy przewidują możliwość wystawienia faktury poza KSeF, na przykład w okresie przejściowym dla najmniejszych do końca 2026 r, a także w scenariuszach technicznych, takich jak awaria KSeF. To jednak nie znosi kierunku zmian. Reguluje jedynie przypadki, w których nie da się działać w standardowym trybie albo ustawodawca przewidział czas na przejście.

Co oznacza data 1 lutego 2026 r

Data 1 lutego 2026 r. to pierwszy moment, w którym obowiązkowy KSeF zaczyna działać etapami. W skrócie: od tego dnia część podmiotów nie będzie już mogła traktować e-fakturowania jako opcji. KSeF od 1 lutego 2026 r. staje się dla nich standardem, a dokumenty sprzedażowe będą musiały przejść przez Krajowy System e-Faktur.

1 lutego 2026. Dla kogo startuje obowiązek korzystania z KSeF

1 lutego 2026 r. dotyczy pierwszej grupy objętej wdrożeniem. To etap dla największych, wskazanych progiem sprzedaży za 2024 rok. Jeśli Twoja sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł wraz z VAT, to właśnie wtedy zaczyna się obowiązek korzystania z KSeF.

Co warto rozumieć praktycznie:

– to nie jest data „od kiedy warto”. To data, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla pierwszej grupy
– jeśli jesteś w tej grupie, musisz wystawiać faktury w KSeF i wysyłać je do systemu tak, aby zostały przyjęte i otrzymały numer KSeF
– wątpliwości rozstrzyga to, czy spełniasz warunek pierwszego etapu. Można to sprawdzić w danych sprzedażowych za 2024 rok, bo to one decydują o starcie

Jeśli nie łapiesz się na pierwszy etap, nie oznacza to spokoju na długo. Kolejna ważna data to 1 kwietnia 2026 r.

KSeF będzie obowiązkowy. Co zmienia się dla e-fakturowania

Gdy obowiązek KSeF zaczyna działać, zmienia się jedna kluczowa rzecz: nie liczy się samo wygenerowanie dokumentu w programie. Liczy się to, że dokument przeszedł przez system. W praktyce fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną dopiero po przesłaniu do KSeF i przyjęciu jej przez platformę.

Co to oznacza w codziennym działaniu:

– musisz wystawiać faktury jako faktury ustrukturyzowane, czyli faktury ustrukturyzowane w KSeF
– możesz wystawiać dokument w KSeF albo w systemie zintegrowanym, ale tak, aby doszło do przesłania i przyjęcia w KSeF
– po przyjęciu dokument dostaje identyfikator, czyli numer KSeF. To ten numer potwierdza, że faktura jest w systemie
– w praktyce faktura „żyje” w platformie. To są faktury w KSeF, które można pobrać, a nie tylko plik z maila

Warto też odróżnić dwie rzeczy: obowiązek wystawienia dokumentu oraz obowiązek wystawienia go w odpowiednim kanale. Dla wielu firm różnica między „wystawiłem w programie” a „system przyjął i nadał numer” będzie największą zmianą.

Wdrożenie KSeF i obsługi KSeF. Zakres i wymagania

Wdrożenie KSeF nie oznacza jednego, sztywnego narzędzia. Można działać na rozwiązaniach udostępnianych przez państwo albo na systemach komercyjnych, które są przygotowane do wysyłki faktur do KSeF.

W praktyce są trzy obszary, które muszą zadziałać:

– dostęp i uprawnienia. Żeby wystawiać dokumenty, potrzebny jest dostęp do KSeF dla odpowiednich osób i ról
– kanał wysyłki. Dokument musi trafić do platformy jako faktura do KSeF, czyli w standardzie umożliwiającym przyjęcie w systemie i nadanie numeru
– integracja. Jeśli korzystasz z systemu zewnętrznego, ważne jest, czy jest zintegrowany z KSeF. Taka integracja z KSeF często opiera się o API i działa w środowisku produkcyjnym

Ważne jest też to, że obowiązek dotyczy działania w standardowym trybie, ale przepisy przewidują scenariusze wyjątkowe, na przykład przy awarii KSeF. Wtedy reguły obiegu mogą się zmieniać, jednak nie znosi to zasady, że docelowo faktura ma trafić do systemu.

1 kwietnia 2026.  KSeF od 1 etapu do pełnego zakresu

Data 1 kwietnia 2026 r. to moment, w którym obowiązek e-fakturowania w KSeF zostaje rozszerzony na znacznie szerszą grupę podmiotów. Jeśli wcześniej pojawiało się pytanie „kogo KSeF obejmie”, to właśnie od tego terminu odpowiedź staje się dużo bardziej uniwersalna. W praktyce KSeF od 1 kwietnia 2026 r. przechodzi z modelu „najwięksi jako pierwsi” do modelu powszechnego, a dla wielu firm oznacza to realny start działania w systemie.

W komunikacji często przewija się określenie KSeF 2.0, które ma podkreślać nowy etap funkcjonowania platformy, rozwój rozwiązań technicznych i szerszy zakres stosowania. Niezależnie od nazewnictwa, dla użytkownika najważniejsze jest to, że od tej daty rośnie grupa podmiotów, które będą musiały korzystać z KSeF i dla których korzystanie z KSeF stanie się codziennym standardem.

KSeF. Co zmienia się po rozszerzeniu obowiązku

Po rozszerzeniu obowiązku zmiana jest prosta, ale odczuwalna: fakturowanie w większej liczbie firm przechodzi do jednego kanału, czyli do platformy. Oznacza to, że dokumenty sprzedażowe w coraz większym stopniu będą funkcjonowały jako faktury w KSeF, a nie jako pliki przesyłane między stronami.

W praktyce:

– rośnie zakres, dla którego obowiązek korzystania z KSeF dotyczy podatników wystawiających dokumenty sprzedażowe
– dokumenty w obiegu częściej będą widoczne w systemie jako faktury w KSeF, a nie tylko jako załączniki w mailach
– coraz częściej spotkasz sytuację, że kontrahent oczekuje dokumentu „z systemu”, czyli faktury z KSeF, bo to ułatwia odbiór i archiwizację

W tym etapie jeszcze wyraźniej widać, że KSeF nie jest jedynie nowym formatem pliku. To zmiana sposobu działania. Dokument nie istnieje „obok systemu”. Ma trafić do platformy, zostać przetworzony i oznaczony numerem.

Zakres drugiego etapu. Co obejmuje nowe wdrożenie w praktyce

Drugi etap oznacza rozszerzenie obowiązku na tych, którzy nie weszli wcześniej w pierwszej fali. Dla wielu firm to właśnie będzie moment, gdy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie ich sprzedaż.

Co to oznacza od strony obowiązków:

– jeśli powstaje u Ciebie obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturą, to od tego etapu pojawia się wymóg, żeby wystawiać ją jako fakturę ustrukturyzowaną w KSeF
– w praktyce będzie trzeba wystawiać faktury w KSeF albo korzystać z narzędzi, które umożliwiają przesyłanie faktur do KSeF
– dokumenty będą musiały trafić do systemu, aby otrzymały identyfikator i były uznane za wystawione prawidłowo
– jeżeli wystawiasz dokumenty sprzedażowe, wchodzi w grę obowiązek wystawiania faktur w KSeF, czyli model, w którym dokument ma być ustrukturyzowany i przyjęty przez platformę

Dla wielu osób kluczowe będzie też rozróżnienie między standardowym obiegiem a wyjątkami. W określonych sytuacjach mogą pojawić się faktury poza KSeF. Takie przypadki wynikają z okresu przejściowego dla najmniejszych do 31 grudnia 2026 r. lub scenariuszy technicznych, na przykład awarii KSeF, a nie z tego, że obowiązek znika.

Różnice między etapami. Co zostaje bez zmian

Niezależnie od tego, czy mówimy o etapie od lutego czy od kwietnia, pewne zasady pozostają takie same:

– dokument musi zostać przyjęty przez system. Samo wystawienie w Twoim programie nie wystarczy, jeśli nie dojdzie do przesłania do KSeF i przyjęcia dokumentu
– kluczowy jest identyfikator. To numer KSeF potwierdza, że dokument został obsłużony w platformie
– faktura działa jako faktura ustrukturyzowana, czyli w standardzie, który pozwala na automatyczne przetwarzanie w systemie
– w większości przypadków to, czy dokument jest „w porządku”, rozstrzyga to, czy trafił do platformy i został przyjęty

Od strony nazewnictwa możesz spotkać określenia typu KSeF 1.0 i KSeF 2.0, ale dla użytkownika najważniejsze jest to, że zasada działania jest ta sama. System przyjmuje dokument, nadaje mu numer i udostępnia go w ramach platformy.

Jak sprawdzić, kogo obejmuje termin w Twoim przypadku

Jeśli zastanawiasz się, kogo dotyczy obowiązek i od kiedy, kluczowe jest rozdzielenie dwóch rzeczy: czy w ogóle podlegasz pod obowiązek wystawiania faktur, oraz czy w Twoim przypadku wchodzi już obowiązek wystawiania faktur w KSeF. To właśnie ta druga część odpowiada na pytanie „KSeF – kogo” i kiedy.

Żeby to sprawdzić, warto oprzeć się na trzech filarach: statusie podatnika, skali sprzedaży za 2024 rok oraz tym, czy wystawiasz dokumenty w obrocie, dla którego KSeF ma zastosowanie.

Najczęściej wygląda to tak:

– jeśli jesteś podatnikiem w rozumieniu przepisów i w ramach działalności musisz wystawiać faktury, temat KSeF jest dla Ciebie istotny
– jeśli w 2024 roku przekroczyłeś próg 200 mln zł wraz z VAT, to KSeF od 1 lutego 2026 r. może dotyczyć Cię już od 1 lutego 2026 r.
– jeśli nie obejmuje Cię pierwszy etap, a jednocześnie w Twojej działalności występuje fakturowanie, to realnym terminem jest KSeF od 1 kwietnia 2026 r., czyli start szerokiego zakresu od 1 kwietnia 2026 r.
– jeśli wchodzisz w okres przejściowy dla najmniejszych, to do końca 2026 r. mogą obowiązywać uproszczenia. W takim wariancie możliwe jest wystawianie faktur poza KSeF pod warunkiem, że w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na tych fakturach nie przekroczy 10 000 zł. Okres przejściowy trwa do 31 grudnia 2026 r.
– po zakończeniu okresu przejściowego, czyli od 1 stycznia 2027 r., obowiązek zacznie działać w pełnym zakresie także dla tej grupy

W praktyce weryfikacja sprowadza się do tego, czy wchodzisz w grupę objętą etapem od lutego czy od kwietnia, oraz czy w Twoim przypadku działa uproszczenie do końca 2026 r.

Warto też pamiętać, że sam fakt wystawienia dokumentu to nie wszystko. W modelu KSeF liczy się to, czy dokument został przyjęty przez system. Dla wielu firm największą zmianą będzie to, że faktura ma być w systemie, a nie obok niego:

– jeśli masz obowiązek, to trzeba wystawiać faktury w KSeF, a nie tylko tworzyć dokument w swoim programie
– faktura jest uznana w systemie wtedy, gdy została poprawnie wysłana do KSeF i przyjęta przez platformę
– w praktyce potwierdzeniem jest numer. Jeśli faktura ma numer KSeF, to znaczy, że dokument został przyjęty i można go traktować jako wystawiony w systemie

Altera.app. Jeśli KSeF ma być obowiązkowy, to dobrze mieć porządek w fakturach

Jeśli wiesz, że KSeF stanie się obowiązkowe etapami, warto mieć narzędzie, które porządkuje faktury i dokumenty szybciej niż ręczne przepisywanie oraz szukanie załączników w mailach. Altera.app to aplikacja, która łączy fakturowanie sprzedaży, elektroniczny obieg faktur, komunikację wokół dokumentów i przygotowanie płatności w jednym miejscu.

Co możesz mieć pod ręką w Altera.app:

– 🚀 błyskawiczne wystawianie i wysyłanie faktur sprzedażowych
– 🤖 inteligentny OCR oparty na AI do odczytu danych oraz pozycji z faktur kosztowych i porządkowania dokumentów
– 🧩 elektroniczny obieg faktur ze ścieżkami akceptacji, pełnym wglądem w statusy i dopasowaniem dostępów użytkowników
– 💬 wiadomości i komentarze przy fakturach oraz bezpieczne archiwum historii komunikacji
– 💸 paczki przelewów do importu do banku oraz monitoring należności, zobowiązań i terminów płatności
– 📊 podgląd finansów, który ułatwia szybki wgląd w przychody i wydatki

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce, przetestuj Altera.app i sprawdź, czy taki sposób pracy pasuje do Twojego procesu fakturowania.

Podsumowanie

KSeF będzie obowiązkowy, ale nie dla wszystkich w tym samym momencie. Najważniejsze jest ustalenie, czy wchodzisz w etap od 1 lutego 2026 r., czy dopiero od 1 kwietnia 2026 r., oraz czy dotyczy Cię wyjątek z limitem faktur poza KSeF do 31 grudnia 2026 r. W KSeF liczy się nie tylko wystawienie dokumentu, ale też to, że faktura faktycznie istnieje w KSeF i ma numer KSeF.

Najważniejsze do zapamiętania:

– 📅 1 lutego 2026 r. startuje obowiązek dla podmiotów z wysoką sprzedażą za 2024 rok
– 📅 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje szeroki rynek, z wyjątkiem najmniejszych w okresie przejściowym
– 🧾 faktury w KSeF są uznane dopiero po przesłaniu do KSeF i nadaniu numeru KSeF
– ⏳ do 31 grudnia 2026 r. działa rozwiązanie przejściowe dla najmniejszych, a pełny obowiązek dla nich wchodzi od 1 stycznia 2027 r.

‍