W poprzednim artykule pokazaliśmy Ci 4 kroki, jak przygotować się na KSeF bez chaosu. Teraz czas na test.

Zanim zaczniesz, pobierz nasz darmowy arkusz roboczy. Pomoże Ci uporządkować myśli i zapisać odpowiedzi, którymi możesz później podzielić się z zespołem.

➡️ [Link do pobrania] Mapa Obiegu Faktur – Twój Arkusz Roboczy (PDF)

A teraz odpowiedz szczerze na 7 poniższych pytań. Potraktuj to jak szybki rentgen Twojej firmy. Prześwietlimy nim procesy związane z fakturami i znajdziemy miejsca, które wymagają natychmiastowej uwagi.

Gotów? Zaczynamy.

Pytanie 1: Czy wiesz, kto w Twojej firmie "dotyka" faktury od jej otrzymania do zapłaty?

Wyobraź sobie, że na Twoją skrzynkę mailową wpada teraz faktura kosztowa. Czy jesteś w stanie w 30 sekund wymienić z imienia i nazwiska WSZYSTKIE osoby, przez których ręce musi przejść ten dokument, zanim zlecisz przelew? Kto ją odbiera, kto sprawdza merytorycznie, kto akceptuje i kto płaci?

• TAK: Świetnie! Masz podstawy do zbudowania uporządkowanego procesu.
• NIE / NIE DO KOŃCA: Czerwona lampka. Brak jasnych ról to prosta droga do chaosu, gubienia dokumentów i opóźnień w płatnościach. To pierwsza rzecz, którą musisz naprawić.

Pytanie 2: Czy macie spisaną zasadę "czterech oczu" przy akceptacji płatności?

Zasada jest prosta: osoba, która merytorycznie akceptuje fakturę (np. kierownik marketingu za kampanię), nie może być tą samą osobą, która zatwierdza ją do wypłaty z firmowego konta. Czy ta reguła jest u Ciebie spisana i bezwzględnie przestrzegana?

• TAK: Brawo. To fundament kontroli finansowej, który chroni Cię przed błędami i nadużyciami.
• NIE: To duże ryzyko. Oznacza, że jedna osoba ma zbyt dużą władzę, co może prowadzić do kosztownych pomyłek lub – w czarnym scenariuszu – do oszustw.

Pytanie 3: Czy sprawdzacie 100% rachunków na białej liście PRZED zleceniem przelewu?

Nie "czasami", nie "jak pamiętamy", nie "przy nowych dostawcach". Czy KAŻDY przelew wychodzący z Twojej firmy jest poprzedzony weryfikacją numeru konta na białej liście Ministerstwa Finansów?

• TAK: Doskonale. Unikasz ryzyka sankcji karno-skarbowych i płatności na fałszywe konta.
• NIE: Igrasz z ogniem. Wpłata na rachunek spoza białej listy to nie tylko ryzyko podatkowe, ale też sygnał, że Twoje procedury bezpieczeństwa są dziurawe.

W Alterze ten proces jest zautomatyzowany. System sam sprawdza rachunek na białej liście i nie pozwoli Ci zapłacić, jeśli coś się nie zgadza.

Pytanie 4: Co się dzieje, gdy kluczowa osoba od faktur idzie na urlop?

Czy macie z góry ustalone i zapisane zastępstwa dla każdej roli w procesie fakturowym? Czy system automatycznie przekazuje zadania do zastępcy, czy może faktury czekają w skrzynce mailowej "aż Ania wróci"?

• TAK: Jesteś dobrze przygotowany. Twoja firma zachowuje płynność finansową, nawet gdy ktoś jest nieobecny.
• NIE: Prawdopodobnie regularnie mierzysz się z problemem nieterminowych płatności i frustracją dostawców. KSeF tylko pogłębi ten problem, bo faktury będą wpadać non-stop.

Pytanie 5: Czy numer zamówienia (lub umowy) na fakturze to u Ciebie standard czy wyjątek?

Gdy dostajesz fakturę za usługę, czy od razu wiesz, którego projektu lub zlecenia dotyczy? Wymuszanie na dostawcach podawania numeru zamówienia (PO number) na fakturze to prosty sposób na drastyczne przyspieszenie obiegu i uniknięcie pytań "a za co to właściwie jest?".

• TAK: Gratulacje. Oszczędzasz mnóstwo czasu na detektywistycznej pracy i masz porządek w kosztach projektowych.
• NIE: Tracisz czas i nerwy. Każda taka faktura bez numeru PO to potencjalny zator w Twoim procesie.

Pytanie 6: Czy macie procedurę na "podejrzaną fakturę"?

Co robicie, gdy dostajecie fakturę od firmy, której nie znacie? Albo gdy stały dostawca nagle podaje inny numer konta? Czy macie ścieżkę "kwarantanny" – natychmiastową blokadę płatności i procedurę weryfikacji (np. telefon do znanej osoby kontaktowej u dostawcy)?

• TAK: Działasz profesjonalnie i minimalizujesz ryzyko wyłudzeń.
• NIE: Jesteś łatwym celem dla oszustów. Jedna fałszywa faktura może kosztować Cię więcej niż roczna licencja na dobry system do obiegu dokumentów.

Pytanie 7: Czy Twój obecny system do fakturowania jest gotowy na KSeF?

Czy rozmawiałeś już z dostawcą Twojego programu do fakturowania lub ERP? Czy zagwarantował Ci pełną, dwustronną integrację z KSeF (wysyłka i odbiór), aktualizacje zgodne ze zmianami w prawie i wsparcie techniczne w dniu "zero"?

• TAK: Masz spokojną głowę przynajmniej w kwestii technologii.
• NIE / NIE WIEM: Najwyższy czas zadać te pytania. Zostało mało czasu, a najlepsi dostawcy będą mieli wkrótce bardzo napięte harmonogramy wdrożeń.

Podsumowanie: Masz już diagnozę. Czas na leczenie.

Jeśli w większości odpowiedziałeś "TAK" – gratulacje, jesteś w czołówce firm gotowych na cyfrową rewolucję.

Jeśli jednak dominowała odpowiedź "NIE" – nie martw się. Właśnie dostałeś darmową mapę drogową. Wiesz dokładnie, które obszary w Twojej firmie wymagają natychmiastowej naprawy. To pierwszy i najważniejszy krok.

Chcesz przejść przez ten proces ze swoim zespołem? Pobierz nasz gotowy do druku Arkusz Roboczy i zmapuj swoje procesy krok po kroku.

‍

➡️ [Link do pobrania] Mapa Obiegu Faktur – Twój Arkusz Roboczy (PDF)

Drugi krok to automatyzacja tych procesów.

W kolejnym, ostatnim artykule z tej serii, pokażemy Ci krok po kroku, jak ułożyć idealny obieg dokumentów pod KSeF – od ról, przez akceptacje, aż po bezpieczne płatności.

‍