Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie rewolucyjna zmiana w systemie fakturowania – obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To nie tylko techniczna aktualizacja, ale pełna transformacja sposobu, w jaki przedsiębiorcy będą dokumentować sprzedaż. Zmiany obejmą zarówno faktury wystawiane w codziennej działalności, jak i cały proces ich przesyłania, zatwierdzania i przechowywania.
Dla wielu firm oznacza to konieczność przebudowy procedur, integracji systemów i dostosowania się do nowego modelu raportowania w czasie rzeczywistym. W tym artykule pokazujemy, na czym polegają nowe obowiązki dla przedsiębiorców w 2025 roku, jak uniknąć błędów i opóźnień, oraz jak aplikacja Altera pomoże Ci przygotować się na zmiany w KSeF – krok po kroku.
1. Nowe obowiązki dla przedsiębiorców w 2025: sprawdź, co się zmienia
Jakie zmiany wprowadza Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 r.?
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się powszechny. Zniknie możliwość wystawiania dokumentów w formie papierowej lub w PDF – standardem będą wyłącznie faktury ustrukturyzowane. System ma służyć ujednoliceniu daty wystawiania faktur, zwiększeniu transparentności i uszczelnieniu systemu podatkowego. Nowe przepisy obejmą niemal wszystkich podatników, z wyjątkiem niektórych procedur szczególnych.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to efekt wieloetapowych działań Ministerstwa Finansów, które od dłuższego czasu zapowiadało zmiany w zakresie wystawiania e-faktur. Choć początkowo planowano wdrożenie systemu już w 2024 roku, finalna data została przesunięta z powodu konieczności dopracowania funkcjonalności systemu i ograniczenia ryzyka wystąpienia awarii systemu.
Zmiany obejmą m.in.:
- przejście na faktury w formacie XML zgodne z określoną strukturą logiczną,
- konieczność korzystania z numeru KSeF i systemu numeru identyfikującego,
- brak możliwości pominięcia KSeF – nawet jeśli transakcje obejmują niewielkie kwoty,
- obowiązek stosowania certyfikatów wystawcy faktury lub podpisów zaufanych,
- pełną digitalizację w obrocie gospodarczym, także dla pozostałych przedsiębiorców.
W okresie obligatoryjnego KSeF szczególnie istotne będzie przygotowanie systemów do działania w trybie online, także w przypadku niedostępności KSeF, np. z powodu okresu trwania awarii. Właśnie dlatego tak ważne jest, by odpowiednio wcześnie zaplanować wdrożenie KSeF – z uwzględnieniem specyfiki branży, skali działalności i używanego oprogramowania.
2. Dlaczego nie warto czekać z przygotowaniem do KSeF
Jakie ryzyko wiąże się z brakiem wdrożenia Krajowego Systemu na czas?
Brak dostosowania się do obowiązku wystawiania faktur przez Krajowy System e‑Faktur może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i operacyjnymi. Jeśli nie będziesz w stanie wystawić faktury ustrukturyzowanej lub przesłać jej pośrednictwem KSeF, sprzedaż może zostać zablokowana. Dodatkowo sankcje finansowe ze strony Ministerstwa Finansów stanowią realne zagrożenie.
Choć projekt ustawy daje czas do 1 lutego 2026 r., warto zacząć testowanie i wdrażanie już teraz. Oto główne powody:
- Konieczność przeszkolenia zespołu w zakresie wystawiania faktur elektronicznych i obsługi nowego systemu,
- Potrzebna integracja z programami komercyjnymi, które muszą umożliwiać wystawienie faktury zgodnie z wymaganiami KSeF,
- Ryzyko przeciążenia systemu lub błędów w transmisji danych w okresie trwania awarii,
- Konieczność dostosowania procesów wewnętrznych do nowych zasad – w tym kontroli nad treściami faktur i numerem KSeF.
Nie wolno też lekceważyć ryzyka technicznego – nawet krótkotrwała niedostępność KSeF może sparaliżować sprzedaż. Dlatego wdrożenie KSeF powinno być traktowane jako strategiczny, a nie tylko informatyczny projekt.
3. Faktury ustrukturyzowane w KSeF – co zmieni się w codziennej pracy
Czym są faktury ustrukturyzowane i jak zmienią sposób wystawiania dokumentów?
Faktury ustrukturyzowane to dokumenty elektroniczne wystawiane i przesyłane wyłącznie w ramach Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF), w jednolitym formacie XML. Ich celem jest uproszczenie obiegu, ujednolicenie danych i pełna cyfryzacja procesu fakturowania. Od 2026 roku staną się standardem – nie będzie już możliwe przesyłanie faktur w PDF ani drukowanie ich w formie papierowej.
Ujednolicenie daty wystawiania sprawi, że data przesłania dokumentu do systemu będzie jednocześnie datą wystawienia – niezależnie od momentu jego przygotowania. To oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli szczególnie dbać o poprawność i kompletność danych już na etapie tworzenia faktury.
Co jeszcze się zmieni?
- Faktura będzie musiała przejść walidację systemową – bez niej nie zostanie uznana za wystawioną.
- Dokumenty trafią do obiegu dopiero po zatwierdzeniu i przypisaniu numeru KSeF.
- Konieczne będzie zastosowanie struktury logicznej zgodnej z wzorem udostępnionym przez aplikację podatnika KSeF.
- Każda faktura musi być przekazana rzecz nabywcy towarów – przez ePUAP, skrzynkę podawczą lub bezpośrednio z poziomu aplikacji podatnika.
- Zmieniają się też zasady stosowania mechanizmu podzielonej płatności oraz możliwości wystawiania faktur konsumenckich.
Ta transformacja wymaga zrozumienia nowych reguł i przetestowania działania systemów w praktyce – zwłaszcza w kontekście niedostępności KSeF, kiedy firma musi umieć działać zgodnie z procedurami awaryjnymi i zapewnić ciągłość dokumentowania sprzedaży.
4. Krok po kroku: jak przygotować firmę na obowiązkowe e‑fakturowanie
Jak przygotować firmę na przejście do KSeF w kilku etapach?
Przygotowanie do obowiązkowego KSeF wymaga przemyślanego planu, obejmującego zmiany w obrocie gospodarczym, wymagania techniczne i nowe obowiązki. Wdrożenie to nie tylko kwestia zgodności, ale również efektywności operacyjnej. Rozłożenie procesu na etapy pozwala uniknąć chaosu i błędów w wystawianiu faktur.
Rekomendowany schemat działania:
- Analiza aktualnego systemu fakturowania
Zidentyfikuj narzędzia, z których korzystasz, sprawdź, czy umożliwiają wystawienie faktury ustrukturyzowanej, obsługują format XML i integrują się z KSeF. - Wybór odpowiedniego oprogramowania
Upewnij się, że korzystasz z programów komercyjnych, które spełniają wymagania techniczne oraz wspierają logowanie za pomocą certyfikatów wystawcy faktury. - Utworzenie konta i integracja z KSeF
Zarejestruj firmę przez platformę ePUAP lub w aplikacji podatnika KSeF, skonfiguruj role użytkowników i przygotuj się na konieczność logowania. - Testowanie i symulacje
Przeprowadź testowe wysyłki pośrednictwem KSeF, sprawdź numer KSeF, reakcje na błędy i działanie systemu w przypadku niedostępności KSeF. - Szkolenie zespołu
Przeszkol pracowników w zakresie nowych zasad, treści faktur, obsługi KSeF i struktur logicznych obowiązujących w systemie. - Start operacyjny i monitoring
Monitoruj na bieżąco proces wystawiania e-faktur, reaguj na niedostępność KSeF i kontroluj poprawność danych – m.in. daty wystawienia, wartości sprzedaży czy kwoty podatku.
W wartościach wielu firm kluczowa będzie również aplikacja mobilna KSeF, umożliwiająca zarządzanie dokumentami z dowolnego miejsca i szybką reakcję na ewentualne awarie.
5. Najczęściej zadawane pytania o KSeF i jego funkcjonowanie
Jak działa Krajowy System e i co oznacza niedostępność KSeF?
Krajowy System e (KSeF) pracuje nieustannie w trybie online, ale mogą zdarzać się przerwy techniczne lub przeciążenia. W przypadku niedostępności KSeF, funkcjonują procedury awaryjne – po ustaniu problemu trzeba przesłać zaległe faktury. Awarię warto udokumentować, a wystawiana faktura elektroniczna powinna zawierać poprawną datę i adnotację o opóźnieniu. O wszelkich incydentach będziemy informowani przez Ministerstwo Finansów.
Czy można wystawić fakturę poza KSeF?
Po 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur przez KSeF obejmuje niemal wszystkie firmy. Faktury wystawiane poza systemem (np. w PDF czy papierze) nie będą uznawane – wyjątki dotyczą faktur konsumenckich, procedur szczególnych lub transakcji obejmujących niewielkie kwoty.
Jak wygląda numeracja faktur w systemie?
Każda faktura, po zatwierdzeniu przez system, otrzymuje automatycznie numer KSeF. Samodzielna numeracja wewnętrzna (np. w ERP) jest opcjonalna. Wyszukiwanie dokumentów możliwe jest także przez system numeru identyfikującego nadawany przez KSeF.
Czy można korzystać z własnego oprogramowania?
Oczywiście – programy komercyjne działają z KSeF, jeśli są zgodne ze specyfikacją Ministerstwa Finansów. Muszą umożliwiać przesyłanie dokumentów pośrednictwem KSeF, w formacie XML i odpowiedniej strukturze logicznej.
Czy KSeF dotyczy również osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą?
Tak – pozostałych przedsiębiorców, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze, również obejmuje nowy system. Wyjątki dotyczą tylko pewnych sprzedaży, np. rzecz nabywcy towarów, która nie rodzi obowiązku wystawienia faktury.
Co w przypadku błędów w danych lub duplikatów faktur?
System automatycznie wykrywa duplikaty i błędy – bez prawidłowej walidacji faktura nie zostanie wystawiona. W przypadku pomyłki możliwe jest wystawienie korekty, również jako faktura ustrukturyzowana, z zachowaniem powiązanego numeru pierwotnego.
Podsumowanie
Krajowy System e‑Faktur zmieni sposób działania firm – zarówno pod względem technicznym, jak i organizacyjnym. Obowiązkowe wystawianie faktur elektronicznych w ustandaryzowanym formacie, integracja z systemem oraz nowe procedury na wypadek awarii wymagają przemyślanego przygotowania.
Dlatego warto postawić na aplikacje takie jak Altera, które wspierają zgodność z przepisami, automatyzują procesy i zapewniają pełną kontrolę nad dokumentami. Im wcześniej się przygotujesz, tym płynniejszy będzie start – bez stresu, opóźnień i przestojów operacyjnych.
