Samochód w firmie – poradnik dla przedsiębiorców

W zależności od potrzeb samochód osobowy w firmie jednoosobowej może okazać się niezbędnym środkiem transportu. Dla wielu mikro przedsiębiorców jest kluczowym narzędziem do wykonywania usług w ramach prowadzonej działalności. Zazwyczaj dotyczy to pracowników firmy. Jeżeli zastanawiasz się nad zakupem samochodu służbowego lub interesują Cię możliwości wykorzystywania go w Twojej firmie, ten artykuł jest dla Ciebie. Sprawdź, co musisz zrobić w tym zakresie. Zapraszamy do lektury.

1. Auto w firmie jako trwały środek

Samochód służbowy to nieodłączny element prowadzonej działalności gospodarczej i jeden z głównych składników jej majątku. Zwykle jest wykorzystywany do wykonywania obowiązków pracowniczych, ale to do pracodawcy jako właściciela należy. Do jego obowiązków należy wykupienie ubezpieczenia OC.

Ustawa o PIT mówi o tym, że środki trwałe stanowią własność lub współwłasność podatników, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. Są to:

• budowle,
• maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty,
• budynki oraz lokale będące odrębną własnością.

Zgodnie z powyższym przedsiębiorstwo do środków trwałych zalicza również samochód osobowy.

Pracownika obowiązuje złożenie wniosku „Oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych”. Dzięki oświadczeniu pracodawca ma podstawę do rozliczenia kwoty zwrotu poniesionych kosztów.

2. Samochód w firmie i ustalenie wartości początkowej samochodu — dlaczego należy to zrobić?

Przedsiębiorcy, chcąc wykorzystywać samochód na potrzeby prowadzonej działalności, powinni uwzględnić go w ewidencji środków trwałych. Od wartości pojazdu wpisanego do ewidencji dokonują odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych.

Przez amortyzację samochodu w firmie rozumie się koszt związany ze stopniowym zużyciem pojazdu.

By móc dokonać amortyzacji samochodu niezbędne jest ustalenie wartości początkowej. 

3. Odpisy amortyzacyjne – co warto wiedzieć?

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w momencie, gdy wartość początkowa środka trwałego w dniu przyjęcia do użytkowania jest wyższa od kwoty 10000,00 zł.

Wyjątek stanowi wartość początkowa samochodu nieprzekraczająca 10000,00 zł. W takiej sytuacji podatnik nie musi dokonywać odpisów amortyzacyjnych. W zamian może:

• zaliczyć wydatki poniesione na nabycie samochodu w miesiącu oddania do używania do kosztów przychodów i pominąć ewidencję środków trwałych,
• wprowadzić do ewidencji środków trwałych i w całości zamortyzować w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym,
• wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych.

Ustalenie wartości początkowej związanej z nabyciem samochodu to problematyczna kwestia, z którą boryka się wielu przedsiębiorców.

Wartością początkową samochodów nabytych poprzez zakup stanowi cena nabycia lub wartość rynkowa. Wartość początkową podatnik może powiększyć o cło, podatek akcyzowy lub skorygować o różnice kursowe.

Ponadto do wydatków zwiększających wartość początkową samochodu możemy zaliczyć:

• koszty remontów,
• koszty delegacji (zlecenie pracownikowi odbioru samochodu),
• koszty transportu (tj. koszty paliwa),
• uiszczony podatek od czynności cywilnoprawnych,
• opłaty rejestracyjne (tj. koszt zakupu tablicy rejestracyjnej, koszty wydania dowodu rejestracyjnego itp.).

4. Odliczenie VAT a samochód w firmie

Użytkowników samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej obejmuje prawo do odliczenia podatku od towarów i usług (VAT). Warto wiedzieć o tym, że odliczenie VAT w leasingu operacyjnym, który jest usługą, jest objęte 23-procentową stawką. Oznacza to, że podlega całkowitemu odliczeniu przez leasingobiorcę. Z tej formy nie mogą skorzystać osoby, które użytkują pojazd prywatnie i służbowo.

5. Ewidencja przebiegu pojazdu – najważniejsze informacje

Aby móc skorzystać z całego odliczenia należy wykorzystywać auto jedynie do celów prowadzenia działalności gospodarczej oraz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki.

Ponadto należy zgłosić pojazd przez formularz VAT-26 do Urzędu Skarbowego i stworzyć regulamin użytkowania. W przeciwnym razie podatnik odlicza jedynie 50% od wydatków eksploatacyjnych z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Jak widać, odliczenie VAT, wiąże się z wieloma problemami.

Istnieje wiele metod sprawdzania ewidencji przebiegu pojazdu, jednak kierowcy najczęściej spotkają się z nią na stacjach paliw, kiedy, przy tankowaniu, będą musieli podać też dane o stanie licznika w pojeździe. Dotyczy to zdecydowanej większości podmiotów, bez względu na prowadzoną działalność gospodarczą.

Warto jednak wiedzieć o tym, że — mając taki leasing samochodu — możemy poruszać się nim bez jakichkolwiek ograniczeń. Można więc jeździć np. na wakacje, czy na zakupy, a więc korzystać z niego jak z prywatnego samochodu, jednocześnie zachowując prawo do odliczenia 50% podatku.

6. Działalność mieszana a samochód w firmie – o czym należy wiedzieć?

Przedsiębiorca ma możliwość użytku samochodu do celów służbowych, jak i prywatnych. W aspekcie podatkowym takie zastosowanie wiąże się z częściowym odliczeniem podatku VAT od zakupów eksploatacyjnych tj. w wysokości 50%.

Od 2019 roku zmiany w ustawie o PIT spowodowały, że wydatki poniesione na m.in. paliwo, przeglądy, ubezpieczenie itp. zostały zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 20% poniesionych wydatków — bez znaczenia, czy to użytkowanie dla celów prywatnych, czy służbowych. Nowelizacja zniosła obowiązek prowadzenia ewidencji kilometrów dla celów podatkowych.

7. Rozliczenie kosztów uzyskania przychodu a samochód w firmie – amortyzacja, leasing, odsetki

Wydatki związane z wykorzystywaniem pojazdów do działalności gospodarczej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Od powyższej zasady istnieje wyjątek, gdyż ustawa o PIT zgodnie z art. 23 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 wyróżnia zamknięty katalog kosztów podatkowych, których podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Do kosztów podatkowych, których nie zaliczymy do KUP, należą m.in.:

• odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
• 225000,00 zł (w przypadku samochodu elektrycznego),
• 150000,00 zł (pozostałe samochody),
• ponoszonych w związku z leasingiem (najmem, dzierżawą) samochodów osobowych – do kosztów można zaliczyć tylko tę część raty kapitałowej opłaty leasingowej, która przypada na wartość samochodu nieprzekraczającą kwoty 150 000 zł.

Jeżeli masz pytania i nie wiesz, jak powinno wyglądać prawidłowe rozliczenie kosztów posiadania samochodu, to napisz do nas tutaj: https://altera.co/kontakt/.

8. Koszty używania samochodu – jak je rozliczać w firmie?

Pojazd w firmie wykorzystywany do celów służbowych pozwala na odliczenie w pełnej wysokości podatku VAT od kosztów paliwa, części eksploatacyjnych, usług serwisowych czy też opłat leasingowych lub opłat na podstawie najmu, który jest ciekawą alternatywą dla leasingu samochodu osobowego.

9. Podatek VAT a samochód ciężarowy

W przypadku samochodu ciężarowego w firmie nie są wymagane powyższe warunki, o ile spełnia definicję samochodu ciężarowego zgodnie z ustawą o VAT, w związku z czym podatnikowi przysługuje odliczenie podatku w 100%.

Drugie auto w firmie jednoosobowej to coraz częściej spotykany przypadek. Przepisy ustawy PIT nie negują możliwości posiadania więcej niż jednego samochodu.

Dodatkowo katalog kosztów niezaliczanych do KUP nie zawiera żadnej wzmianki na temat eksploatacji kolejnych samochodów w jednoosobowej działalności. Można zatem domniemywać, że nie istnieją ograniczenia w tym zakresie. Jednakże każdy wydatek wymaga odrębnej analizy i oceny czy wiąże się z osiągnięciem przychodu. 

10. Samochód w firmie na leasing — czy się opłaca?

Zakup samochodu służbowego zazwyczaj finansowany jest przez:

• kredyt,
• leasing.

Samochód w leasingu w firmie jednoosobowej a KUP? Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 i 16 ust. 49 a ustawy PIT podatnik może zaliczyć do kosztów podatkowych opłaty leasingowe tylko do wysokości 150000,00 zł. Innymi słowy, podatnicy najmujący (lub w przypadku dzierżawy) droższe pojazdy nie zaliczą do KUP pełnych opłat leasingowych.

Warto wiedzieć też o tym, że limit ten dotyczy jedynie kapitałowej raty leasingowej, a nie odsetkowej.

11. Jak rozliczyć samochód w leasingu w firmie jednoosobowej?

Sposób odliczania VAT od samochodów na leasing jest podobny jak na podstawie faktury. Jeżeli podatnik będzie wykorzystywał samochód do celów prywatnych, jak i służbowych, może odliczyć 50% podatku VAT od rat leasingowych, opłat związanych z umową leasingową, czy użytkowaniem pojazdu. W celu odliczenia 100% podatku VAT niezbędna jest rejestracja samochodu w Urzędzie Skarbowym, ewidencja kilometrów, a także regulamin użytkowania.

Warto pamiętać też o tym, by dokładnie czytać swoje umowy leasingu. Lista dodatkowych opłat, jakich może zażądać nasz leasingodawca, jest dość długa. Możemy zapłacić na przykład dodatkową opłatę za wykup samochodu, samodzielne wskazanie ubezpieczyciela pojazdu, czy za wyrobienie duplikatu dowodu osobistego.

12. Czy leasing w działalności gospodarczej się opłaca? Tak!

Korzystanie z samochodu osobowego w firmie jednoosobowej to korzystne posunięcie. Jako leasingobiorca oszczędzamy czas, a także zyskujemy dodatkowe rabaty u dealera.

Leasingodawca może zaoferować nam dodatkowe usługi typu naprawy, wymiana opon lub pakiet ubezpieczeń. Dzięki opłacie stałej raty unikamy nieprzewidzianych wydatków. Umowa leasingu zawierana jest na czas określony i jak każdą inną, można ją wypowiedzieć.

Samochód służbowy ułatwia pracownikowi pełnienie codziennych obowiązków służbowych. Jednak użytkowanie samochodu wiąże się z licznymi obowiązkami do spełnienia. Polski Ład wprowadził nieco zmian dotyczących użytkowania samochodu w firmie.

13. Zakończenie leasingu w działalności gospodarczej — co robić dalej?

Dlatego rozważając wprowadzenie do firmy pojazdu, powinniśmy wziąć pod uwagę nowe zasady ustalania ryczałtu, a także kwestię przeznaczenia, bo podlega różnemu opodatkowaniu. Przedsiębiorstwa powinny indywidualnie rozpatrzyć swoją sytuację.

Warto zastanowić się też nad tym, co zrobić z pojazdem po zakończeniu umowy leasingu. Polski Ład wprowadził tu szereg zmian, które utrudniają szybką sprzedaż pojazdu na preferencyjnych warunkach. Można „zapisać” taki pojazd na naszą działalność gospodarczą, jednak to niejedyna opcja. Nic nie stoi też na przeszkodzie, by po zakończeniu umowy leasingowej zaliczyć go do majątku prywatnego.

Trzeba jednak pamiętać o tym, że taki samochód firmy, który przez wiele lat był w ruchu drogowym „na firmę”, może generować dodatkowe obowiązki podatkowe na rzecz państwa. Sporo zależy tu od sposobu wykorzystania takiego pojazdu.

Nie wiesz, jak rozliczyć samochód w działalności gospodarczej? W Altera chętnie Ci pomożemy. Z nami bez trudu rozliczysz swoje pojazdy samochodowe i szybko odprowadzisz należny podatek VAT!