Terms of Service. No unnecessary fluff.

I. Definitions

Application – the version of the Service provided by the Service Provider as a mobile app;

Service – the altera.co platform available via the Website (https://app.altera.co/) or the Application, operated and managed by the Service Provider. The Service is intended for Users and enables access to the Services provided by the Service Provider. Whenever the Service is mentioned in these Terms, it also refers to the software with the graphical interface and integrated databases, installed and running on the Service Provider’s servers;

Service Provider –
Altera spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, headquartered in Bydgoszcz, at Maksymiliana Jackowskiego 1A/4, 85-232 Bydgoszcz, registered in the National Court Register maintained by the District Court for the city of Bydgoszcz, 13th Commercial Division of the National Court Register in Bydgoszcz under KRS number: 0000855858, NIP: 7010978165, REGON: 38576759400000, email address: biuro@altera.co, phone: +48 730 700 923.

information published in the Service about the current fees payable to the Service Provider for using the Services, depending on the selected Package. Changes to the Price List do not constitute changes to the Terms of Service;

any weekday from Monday to Friday, excluding public holidays;

Client – a natural person running a business, a legal entity, or an organizational unit without legal personality but granted legal capacity by separate law, who has entered into a Service Agreement with the Service Provider;

a specific access option to selected services defined in the Price List, available for a specified fee;

Consumer – a Client who is a natural person running a business, for whom the concluded Agreement does not have a professional nature, particularly relating to the subject of their business activity;

a Client who is a natural person running a business for whom the concluded Agreement has a professional nature, a legal entity, or an organizational unit without legal personality but granted legal capacity by separate law, who has entered into a Service Agreement with the Service Provider;

Terms – these Terms and Conditions, specifying the terms and rules for using the Service and the Services;

a person associated with the Client who has an account on the Service, the Client’s legal representative, or another natural person whom the Client has authorized to log in to the Service and perform certain actions according to their assigned Role;

the type of user and scope of permissions assigned by the Client. Assigning a status to a specific User by the Client authorizes that User to perform actions according to the permissions defined for the selected Status. Permissions may be modified or revoked at any time by the Client or any other user authorized by the Client in this regard. Statuses are managed through the Service account;

Agreement – a contract for the provision of Services electronically concluded between the Client and the Service Provider under the terms set forth in the Terms and the Price List;

Services – services provided by the Service Provider to the Client electronically via the Service, within the scope defined by the Package selected by the Client.

5.1. Moduł oferuje następujące metody dopasowywania transakcji bankowych do faktur:
a) Dopasowanie heurystyczne – oparte na porównaniu kwot, dat, numerów referencyjnych i danych kontrahenta. Stosowane jako pierwsza metoda dopasowania;
b) Dopasowanie z wykorzystaniem AI – oparte na wyszukiwaniu semantycznym (embeddingi wektorowe) i weryfikacji przez model językowy (LLM). Stosowane, gdy dopasowanie heurystyczne nie daje wyników o wystarczającej pewności;
c) Dopasowanie ręczne – Klient samodzielnie wskazuje powiązanie transakcji z fakturą za pośrednictwem interfejsu Serwisu.

5.2. Automatyczne potwierdzanie dopasowań: Jeżeli funkcja automatycznego potwierdzania dopasowań jest włączona, dopasowania o wysokim poziomie pewności (≥ 90%) mogą być potwierdzane automatycznie, bez interwencji Klienta. Dopasowania o średnim poziomie pewności (≥ 70%) są kierowane do kolejki weryfikacji manualnej przez Klienta.
5.3. Potwierdzone dopasowanie (automatyczne lub ręczne) powoduje automatyczną aktualizację statusu płatności faktury w Serwisie (w tym oznaczenie faktury jako opłaconej w całości lub częściowo). Klient jest odpowiedzialny za weryfikację poprawności statusów płatności i korektę ewentualnych nieprawidłowości. Status płatności w Serwisie ma charakter pomocniczy i nie stanowi dowodu zapłaty ani potwierdzenia salda rachunku.

5.4. Klient przyjmuje do wiadomości, że:
a) dopasowanie algorytmiczne (heurystyczne i AI) ma charakter probabilistyczny — Usługodawca nie gwarantuje 100% poprawności dopasowań;
b) dopasowanie z wykorzystaniem AI może w rzadkich przypadkach skutkować fałszywym dopasowaniem (false positive). Klient powinien regularnie przeglądać automatycznie dopasowane transakcje;
c) dopasowanie wielowalutowe wykorzystuje kursy wymiany i tolerancje kwotowe; różnice kursowe mogą wpływać na dokładność dopasowania;
d) konfiguracja progów automatycznego dopasowania i tolerancji kwotowych wpływa na dokładność i częstość dopasowań.

5.5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki automatycznych lub ręcznych dopasowań zatwierdzonych przez Klienta (lub automatycznie w jego imieniu zgodnie z pkt 5.2), w tym za nieprawidłowe oznaczenie faktur jako opłaconych.

5.6. Funkcje oparte na AI służą wyłącznie wstępnej segregacji danych i nie zastępują weryfikacji księgowej. Usługodawca dostarcza narzędzie technologiczne (most danych), a nie usługę doradztwa księgowego. Wyłączna odpowiedzialność za weryfikację poprawności dopasowania przed jego zaksięgowaniem lub wysyłką do systemów zewnętrznych spoczywa na Kliencie.

1. The Service Provider grants the Client a set of tools enabling document creation, data collection and processing, as well as data generation, within the scope and under the conditions specified in the Subscription selected by the Client.

2. The Terms are provided free of charge by the Service Provider at any time, including before the conclusion of the Agreement, via the Service, in a manner that allows the Client to reproduce and store their content using the teleinformatics system used by the Client.

3. The Services are not available to consumers. By accepting the Terms, the Client confirms that they are not a consumer.

4. It is prohibited to submit unlawful content through the Service.

5. While using the Service, the Client is obliged to comply with applicable laws and the provisions of the Terms, in particular to use the Service and Application according to their purpose and intended use, without disrupting their operation and in a manner that does not interfere with other clients.

1. To properly use the Services provided via the Service, the Client should:
a) have a device such as a laptop, computer, phone, or tablet;
b) have access to the Internet with a minimum download speed of 40 Mbps and upload speed of 20 Mbps;
c) have an installed, up-to-date web browser, e.g., Chrome, Safari, Firefox, Microsoft Edge;
d) have an active and properly configured email account.

2. Using the Services provided via the Application is also conditional upon:
a) installing the Application on the selected mobile device.

3. If the Client’s device does not meet the technical requirements described above, the Service or its individual components may not function properly, for which the Service Provider is not liable.

4. The Service Provider reserves the right to modify the technical implementation of the Services (e.g., change the graphic design) without degrading their quality or functionality, and without affecting the scope of rights and obligations of the Parties.

1. Using the Services available through the Service requires the Client to register (create an account) in the Service, and in the case of paid Services – also to pay the Subscription fee. To complete registration, the Client must accept and confirm having read the Terms, agreeing to comply with them, as well as the Privacy Policy.

2. When registering, the Client is required to provide:
a) an active email address;
b) first and last name;
c) a password chosen by themselves.