Elektroniczny Obieg Dokumentów

Jeden proces dla dokumentów z wielu źródeł

W większości firm faktury kosztowe nie trafiają do jednego uporządkowanego miejsca. Część dokumentów przychodzi pocztą i nadal funkcjonuje jako papier. Część ląduje w skrzynkach mailowych pracowników, księgowości albo biura. Inne pojawiają się w KSeF, w systemach dostawców, panelach operatorów, aplikacjach zakupowych albo są przekazywane jako załączniki w komunikatorach.

Problem nie polega tylko na tym, że dokumenty są rozproszone. Większym wyzwaniem jest to, że razem z dokumentem rozprasza się kontekst: kto go otrzymał, kto powinien go opisać, czy koszt został zaakceptowany, czy fakturę można już opłacić i czy księgowość pracuje na aktualnej wersji danych.

Altera porządkuje ten moment wejścia dokumentu do firmy. Faktura może zostać dodana ręcznie jako plik, przesłana jako zdjęcie z aplikacji mobilnej, wysłana e-mailem na dedykowaną skrzynkę albo pobrana przez integrację z KSeF. Niezależnie od źródła trafia do tego samego procesu, z tymi samymi statusami, historią i odpowiedzialnością.

Dzięki temu zespół pracuje na jednym zestawie danych, a nie na kopiach dokumentów rozsianych po skrzynkach i folderach. Osoby odpowiedzialne za opis, akceptację, płatność i księgowanie widzą ten sam dokument oraz aktualny etap procesu. Dostęp z dowolnego miejsca ma tu realne znaczenie: manager może zaakceptować fakturę poza biurem, księgowość widzi aktualny status bez dopytywania, a finanse mogą sprawdzić sytuację firmy bez czekania na ręcznie zebrane informacje.

<PHOTO: lista faktur kosztowych w Altera z widocznymi źródłami dokumentów, statusami obiegu i osobami odpowiedzialnymi za kolejny krok>

Obieg tak prosty albo tak dokładny, jak potrzebuje firma

Nie każda organizacja potrzebuje takiego samego poziomu kontroli. Dlatego typ obiegu ustawiasz dla firmy, a Altera prowadzi dokument przez właściwą liczbę etapów.

W prostym obiegu faktura trafia bezpośrednio do etapu Zatwierdzenie do Płatności. To dobry wariant dla firm, które chcą szybko kontrolować, co można opłacić, bez rozbudowanego opisu i wieloetapowej akceptacji.

W obiegu 2-poziomowym dokument przechodzi przez Opis, a następnie przez Zatwierdzenie do Płatności. Sprawdza się tam, gdzie koszt musi najpierw otrzymać kontekst merytoryczny: projekt, kategorię, opis albo osobę odpowiedzialną.

W obiegu 3-poziomowym faktura przechodzi przez pełną ścieżkę: Opis, Akceptacja i Zatwierdzenie do Płatności. To wariant dla firm, które potrzebują rozdzielić opisanie kosztu, decyzję merytoryczną i finalną zgodę na płatność.

Po przejściu wymaganych etapów faktura trafia w status Zakończono i może zostać zaksięgowana przez osobę odpowiedzialną za księgowanie.

<PHOTO: szczegóły faktury z widoczną ścieżką etapów obiegu, aktualnym statusem i właścicielem dokumentu>

Odpowiedzialność wynika z kategorii kosztowej

W praktyce różne koszty powinny trafiać do różnych osób. Marketing, administracja, zakupy operacyjne, usługi zewnętrzne albo koszty projektowe mogą mieć innych właścicieli i innych akceptujących.

W Altera osoby odpowiedzialne przypisujesz w oparciu o kategorie kosztowe. Dzięki temu dokument po rozpoznaniu lub wskazaniu kategorii trafia do właściwej osoby bez ręcznego przekazywania go dalej. Firma zyskuje przewidywalny schemat pracy, a użytkownicy widzą dokumenty, przy których faktycznie mają coś do zrobienia.

<PHOTO: ustawienia kategorii kosztowych z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi za opis, akceptację lub zatwierdzenie płatności>

Cofnięcie dokumentu nie gubi kontekstu

Nie każda faktura może przejść dalej od razu. Czasem brakuje opisu, wybrano złą kategorię, potrzebny jest komentarz albo osoba zatwierdzająca chce doprecyzowania.

W takiej sytuacji dokument może zostać cofnięty do poprzedniego właściciela. Faktura nie wypada z procesu i nie zamienia się w osobny wątek mailowy. Nadal ma historię działań, decyzji i komentarzy, więc wiadomo, dlaczego wróciła i kto powinien wykonać następny krok.

<PHOTO: historia faktury z decyzjami, komentarzami i cofnięciem dokumentu do poprzedniego właściciela>

Widoczność dopasowana do uprawnień

Obieg dokumentów porządkuje pracę całej firmy, ale nie każdy użytkownik musi widzieć wszystko. W zależności od konfiguracji uprawnień Altera może pokazywać szeroki obraz sytuacji albo ograniczać widok do dokumentów, na których ścieżce znalazła się dana osoba.

Dzięki temu finanse, zarząd albo księgowość mogą kontrolować całość procesu, a osoby zaangażowane punktowo widzą tylko ten zakres, który jest potrzebny do ich pracy. To pozwala połączyć przejrzystość procesu z kontrolą dostępu do danych finansowych.

Wartość dla całej organizacji

Dla pracowników to prosty sposób przekazania faktury do firmy bez zastanawiania się, do kogo powinna trafić. Dla managerów to jasna lista dokumentów wymagających decyzji. Dla finansów to kontrola nad tym, które koszty są opisane, zaakceptowane i gotowe do płatności. Dla księgowości to uporządkowany zestaw dokumentów, które zakończyły obieg i mogą zostać zaksięgowane.

Największa wartość pojawia się wtedy, gdy dokumenty kosztowe krążą dziś między kilkoma osobami, status faktury trzeba ustalać ręcznie, a decyzje o kosztach i płatnościach są rozproszone po różnych kanałach. Altera zamienia ten chaos w jeden proces z jasną odpowiedzialnością.