Kontroling finansowy

Finanse, które nie zaczynają się od Excela

W wielu firmach bieżący obraz finansów powstaje dopiero wtedy, gdy ktoś zepnie dane w Excelu: osobno faktury sprzedażowe, osobno kosztowe, osobno projekty, kategorie i miesiące. To działa tylko do momentu, w którym firma ma niewiele dokumentów i prostą strukturę przychodów. Później raport szybko zaczyna się starzeć, a zarząd i finanse podejmują decyzje na danych, które wymagają ręcznego odświeżania.

Altera daje szybki wgląd w przychody, koszty i wynik finansowy na podstawie dokumentów, które już są w systemie. Dzięki temu kontroling nie jest osobnym procesem po fakcie, tylko naturalnym przedłużeniem pracy z fakturami sprzedażowymi i kosztowymi.

Pulpit na wejściu do aplikacji

Po wejściu do aplikacji użytkownik widzi pulpit z podstawowymi danymi finansowymi: przychodem, kosztami, zyskiem, należnościami, prognozą przepływów pieniężnych i pulsem finansowym firmy. To szybki ekran kontrolny dla osób, które chcą od razu sprawdzić, czy sytuacja wymaga reakcji.

<PHOTO: pulpit Altera z kartami przychodu, kosztów, zysku, należności, przepływów pieniężnych i pulsu finansowego>

Moduł Finanse do dokładniejszej analizy

Pulpit odpowiada na pytanie, co dzieje się teraz. Moduł Finanse pozwala zejść głębiej i sprawdzić, skąd biorą się wyniki. Dane można analizować w podziale na przychody i koszty, projekty, kategorie sprzedażowe i kosztowe oraz okresy miesięczne i roczne.

To ważne, bo sama informacja o wyniku firmy rzadko wystarcza. Dopiero rozbicie danych pokazuje, które projekty generują marżę, które kategorie kosztowe rosną zbyt szybko i gdzie wynik wymaga dokładniejszego sprawdzenia.

<PHOTO: moduł Finanse z podziałem na przychody, koszty, projekty, kategorie i okres>

Dane z faktur sprzedażowych i kosztowych

Kontroling w Alterze bazuje na danych z faktur sprzedażowych i kosztowych. Gdy dokumenty są wystawiane, odbierane, opisywane i kategoryzowane w jednym miejscu, raport finansowy może powstawać na tych samych danych, zamiast być osobnym plikiem przygotowywanym po fakcie.

Dzięki temu firma ogranicza ręczne przepisywanie wartości, kopiowanie danych między arkuszami i odtwarzanie kontekstu dokumentów. Kategorie, projekty i daty wynikają z dokumentów, więc analiza jest bliżej codziennego procesu finansowego.

<PHOTO: szczegóły faktury z przypisanym projektem i kategorią wpływającą na raport finansowy>

Przychody, koszty i rentowność projektów

W module finansowym można sprawdzić, jak przychody i koszty rozkładają się między projekty oraz kategorie. Dla zarządu i CFO oznacza to szybki wgląd w rentowność bez czekania na przygotowanie osobnego zestawienia.

Taka analiza pomaga odpowiedzieć na praktyczne pytania: które projekty faktycznie zarabiają, które obszary kosztowe obciążają wynik, jak wygląda wynik w danym miesiącu i czy trend zmienia się w czasie. Zamiast jednego ogólnego wyniku firma widzi strukturę, z której ten wynik powstał.

<PHOTO: analiza rentowności projektów z przychodami, kosztami i wynikiem>

Miesiąc, rok i data sprzedaży

Raporty finansowe w Alterze można analizować w ujęciu miesięcznym i rocznym. Dane bazują na dacie sprzedaży z dokumentu, dzięki czemu przychody i koszty trafiają do okresu, którego faktycznie dotyczą.

Obecnie raporty liczone są na wartościach netto. Rozwijamy również widok brutto, aby firmy mogły dopasować sposób analizy do własnego procesu i potrzeb osób korzystających z raportów.

<PHOTO: przełączanie widoku miesięcznego i rocznego w module Finanse>

Dla zarządu, CFO i finansów

Kontroling finansowy jest szczególnie przydatny dla zarządu, CFO i zespołów finansowych, które potrzebują szybkiego podglądu danych bez angażowania księgowości lub analityka przy każdym pytaniu o wynik.

To także dobry kierunek dla firm projektowych i usługowych, które chcą widzieć rentowność w podziale na projekty, kategorie i okresy. Im więcej dokumentów i obszarów działalności, tym większa wartość z tego, że dane są uporządkowane w jednym systemie.

Bez Excela jako centrum kontrolingu

Największa wartość pojawia się wtedy, gdy firma przestaje traktować Excel jako główne miejsce kontroli finansów. Arkusz może nadal służyć do dodatkowych analiz, ale nie musi być jedynym źródłem prawdy o rentowności, kosztach i przychodach.

Altera daje bieżący wgląd w dane finansowe na podstawie dokumentów, które już przechodzą przez firmę. Zarząd i finanse mogą szybciej zauważyć zmianę trendu, sprawdzić wynik projektu albo ocenić strukturę kosztów bez ręcznego składania raportu od zera.