OCR i kategoryzacja kosztów

Koszty z wielu źródeł w jednym procesie

Koszty trafiają do firmy różnymi drogami: jako PDF w mailu, zdjęcie z telefonu, plik wrzucony ręcznie, dokument z KSeF albo faktura przesłana przez pracownika. Bez jednego procesu łatwo zgubić dokument, opisać go za późno albo przepisać dane kilka razy.

Altera przyjmuje faktury kosztowe w jednym miejscu i pomaga odczytać z nich najważniejsze dane: kontrahenta, NIP, kwoty, daty i podstawowe informacje potrzebne do dalszej pracy.

<PHOTO: dodawanie faktury kosztowej z widocznym statusem przetwarzania OCR>

Mniej ręcznego przepisywania

OCR ogranicza ręczne wprowadzanie danych z faktur. Użytkownik nie zaczyna od pustego formularza, tylko od dokumentu, który system próbuje odczytać i uporządkować.

To skraca czas rejestracji kosztu i zmniejsza liczbę błędów, które pojawiają się przy przepisywaniu NIP-u, dat, kwot i danych kontrahenta.

Kategorie i projekty

Po odczycie dokument można opisać: przypisać kategorię kosztową, projekt, status płatności i dodatkowe informacje. Te dane później zasilają obieg akceptacji, kontroling i raporty finansowe.

<PHOTO: faktura kosztowa z przypisaną kategorią kosztową, projektem i statusem płatności>

Obsługa wyjątków

Jeżeli automat nie jest pewny wyniku, dokument może trafić do weryfikacji. W nietypowych przypadkach zespół może poprawić dane, rozdzielić błędnie scalone pliki, połączyć kilka plików w jeden dokument albo przenieść koszt do innej firmy.

Dzięki temu automatyzacja nie blokuje pracy przy dokumentach mniej typowych. System przyspiesza standardowy przypadek, ale zostawia użytkownikowi kontrolę tam, gdzie potrzebna jest decyzja.

KSeF i koszty zewnętrzne

Po integracji z KSeF faktury kosztowe mogą trafiać do Altery automatycznie. To szczególnie ważne przy większej liczbie dostawców i dokumentach, które nie przychodzą już tradycyjną drogą mailową.

Niezależnie od źródła dokument trafia do tego samego procesu: odczyt, opis, kategoria, projekt, akceptacja, płatność i księgowanie.

Wartość dla kontrolingu

Dobrze opisany koszt nie kończy się na zaksięgowaniu. Kategoria i projekt pomagają później analizować rentowność, strukturę kosztów i budżet bez odtwarzania danych w arkuszu.