Warunki Modułu „KSeF”

Załącznik nr 1 do Regulaminu
Warunki Modułu „KSeF”

1. Zakres‍

1.1. Warunki Modułu mają zastosowanie wyłącznie do Klientów, którzy aktywowali lub korzystają z Modułu „KSeF”.

1.2. Moduł „KSeF" stanowi integrację techniczną umożliwiającą wymianę danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), w szczególności wysyłkę faktur sprzedażowych, pobór faktur zakupowych, sprawdzanie statusów dokumentów oraz generowanie kodów weryfikacyjnych QR.

1.3. Usługodawca pełni rolę pośrednika technicznego w rozumieniu przepisów dotyczących KSeF – operacje w KSeF są realizowane z wykorzystaniem certyfikatu Usługodawcy, na podstawie uprawnień nadanych w kontekście identyfikatora Klienta, przez Klienta w KSeF.

1.4. Moduł obsługuje faktury zgodne ze schematem FA(3) KSeF w zakresie funkcjonalności udokumentowanym w Serwisie. Wykaz obsługiwanych typów faktur, pól i procedur jest publikowany i aktualizowany przez Usługodawcę w dokumentacji Serwisu. Klient jest zobowiązany do zweryfikowania, czy jego potrzeby fakturowe mieszczą się w obsługiwanym zakresie, przed rozpoczęciem wysyłki faktur za pośrednictwem Modułu.

2. Uprawnienia i uwierzytelnienie

2.1. Klient odpowiada za nadanie, utrzymywanie i aktualizację uprawnień w KSeF, w tym nadanie Usługodawcy (identyfikowanemu NIP-em Usługodawcy) uprawnień niezbędnych do realizacji operacji w ramach Modułu.

2.2. Cofnięcie lub zmiana uprawnień Usługodawcy w KSeF przez Klienta skutkuje natychmiastowym brakiem możliwości realizacji operacji przez Moduł. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki cofnięcia uprawnień w trakcie trwania procesów (w tym wysyłek, pobrań lub retransmisji).

2.3. Usługodawca przechowuje dane sesyjne i autoryzacyjne wykorzystywane przez integrację KSeF (np. tokeny dostępu/identyfikatory sesji) w formie zaszyfrowanej (AES-256-GCM) i stosuje standardy bezpieczeństwa właściwe dla przechowywania poświadczeń dostępowych. Dane sesyjne/autoryzacyjne mają ograniczony okres ważności; operacje mogą zakończyć się niepowodzeniem w przypadku wygaśnięcia sesji.

2.4. Klient przyjmuje do wiadomości, że integracja wykorzystuje infrastrukturę chmurową, w której adresy IP (w szczególności adresy wyjściowe) mogą ulegać zmianie. Jeżeli w ramach mechanizmów autoryzacyjnych KSeF Klient stosuje ograniczenia oparte o listę dozwolonych adresów IP (allowlista/AllowedIps lub równoważny mechanizm), operacje mogą kończyć się niepowodzeniem z powodu zmian adresów infrastruktury. Klient odpowiada za zapewnienie zgodności konfiguracji KSeF z architekturą integracji (np. zapewnienie stałych adresów wyjściowych albo aktualizowanie allowlisty zgodnie z potrzebami).

3. Zatwierdzanie danych i automatyzacje

3.1. Serwis udostępnia podgląd danych przed wysyłką do KSeF. Wywołanie akcji „Wystaw/Wyślij" (lub równoważnej) oznacza zatwierdzenie danych do wysyłki i stanowi zgodę Klienta na przesłanie dokumentu do KSeF.

3.2. Przed wysyłką Moduł dokonuje konwersji danych faktury do formatu XML zgodnego ze schematem FA(3) KSeF. Klient przyjmuje do wiadomości, że konwersja obejmuje wyłącznie pola i procedury obsługiwane przez aktualną wersję Modułu (zgodnie z pkt 1.4).

3.3. Wysyłka odroczona (kolejkowanie): W przypadku czasowej niedostępności KSeF lub decyzji Klienta, faktury zatwierdzone do wysyłki przez Klienta są kolejkowane i wysyłane automatycznie po przywróceniu dostępności KSeF (lub zgodnie z dyspozycją Klienta, na koniec dnia roboczego). Zatwierdzenie faktury do wysyłki przez Klienta stanowi zgodę zarówno na wysyłkę natychmiastową, jak i odroczoną.

3.4. Klient przyjmuje do wiadomości, że data przesłania faktury do KSeF może różnić się od daty wskazanej przez Klienta jako data wystawienia w danych faktury (XML). Numer KSeF jest nadawany dopiero w momencie faktycznego przyjęcia dokumentu przez KSeF. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w nadaniu numeru KSeF wynikające z niedostępności KSeF lub z kolejkowania wysyłki. Klient przyjmuje także do wiadomości, że w zależności od relacji pomiędzy datą wskazaną w danych faktury a datą przesłania do KSeF, faktura może zostać zakwalifikowana jako wystawiona w trybie OFFLINE w rozumieniu przepisów i zasad KSeF.

3.5. Faktury pro forma nie są wysyłane do KSeF. Moduł automatycznie odrzuca próby wysyłki faktur pro forma.

3.6. Po przesłaniu faktury do KSeF i jej przyjęciu, dane źródłowe XML nie mogą być modyfikowane, w szczególności ze względu na konieczność zachowania spójności kodu weryfikacyjnego QR.

4. Automatyczny pobór faktur z KSeF

4.1. Po aktywacji funkcji poboru faktur Moduł automatycznie, w regularnych odstępach czasu, pobiera z KSeF faktury zakupowe wystawione na NIP Klienta (w tym faktury, w których Klient występuje jako podmiot wskazany w sekcjach Subject1, Subject2 i Subject3 dokumentu KSeF).

4.2. Pobrane faktury są automatycznie konwertowane z formatu XML KSeF na format wewnętrzny Serwisu i rejestrowane jako dokumenty zakupowe na koncie Klienta.

4.3. Klient jest odpowiedzialny za weryfikację poprawności automatycznie zaimportowanych faktur zakupowych, w tym ich klasyfikacji, danych kontrahenta i kwot.

4.4. Uruchomienie automatycznego poboru faktur stanowi akceptację przez Klienta faktu, że dokumenty będą tworzone na jego koncie automatycznie, bez indywidualnego zatwierdzania każdej faktury przed importem.

4.5. Jeżeli Klient korzysta z funkcji wstępnej weryfikacji faktur zakupowych ("Zaufani kontrahenci"), faktury wymagające akceptacji zostaną oznaczone odpowiednim statusem. Klient odpowiada za terminowe przeglądanie i zatwierdzanie takich faktur.

5. Korekty

5.1. Moduł umożliwia generowanie faktur korygujących, w tym korekt zerujących, i ich wysyłkę do KSeF.

5.2. Klient jest odpowiedzialny za weryfikację poprawności i zasadności wygenerowanych korekt (w tym korekt zerujących) przed ich zatwierdzeniem do wysyłki.

5.3. Klient przyjmuje do wiadomości, że po przyjęciu dokumentu w KSeF nie jest przewidziany mechanizm wycofania/usunięcia przyjętej faktury; w razie potrzeby korekta realizowana jest poprzez wystawienie faktury korygującej zgodnie z przepisami.

6. Mechanizmy ponawiania i obsługa błędów

6.1. Moduł stosuje automatyczne mechanizmy ponawiania (retry) operacji, które zakończyły się niepowodzeniem z przyczyn technicznych (np. timeout, tymczasowa niedostępność KSeF).

6.2. Operacje, których ponowienie nie powiodło się po wyczerpaniu limitu prób, są kierowane do kolejki błędów (DLQ) i obsługiwane przez zespół wsparcia technicznego Usługodawcy.

6.3. Usługodawca stosuje mechanizmy deduplikacji mające na celu zapobieganie wysyłce duplikatów do KSeF. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za duplikaty wynikające z nietypowego zachowania API KSeF lub sytuacji brzegowych (edge cases) w logice ponawiania.

6.4. Klient jest zobowiązany do monitorowania statusów wysyłek faktur do KSeF za pośrednictwem interfejsu Serwisu oraz do zgłaszania wykrytych nieprawidłowości Usługodawcy.

7. Kody QR

7.1. Moduł może generować kody weryfikujące QR (lub linki weryfikujące) dla faktur, w zakresie i w przypadkach wymaganych przez przepisy oraz zasady KSeF, w szczególności na potrzeby udostępnienia lub użycia faktury poza KSeF.

7.2. W przypadku faktury wystawionej w trybie ONLINE, udostępnianej lub używanej poza KSeF, generowany jest co do zasady jeden kod QR umożliwiający dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych.

7.3. W przypadku faktur udostępnianych poza KSeF przed ich przesłaniem do KSeF w trybach OFFLINE (w rozumieniu zasad KSeF), na wizualizacji mogą występować dwa kody QR: pierwszy zapewniający dostęp do faktury i weryfikację danych (OFFLINE) oraz drugi do weryfikacji tożsamości wystawcy (CERTYFIKAT), zgodnie z zasadami KSeF.

7.4. Usługodawca nie odpowiada za brak możliwości weryfikacji kodów QR wynikający z niedostępności KSeF albo z niespełnienia warunków po stronie Klienta (np. brak danych niezbędnych do weryfikacji w danym scenariuszu).

8. Przechowywanie danych i pliki XML

8.1. Moduł przechowuje kopie plików XML faktur przesłanych do i pobranych z KSeF w infrastrukturze chmurowej Usługodawcy.

8.2. Pliki XML w ramach Modułu są przechowywane przez okres obowiązywania Umowy, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

8.3. Niezależnie od powyższego, Klient przyjmuje do wiadomości, że faktury w KSeF są przechowywane w systemie KSeF przez okres przewidziany przepisami (co do zasady 10 lat).

8.4. Na żądanie Klienta Usługodawca udostępni Klientowi kopie przechowywanych plików XML dotyczących faktur Klienta.

8.5. W przypadku rozwiązania Umowy Usługodawca umożliwi Klientowi pobranie przechowywanych plików XML w rozsądnym terminie przed usunięciem konta, zgodnie z pkt XI Regulaminu.

9. Procesy automatyczne i harmonogram

9.1. Moduł realizuje następujące procesy automatyczne:

a) Pobór faktur przychodzących - cyklicznie, w regularnych odstępach czasu;
b) Synchronizacja statusów wysyłek - cyklicznie, w celu weryfikacji nadanych numerów KSeF i statusów UPO;
c) Ponawianie operacji błędnych - cyklicznie, dla faktur, których przetwarzanie zakończyło się błędem;
d) Wysyłka zbiorcza faktur oczekujących - raz dziennie (lub z inną częstotliwością wynikającą z konfiguracji), dla faktur zatwierdzonych do wysyłki odroczonej (kolejkowanych) lub oczekujących na przesłanie.

9.2. Uruchomienie Modułu i aktywacja odpowiednich funkcji (wysyłka/pobór) stanowi akceptację przez Klienta działania powyższych procesów automatycznych i ich parametrów.

9.3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany częstotliwości i parametrów procesów automatycznych w celu optymalizacji działania Modułu, bez pogarszania jakości Usług.

10. Odpowiedzialność

10.1. Klient odpowiada za merytoryczną poprawność danych i dokumentów przekazywanych do KSeF oraz legalność ich przekazania, w tym za poprawność danych kontrahentów, kwot, stawek VAT i oznaczeń procedur.

10.2. Klient odpowiada za weryfikację, czy typy faktur i procedury podatkowe stosowane przez Klienta mieszczą się w zakresie funkcjonalności obsługiwanych przez aktualną wersję Modułu (zgodnie z pkt 1.4). Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowości w dokumentach KSeF wynikające z zastosowania przez Klienta nieobsługiwanych typów faktur lub procedur podatkowych.

10.3. Usługodawca odpowiada za należytą staranność techniczną integracji, tj. konwersję, wysyłkę i pobór danych zgodnie z zaakceptowanymi przez Klienta danymi i procesami, w zakresie obsługiwanych funkcjonalności, z uwzględnieniem ograniczeń odpowiedzialności z Regulaminu.

10.4. Usługodawca nie odpowiada za:
a) niedostępność, błędy lub opóźnienia po stronie KSeF (systemu Ministerstwa Finansów);
b) błędy w danych źródłowych zatwierdzonych przez Klienta;
c) skutki cofnięcia lub zmiany uprawnień Usługodawcy w KSeF przez Klienta;
d) opóźnienia w wysyłce faktur do KSeF wynikające z niedostępności KSeF lub wysyłki odroczonej (kolejkowania);
e) duplikaty dokumentów w KSeF wynikające z nietypowego zachowania API KSeF;
f) nieprawidłowości wynikające z zastosowania nieobsługiwanych typów faktur lub procedur podatkowych;
g) nieprawidłowości w automatycznie zaimportowanych fakturach zakupowych niezweryfikowanych przez Klienta;
h) skutki zastosowania przez Klienta ograniczeń opartych o dozwolone adresy IP (allowlista/AllowedIps lub równoważny mechanizm), niezgodnych z architekturą integracji.

11. Logi i monitoring

11.1. Usługodawca prowadzi logi techniczne operacji integracji w celu diagnostyki, bezpieczeństwa i rozliczalności.

11.2. Usługodawca monitoruje kolejki błędów (DLQ) i podejmuje działania naprawcze w przypadku trwałych niepowodzeń operacji.

11.3. Cykliczne raporty o nierozwiązanych błędach przetwarzania są generowane automatycznie i analizowane przez zespół wsparcia Usługodawcy.

11.4. Klient może monitorować statusy operacji KSeF (wysyłki, poboru, błędów) za pośrednictwem interfejsu Serwisu.

12. Zmiany Modułu

12.1. Zmiany Warunków Modułu podlegają zasadom z rozdziału XV Regulaminu dotyczącym zmian Warunków Modułu.

12.2. Usługodawca może rozszerzać zakres obsługiwanych funkcjonalności FA(3) bez konieczności zmiany Warunków Modułu, o ile rozszerzenie nie ogranicza dotychczasowej funkcjonalności.

12.3. W przypadku planowanego wycofania obsługi określonego typu faktury lub procedury, Usługodawca poinformuje Klientów korzystających z danej funkcjonalności z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.