Ewidencja przychodów na ryczałcie – jak ją prowadzić i jak powinna wyglądać?

Do najczęściej wybieranych przed przedsiębiorców form opodatkowania należy ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Jeden z obowiązków prowadzących działalność gospodarczą w tym zakresie to prowadzenie ewidencji przychodów. Czym jest i jak dokonuje się w niej rozliczeń wewnętrznych? Jakie stawki ryczałtu wg PKD wyróżniamy? Poniżej rozwiejemy wszelkie wątpliwości.

1. Ewidencja przychodów na ryczałcie – kto powinien ją prowadzić?

Każdy przedsiębiorca, bez względu na to, czy prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, czy zatrudnia pracowników, ma do wyboru różne formy opodatkowania. Może robić to w formie karty podatkowej czy na zasadach ogólnych. Jednak poniżej skupimy się na kwestiach związanych z opodatkowaniem w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Co do zasady, podatnicy prowadzący przedsiębiorstwa, a także:

• spółki jawne i cywilne,
• przedsiębiorstwa w spadku,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• przedsiębiorstwa w spadku, 

które podlegają opodatkowaniu w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych (czyli m.in. podmioty, których przychody nie są wyższe niż 250 tys. euro), mają obowiązek:

• posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów,
• prowadzić wykaz środków trwałych,
• prowadzić wykaz wartości niematerialnych i prawnych,
• prowadzić odrębnie dla każdego roku ewidencję przychodów.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów powstaje od momentu rozpoczęcia stosowania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Prowadzimy ją według wzoru ujętego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Warto pamiętać, że nie wszyscy przedsiębiorcy mogą rozliczać się za pomocą podatku zryczałtowanego. Jest to uzależnione m.in. od rodzaju prowadzonej działalności. Wśród wyłączonych spod tej formy opodatkowania znajdują się osiągający całość lub część dochodu z np. prowadzenia aptek czy działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych. Będą to również osoby fizyczne korzystający z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego, które to uregulowane jest na podstawie odrębnych przepisów.

Więcej na temat ryczałtu w kontekście polskiego ładu piszemy tutaj: https://altera.co/ryczalt-jako-forma-opodatkowania-czy-oplaca-sie-po-polskim-ladzie/.

2. Jak prowadzić ewidencję przychodów na ryczałcie?

Ewidencja przychodów prowadzona jest w formie papierowej lub elektronicznej. Aby móc skorzystać z wersji elektronicznej (czyli w systemie teleinformatycznym), należy spełniać następujące warunki:

• przedsiębiorca dysponuje pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego, służącego do prowadzenia tejże ewidencji,
• obsługiwany program komputerowy umożliwia bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów, a także wydrukowanie niezbędnych danych zgodnie z przyjętym wzorem ewidencji,
• przedsiębiorca odpowiednio archiwizuje i dba o prawidłowe przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, chroni je przed zniszczeniem, przetwarzaniem lub nieuprawnioną modyfikacją.

Spełnienie powyższych wymogów jest warunkiem uznania ewidencji za prawidłową.

Rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zawiera nowy wzór ewidencji przychodów. Zawiera on następujące elementy: 

• Pozycja 1: Liczbę porządkową wpisu,                                            
• Pozycja 2: Datę wpisu – datę, w której ujmowany został przychód w ewidencji przychodów,        
• Pozycja 3: Datę uzyskania przychodu – datę, osiągnięcia przychodu i powstania obowiązku podatkowego na gruncie PIT,                                 
• Pozycja 4: Numer dowodu, na podstawie którego dokonano wpisu,                          
• Pozycje 5-11: Przychody opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych według stawki,
• Pozycja 12: Ogółem przychody,                                                     
• Pozycja 13: Uwagi np. informacje o uzyskanych dotacjach.

Prowadząc ewidencję w formie elektronicznej, może wystąpić konieczność wygenerowania pliku JPK_EWP (Jednolity Plik Kontrolny). Natomiast w przypadku w wersji papierowej podatnik jest zwolniony z jego generowania.

3. Ewidencja przychodów a termin wpisu

Warto pamiętać, że zapisy w ewidencji dokonywane są w porządku chronologicznym i w terminie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. 

Przedsiębiorcy, którzy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przychodów, a mimo to tego nie robią lub wykonują ją w sposób nierzetelny, muszą liczyć się z konsekwencjami finansowymi. Złamanie ustalonych zasad może wiązać się z tym, że organ podatkowy wyręczy podatnika i sam oszacuje przychód, naliczając podatek pięciokrotnie wyższy od tego, jaki powinien zastosować. Stawka urzędu skarbowego może sięgać nawet 75% przychodu.

Jeśli ewidencja przychodów jest prowadzona osobiście przez przedsiębiorcę, to nie trzeba informować o tym fakcie urzędu skarbowego. Natomiast jeśli zadanie to zlecone firmie zewnętrznej, to w ciągu 7 dni od podjęcia współpracy z danym podmiotem należy zgłosić to za pomocą druku CEIDG-1.

4. Dowody wewnętrzne w ewidencji przychodów – jak je rozliczać?

Wpisów dokonuje się na podstawie odpowiednich dokumentów, takich jak:

• faktury VAT,
• rachunki,
• dokumenty celne,
• noty korygujące,
• dowody wewnętrzne.

Mając na względzie, że nie wszystkie wydatki w ramach prowadzonej działalności gospodarczej są dokumentowane fakturami lub rachunkami, Ministerstwo Finansów pozwala sporządzać dowody wewnętrzne.

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dowodów księgowych we wskazanej przez niego siedzibie firmy wskazanej przez niego przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płacenia ryczałtu.

5. Różne stawki ryczałtu na jednej fakturze a ewidencja przychodów

W 2022 roku obowiązują następujące stawki podatku zryczałtowanego:

• 2% – z przychodów m.in.:
• ze sprzedaży produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy, hodowli lub chowu, przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy,
• 3% – z przychodów m.in.:
• z działalności gastronomicznej, z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%,
• z działalności usługowej w zakresie handlu,
• ze świadczenia usług związanych z produkcją zwierzęcą,
• z działalności rybaków morskich i zalewowych w zakresie sprzedaży ryb i innych surowców pochodzących z własnych połowów, z wyjątkiem sprzedaży konserw oraz prezerw z ryb i innych surowców z połowów,
• 5,5% – z przychodów m.in.:
• z działalności wytwórczej, robót budowlanych lub w zakresie przewozów ładunków taborem samochodowym o ładowności powyżej 2 ton,
• prowizji uzyskanej z działalności handlowej w zakresie sprzedaży jednorazowych biletów komunikacji miejskiej, znaczków do biletów miesięcznych, znaczków pocztowych, żetonów i kart magnetycznych do automatów,
• 8,5% – z przychodów ze świadczenia usług m.in.:
• przychodów z działalności usługowej (w tym tych z działalności
  gastronomicznej w zakresie sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%),
• przychodów ze świadczenia usług związanych ze zwalczaniem pożarów i zapobieganiem pożarom,
• przychodów ze świadczenia usług w zakresie edukacji,
• przychodów ze świadczenia usług związanych z działalnością bibliotek,
• 8,5% – z przychodów do kwoty 100 000 zł oraz 12,5% z przychodów od nadwyżki ponad kwotę 100 000 zł z tytułu m.in.:
• świadczenia usług związanych z zakwaterowaniem,
• świadczenia usług najmu i obsługi nieruchomości własnych lub dzierżawionych,
• wykonywania usług w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych,
• wynajmu i dzierżawy samochodów osobowych i furgonetek, bez kierowcy,
• 10% – z przychodów ze świadczenia usług w zakresie kupna i sprzedaży
  nieruchomości na własny rachunek,
• 12% – przychodów ze świadczenia usług m.in.:
• związanych z wydawaniem pakietów gier komputerowych,
• związanych z doradztwem w zakresie sprzętu komputerowego,
• 14% – z przychodów ze świadczenia usług m.in.:
• w zakresie opieki zdrowotnej,
• architektonicznych i inżynierskich; usług badań i analiz technicznych,
• w zakresie specjalistycznego projektowania,
• 15% – z przychodów ze świadczenia usług m.in.:
• reprodukcji komputerowych nośników informacji,
• pośrednictwa w sprzedaży motocykli oraz części i akcesoriów do nich,
• pośrednictwa finansowego i ubezpieczeniowego,
• 17% – z przychodów osiąganych w zakresie wykonywania wolnych zawodów, czyli osobistego wykonywana pracy w ramach działalności gospodarczej (dotyczy m.in. lekarzy, stomatologów, weterynarzy i położnych).

Przynależność do poszczególnych stawek ryczałtu ewidencjonowanego zależy od wykonywanego zawodu. Oznacza to, że są one określane kodami PKD.

W art. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne wykazane są podmioty ze ściśle przypisanymi stawkami. To na przedsiębiorcę nakłada się obowiązek znalezienia usługi i ustalenia odpowiadającej jej stawki.

Tutaj można przeczytać, jak kształtowały się stawki ryczałtu w 2021 roku: https://altera.co/stawki-ryczaltu-2021/.

6. Wykaz środków trwałych dla ryczałtowców

Zgodnie z art. 15 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym podatnicy rozliczający się w takiej formy opodatkowania, jaką jest ryczałt, mają obowiązek prowadzenia ewidencji oraz amortyzowania środków trwałych.

Przedsiębiorstwo określa kategorię środka trwałego, metodę i okres amortyzacji, a także tworzy plan jego amortyzacji. Sposób prowadzenia ewidencji środków trwałych nie różni się od tych dla innych podatników. Jednakże ze względu na brak możliwości pomniejszania przychodów o koszty nie ujmuje się odpisów amortyzacyjnych w rozliczeniach podatkowych.

Par. 12 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wyszczególnia pozycje, jakie powinny się znaleźć w ewidencji środków trwałych:

• liczba porządkowa,
• data nabycia,
• data przyjęcia do używania,
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
• wartość początkowa,
• stawka amortyzacyjna,
• zaktualizowana wartość początkowa,
• data likwidacji oraz jej przyczyna albo data zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
  

7. Ewidencja przychodów na ryczałcie – podsumowanie