Automatyzacja Płatności

Od zatwierdzonej faktury do gotowej płatności

W wielu firmach akceptacja faktury i wykonanie przelewu to nadal dwa oddzielne światy. Faktura przechodzi obieg dokumentów, ktoś zatwierdza ją do płatności, a potem dane trzeba przepisać do banku albo skopiować do arkusza: kwotę, kontrahenta, rachunek, tytuł przelewu i datę realizacji.

To tworzy niepotrzebne ryzyko. Łatwo pominąć dokument, zapłacić po terminie, przepisać błędny numer rachunku albo przygotować przelew dla faktury, która nie powinna jeszcze zostać opłacona.

Altera łączy te kroki. Faktura trafia do płatności po zatwierdzeniu do płatności, jeśli jest oznaczona jako nieopłacona i ma polski rachunek bankowy. Dzięki temu lista zobowiązań nie jest ręcznie prowadzonym arkuszem, tylko wynika bezpośrednio z dokumentów, które przeszły firmowy proces akceptacji.

<PHOTO: lista płatności z fakturami zatwierdzonymi do płatności, kwotami, kontrahentami, terminami i statusami>

Lista zobowiązań, którą można filtrować i kontrolować

W module płatności użytkownik widzi dokumenty gotowe do realizacji. Może wybrać część faktur, sprawdzić szczegóły płatności i zdecydować, które zobowiązania mają trafić do eksportu.

To ważne szczególnie wtedy, gdy firma płaci cyklicznie: raz dziennie, raz w tygodniu albo w konkretnych terminach miesiąca. Zamiast za każdym razem budować listę przelewów od zera, zespół pracuje na aktualnych danych z Altery.

<PHOTO: zaznaczone faktury na liście płatności przed eksportem paczki przelewów>

Daty płatności dopasowane do terminów z faktur

Altera automatycznie ustawia datę płatności zgodnie z terminem płatności zapisanym na fakturze. Dzięki temu łatwiej uniknąć przypadkowego opóźnienia albo zbyt wczesnego opłacenia dokumentu.

Użytkownik nadal zachowuje kontrolę. Przy eksporcie może zmienić datę realizacji przelewu, jeśli wymaga tego płynność finansowa, harmonogram płatności albo decyzja osoby odpowiedzialnej za finanse.

<PHOTO: szczegóły eksportu płatności z możliwością zmiany daty realizacji przelewów>

Eksport do banku bez ręcznego przepisywania danych

Po wybraniu płatności Altera generuje paczkę przelewów w formacie Elixir-0, znanym też jako Multicash PLI. Plik można zaimportować do banku, zamiast ręcznie tworzyć każdy przelew.

To ogranicza liczbę pomyłek i przyspiesza pracę przy większej liczbie faktur. Dane przelewu pochodzą z dokumentów w systemie, więc zespół nie musi kopiować kwot, rachunków i tytułów między aplikacjami.

<PHOTO: ekran generowania lub pobierania paczki przelewów Elixir-0 / Multicash PLI>

Kontrola rachunku przed płatnością

Przed wykonaniem przelewu można ręcznie zweryfikować rachunek kontrahenta na Białej Liście VAT. To dodatkowa kontrola przed wysłaniem środków i ważny element bezpieczeństwa przy płatnościach za faktury kosztowe.

W praktyce pozwala to sprawdzić, czy rachunek użyty do płatności jest właściwy, zanim paczka przelewów trafi do banku.

<PHOTO: szczegóły płatności z akcją weryfikacji rachunku kontrahenta na Białej Liście VAT>

Płatności spoza faktur kosztowych

Nie wszystkie płatności w firmie wynikają bezpośrednio z faktur kosztowych. Wynagrodzenia, podatki, ZUS albo inne zobowiązania mogą pochodzić z osobnych procesów.

Takie płatności można dodać do Altery przez import z Excela, żeby przygotować je razem z pozostałymi przelewami i zachować jeden uporządkowany proces eksportu do banku.

<PHOTO: import dodatkowych płatności z pliku Excel>

Status płatności wraca do procesu

Po przygotowaniu paczki przelewów firma nadal potrzebuje wiedzieć, co faktycznie zostało opłacone. Status płatności może zostać zaktualizowany przez rozrachunki, integrację Open Banking albo ręczne oznaczenie przez użytkownika.

Dzięki temu Altera nie kończy pracy na eksporcie pliku. Informacja o płatności wraca do procesu finansowego i może być widoczna przy fakturze, w rozrachunkach oraz w raportach.

Wartość dla zespołu finansowego

Automatyzacja płatności najbardziej pomaga tam, gdzie firma ma wiele faktur kosztowych, kilka osób zatwierdzających dokumenty i regularne okna płatności. Zespół nie musi ręcznie odtwarzać listy zobowiązań, pilnować terminów w arkuszu ani przepisywać danych do banku.

Efekt jest prosty: mniej pracy operacyjnej, mniej ryzyka błędu i większa kontrola nad tym, które faktury są zatwierdzone, gotowe do zapłaty i faktycznie opłacone.