Fakturowanie Sprzedaży

Fakturowanie bez przepisywania danych

Wystawienie faktury nie powinno oznaczać przepisywania danych, sprawdzania kontrahenta w kilku miejscach, osobnego przygotowania PDF-a i późniejszego pilnowania, czy dokument został wysłany do klienta albo do KSeF. W praktyce to właśnie te małe kroki zabierają najwięcej czasu i tworzą ryzyko błędów.

Altera porządkuje cały proces wystawienia faktury w jednym miejscu: od kontrahenta, przez pozycje i dane płatności, po wizualizację PDF, wysyłkę, KSeF i status dokumentu.

<PHOTO: ekran wystawiania faktury sprzedażowej z podglądem dokumentu po prawej stronie>

Szybkie wystawianie z podglądem faktury

Fakturę możesz wystawić szybko, ale nie na ślepo. W trakcie uzupełniania danych od razu widzisz, jak będzie wyglądać gotowy dokument dzięki szybkiemu podglądowi faktury.

To pozwala sprawdzić układ, dane kontrahenta, pozycje, terminy płatności i opis jeszcze przed wystawieniem dokumentu. Altera pomaga wymuszać dobre praktyki: użytkownik widzi, co przygotowuje, zanim zatwierdzi fakturę i wyśle ją do klienta albo do KSeF.

<PHOTO: szybki podgląd faktury PDF podczas edycji dokumentu, przed wystawieniem>

Kontrahent z GUS i VIES

Podczas wystawiania faktury możesz wyszukać kontrahenta w GUS albo VIES. System pomaga uzupełnić dane nabywcy bez ręcznego przepisywania nazwy, adresu i identyfikatorów.

Kontrahenta można też zapisać w lokalnej bazie, żeby przy kolejnych fakturach korzystać już z gotowych danych. Dzięki temu powtarzalne fakturowanie jest szybsze, a ryzyko literówek i niespójnych danych mniejsze.

<PHOTO: wyszukiwanie kontrahenta w GUS/VIES podczas wystawiania faktury>

Produkty, kategorie i projekty

Faktura sprzedażowa nie jest tylko dokumentem dla klienta. To także źródło danych dla raportów, rozrachunków i kontroli rentowności. Dlatego w Alterze przy wystawianiu faktury możesz dodać produkty, przypisać kategorie sprzedażowe i powiązać dokument z projektem.

Dzięki temu dane nie muszą być później uzupełniane ręcznie w Excelu albo w osobnym raporcie. Faktura od razu pracuje w dalszych procesach: w finansach, kontrolingu i monitorowaniu należności.

<PHOTO: pozycje faktury z produktami, kategorią sprzedażową i projektem>

Dane płatności ustawione raz

Tematy płatności ustawiasz raz, a system korzysta z nich w odpowiednich procesach. Konta bankowe mogą być pobierane automatycznie z białej listy, dzięki czemu przy fakturze nie trzeba za każdym razem ręcznie przepisywać danych rachunku.

To szczególnie ważne, gdy firma wystawia wiele faktur, używa kilku rachunków albo obsługuje różne typy sprzedaży. Raz uporządkowane ustawienia płatności ograniczają liczbę decyzji przy pojedynczym dokumencie.

<PHOTO: ustawienia płatności i rachunków bankowych dla faktury sprzedażowej>

Szkice faktur

Nie każda faktura musi być wystawiona od razu. Możesz przygotować dokument teraz, zapisać go jako szkic i wrócić do niego później, gdy brakuje jeszcze danych, akceptacji albo ostatecznych pozycji.

Szkic pozwala zacząć pracę wtedy, gdy informacja pojawia się w firmie, bez wymuszania natychmiastowego zakończenia procesu. Dokument pozostaje w systemie i można go dokończyć w odpowiednim momencie.

<PHOTO: lista faktur z widocznym statusem szkicu>

Wysyłka i status dokumentu

Po wystawieniu fakturę można wysłać e-mailem, pobrać albo przekazać do KSeF. Gdy dokument zostanie wysłany, Altera automatycznie zmienia jego status na „Wysłana”, więc zespół nie musi ręcznie oznaczać, co już trafiło do klienta.

Status faktury porządkuje dalszą pracę: wiadomo, które dokumenty są jeszcze w przygotowaniu, które zostały wystawione, a które zostały już wysłane i mogą przejść do monitorowania płatności.

<PHOTO: szczegóły faktury sprzedażowej ze statusem Wysłana i akcjami wysyłki>

KSeF wbudowany w proces

Integracja z KSeF jest wbudowana w system, więc fakturowanie nie kończy się na przygotowaniu PDF-a. Altera pomaga przejść przez wymagane pola i ogranicza ryzyko, że dokument będzie niekompletny albo nie zostanie wysłany w terminie.

Jeżeli faktura nie zostanie przekazana do KSeF od razu, system może zrobić to za Ciebie na koniec dnia. Dzięki temu KSeF staje się częścią codziennego procesu, a nie osobnym obowiązkiem do ręcznego pilnowania.

<PHOTO: status wysyłki faktury sprzedażowej do KSeF>

Wartość dla firmy

Fakturowanie sprzedaży w Alterze skraca czas wystawienia dokumentu, zmniejsza liczbę ręcznych kroków i porządkuje dane, które później są wykorzystywane w finansach. Kontrahent, produkty, kategorie, projekt, płatności i KSeF są obsługiwane w jednym procesie.

Największa wartość pojawia się wtedy, gdy firma wystawia faktury regularnie i chce, żeby dane sprzedażowe od razu zasilały rozrachunki, kontroling i pracę z należnościami, bez przepisywania ich do kolejnych narzędzi.