Kontrola należności i windykacja

Faktura wystawiona to nie koniec procesu

W wielu firmach proces sprzedażowy kończy się na wystawieniu faktury i wysłaniu jej do klienta. Potem zaczyna się ręczne sprawdzanie: czy klient zapłacił, czy wpłata pokrywa całą kwotę, czy termin już minął, kto powinien przypomnieć o płatności i czy wiadomość została już wysłana.

Przy większej liczbie faktur sprzedażowych łatwo stracić kontrolę. Część informacji jest w systemie fakturowym, część w banku, część w skrzynce mailowej, a część w arkuszu prowadzonym przez finanse. W efekcie firma reaguje za późno albo przypomina klientowi bez pełnego kontekstu.

Altera pomaga traktować należności jako dalszy ciąg procesu fakturowania. Po wystawieniu faktury zespół może śledzić jej status, aktualizować informacje o wpłatach i prowadzić komunikację z klientem w powiązaniu z konkretnym dokumentem.

<PHOTO: lista faktur sprzedażowych z widocznymi statusami płatności: opłacona, częściowo opłacona, nieopłacona, po terminie>

Status należności widoczny przy fakturze

Każda faktura sprzedażowa ma status płatności, który pozwala szybko ocenić sytuację: Opłacona, Częściowo opłacona, Nieopłacona albo Po terminie.

To daje zespołowi finansowemu prosty widok na należności bez ręcznego składania raportu. Widać, które faktury są zamknięte, które mają częściową wpłatę, które nadal czekają na płatność i które wymagają reakcji, bo termin już minął.

<PHOTO: szczegóły faktury sprzedażowej ze statusem płatności i informacją o częściowej wpłacie>

Przypomnienia przed terminem, w terminie i po terminie

Altera może wysyłać automatyczne przypomnienia do klientów na różnych etapach: przed terminem płatności, w dniu terminu oraz po jego przekroczeniu. Dzięki temu zespół nie musi ręcznie pilnować każdej daty i sprawdzać, komu trzeba wysłać wiadomość.

Automatyzacja nie odbiera kontroli. Użytkownik może również ręcznie wygenerować maila z fakturą albo przypomnienie o płatności, gdy potrzebuje indywidualnie zareagować na sytuację klienta.

<PHOTO: ustawienia automatycznych przypomnień przed terminem, w dniu terminu i po terminie płatności>

Szablony wiadomości zamiast pisania od zera

Każda wiadomość ma swój szablon, więc zespół nie musi pisać przypomnień od początku. Szablon porządkuje język komunikacji, a jednocześnie pozwala dopasować treść do typu wiadomości: wysyłki faktury, przypomnienia przed terminem, przypomnienia po terminie albo kolejnego ponaglenia.

To szczególnie ważne w miękkiej windykacji. Klient dostaje jasną, spójną wiadomość, a firma nie traci czasu na ręczne składanie maili z numerem faktury, kwotą i terminem płatności.

<PHOTO: edycja szablonu wiadomości przypominającej o płatności>

Historia kontaktu przy dokumencie

Przy fakturze zostaje historia wysłanych wiadomości i przypomnień. Dzięki temu osoba, która wraca do dokumentu po kilku dniach, nie musi sprawdzać skrzynki mailowej ani pytać zespołu, czy klient był już ponaglany.

Historia pomaga też uniknąć chaosu w komunikacji. Zespół widzi, kiedy wysłano fakturę, kiedy poszło przypomnienie i jakie działania zostały wykonane przy dokumencie.

<PHOTO: historia faktury sprzedażowej z wysłanymi mailami i przypomnieniami>

Częściowe płatności bez gubienia statusu

Nie każda płatność zamyka fakturę od razu. Klient może zapłacić część kwoty, wykonać kilka przelewów albo uregulować należność po przypomnieniu.

Altera pozwala pracować także z fakturami częściowo opłaconymi. Dzięki temu status dokumentu nie jest zero-jedynkowy, a zespół widzi, że część należności została już pokryta, ale temat nadal wymaga monitorowania.

<PHOTO: faktura częściowo opłacona z widoczną kwotą pozostałą do zapłaty>

Nota za opóźnienie w płatności

Pracujemy nad automatycznym generowaniem noty za opóźnienie w płatności, obejmującej równowartość 40 euro rekompensaty zgodnie z przepisami dotyczącymi opóźnień w transakcjach handlowych.

To kolejny krok po miękkich przypomnieniach: gdy klient przekracza termin, firma może uporządkować również formalną część procesu, bez ręcznego przygotowywania dokumentu od zera.

<PHOTO: projektowany widok generowania noty za opóźnienie w płatności>

Wartość dla finansów, sprzedaży i zarządu

Dla finansów to bieżący obraz tego, które faktury są opłacone, częściowo opłacone, nieopłacone albo po terminie. Dla sprzedaży i obsługi klienta to jasny kontekst rozmowy z kontrahentem. Dla zarządu to lepsza widoczność należności i mniejsze ryzyko, że opóźnione płatności zostaną zauważone zbyt późno.

Największa wartość pojawia się tam, gdzie firma wystawia wiele faktur z odroczonym terminem płatności, obsługuje częściowe wpłaty i regularnie musi przypominać klientom o zaległościach.