Jak złożyć sprawozdanie finansowe w KRS?

Ponownie przedłużony w tym roku termin przesyłania raportów do KRS dla jednostek sektora prywatnego wkrótce dobiegnie końca. Gdzie zatem złożyć sprawozdanie finansowe? Zgodnie z obowiązującymi zasadami, składanie sprawozdania finansowego do KRS odbywa się tylko w trybie online. Jak złożyć i wysłać sprawozdanie do KRS? Jakich dokumentów finansowych nie może zabraknąć?

W ubiegłym roku przedsiębiorcy mieli przedłużony czas na złożenie dokumentacji finansowej do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS (RDF KRS). Również w tym roku z powodu pandemii termin został przedłużony o 3 miesiące, w efekcie czego ostateczny termin na sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego do KRS mija 30 czerwca 2021. 

Warto pamiętać, że podobnie jak w zeszłych latach, dokumenty muszą być przesłane elektronicznie i poświadczone podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym. Poniżej wyjaśniamy, jak poprawnie przesłać dokumenty i z jakich elementów muszą się składać.

Sprawozdanie finansowe KRS – do kiedy trzeba je złożyć?

Kto musi składać sprawozdanie? Zgodnie z przepisami, sprawozdania finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego muszą zdać wszystkie spółki wpisane do rejestru przedsiębiorców. Przedsiębiorcy mają 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego na złożenie go w KRS. 

Zgodnie z informacjami zawartymi w państwowym serwisie gov.pl, „sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy. Jeżeli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, zatwierdzenie powinno nastąpić do 30 czerwca. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, sprawozdanie złóż do 15 lipca danego roku”. 

Sprawozdania a pandemia COVID-19

Z uwagi na pandemię koronawirusa, 29 marca 2021 roku, zgodnie z obwieszczeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej ogłoszono nowe rozporządzenie, które opublikowano w Dzienniku Ustaw pod poz. 572 (Dz. U. z 2021 r. poz. 572). W związku z powyższym przedłużeniu uległy niektóre terminy ustawy dotyczące sporządzenia sprawozdań finansowych, a także ich zatwierdzenia i złożenia do Krajowego Rejestru Sądowego.

Data złożenia sprawozdania w Krajowym Rejestrze Sądowym

Do kiedy trzeba złożyć sprawozdanie do KRS? W 2021 roku termin uległ zmianie. W przypadku spółek i organizacji non-profit przedłużono go o 3 miesiące. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe za 2021 rok należy:

• sporządzić i podpisać w terminie do 30 czerwca 2021 r.;
• zatwierdzić do 30 września 2021 r.;
• złożyć do KRS w ciągu 15 dni od daty jego zatwierdzenia – ostateczny termin mija zatem 15 października 2021 r.

Co dołączyć do sprawozdania finansowego dla Krajowego Rejestru Sądowego?

Elektroniczne sprawozdania finansowe (będące kopią oryginału) należy złożyć wraz z:

• odpisem uchwały potwierdzającej roczne sprawozdanie finansowe;
• odpisem uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty;
• sprawozdaniem z działalności gospodarczej;
• sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej;
• raportem z badania, jeżeli sprawozdanie finansowe zostało zbadane.

Elektroniczne sprawozdanie finansowe – jak wysłać je do KRS?

Elektroniczne sprawozdania finansowe należy złożyć drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu ekrs.ms.gov.pl będącego składową Ministerstwa Sprawiedliwości. Składanie sprawozdań KRS może odbyć się za pośrednictwem naszego biura rachunkowego Altera.co. 

Złożenie podpisu kwalifikowanego na wniosku będzie leżało już po stronie wspólników spółki, ponieważ wszelkie dokumenty i wnioski podpisuje się osobiście. Nasze biuro księgowe służy pomocą zarówno przy zakładaniu konta, dokonywaniu zgłoszeń, jak i dodawaniu sprawozdania, reprezentacji podmiotu, prowadzeniu rachunkowości czy podczas innych czynności księgowych.  

Jak złożyć dokumenty?

Sprawozdanie finansowe składane drogą elektroniczną może zostać złożone na dwa sposoby:

• poprzez bezpłatną rejestrację w systemie (RDF). Opcja bezpłatna zakłada korzystanie z Profilu Zaufanego (muszą go posiadać wszyscy członkowie zarządu firmy), więc jeśli przynajmniej jeden członek zarządu nie posiada numeru PESEL, opcja ta nie jest dostępna;
• poprzez złożenie płatnego żądania w systemie (S24) i dokonanie opłaty za rachunek, co jest nieco wygodniejszą opcją. Jest to też jedyny sposób na złożenie sprawozdania finansowego do KRS dla podmiotów zarządzanych przez cudzoziemców, którzy nie posiadają numeru PESEL.

Prześledźmy zatem, jak wygląda proces składania elektronicznego sprawozdań finansowych na portalu e-KRS krok po kroku:

• Jeśli nie posiadasz konta na portalu e-KRS, załóż je za pomocą kwalifikowanego e-podpisu lub Profilu Zaufanego. Zaloguj się w zakładce „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych”, a następnie przejdź do zakładki „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. Postępuj według wskazówek systemu, który podpowie również, jakie dokumenty należy złożyć; 
• Wyszukaj podmioty, wpisując numer KRS;
• Wskaż okres, za który są zgłaszane dokumenty finansowe. W oddzielnych plikach dołącz dokumenty, klikając „Dodaj dokument” i podając daty i język ich sporządzenia; 
• Złóż oświadczenie, które potwierdzi, że oryginały załączonych dokumentów zostały podpisane przez kierownika jednostki i osobę prowadzącą księgi rachunkowe. W przypadku braku wymaganych podpisów, w polach „Kto nie podpisał” i „Powód braku podpisu” wpisz wymagane dane;
• Zweryfikuj, czy zgłoszenie zostało wypełnione poprawnie, podpisz podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym. Jeśli sytuacja tego wymaga – przekaż do podpisu na konto innego użytkownika lub od razu wyślij zgłoszenie, klikając „Wyślij zgłoszenie do repozytorium dokumentów finansowych”.

Wygenerowane dane, w formie plików XML, bez względu na to, czy dotyczą przedsiębiorców, jednostek samorządu terytorialnego czy spółki to bez wątpienia przyszłość każdego nowoczesnego systemu teleinformatycznego. 

Cieszy, że za sprawą takich aplikacji, jak S24 czy e-KRS, Polska już teraz znajduje się w gronie państw, gdzie wpis, w którym można odnaleźć szereg ważnych informacji o działalności może być wygenerowany przez osoby decyzyjne właśnie w ten sposób. Warto docenić też to, że platforma dla większości osób dostępna jest bezpłatnie.

Podpisywanie dokumentu dzięki podpisowi elektronicznemu.

Od 2018 r. przesyłane dokumenty muszą być w formie elektronicznej, opatrzone podpisem elektronicznym bądź zatwierdzone Profilem Zaufanym. Wówczas podpis elektroniczny był wymagany wyłącznie od jednego z członków zarządu. To spora zmiana, która objęła swoim zasięgiem wiele osób, dla których składanie sprawozdań finansowych było wcześniej zadaniem wykonywanym według tego samego schematu od wielu lat.

Kto musi podpisać dokumenty przed wysłaniem do KRS?

W kolejnym roku wymagano już podpisów elektronicznych wszystkich członków zarządu. Z początkiem lipca tego roku Ministerstwo Sprawiedliwości planuje pełną informatyzację KRS, dzięki której wszelkie czynności, jak dokonywanie wpisu czy wykreślenia z KRS będzie odbywało się wyłącznie drogą elektroniczną po poświadczeniu tożsamości podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym. 

Warto odnotować też, że pośrednim beneficjentem tych zmian będzie Ministerstwo Finansów. Elektroniczne wysyłanie plików przez osoby do tego upoważnione przyspieszy obieg danych w systemie. Informacje o tym, czy wpis został zaktualizowany, czy nie szybciej dotrą więc do właściwego organu, w czym dużą rolę odegra przyspieszony obieg danych w formie cyfrowej. Liczba dni niezbędna do uznania wniosku za poprawnie złożony także się skróci.

Elektroniczne sprawozdania finansowe – co jeszcze trzeba o nich wiedzieć?

Powinniśmy pamiętać o tym, że sprawozdanie składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowych. Niektóre podmioty muszą też poinformować o zmianach w kapitale, a także uwzględnić zestawienie aktywów netto, rachunków przepływów gotówkowych oraz informacje o lokatach.

Sprawozdanie udostępniane jest w języku polskim, a dane wyrażane są w złotówkach. Dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w raporcie znajdzie się bilans, RZiS, sprawozdanie z działalności jednostki, a także uchwała o zatwierdzeniu zysku lub straty i jej ewentualnym przekazaniu.

Obsługa systemu e-KRS – jak się w nim odnaleźć?

System każdorazowo przeprowadza użytkownika przez proces składania elektronicznego sprawozdania finansowego lub innych czynności, podając klarowne komunikaty. Na stronie ekrs.ms.gov.pl są dostępne instrukcje, które mogą służyć pomocą, jednak obsługa e-KRS jest na tyle intuicyjna, że żaden użytkownik nie powinien napotkać poważnych problemów w złożeniu rocznego sprawozdania i oddania dokumentów finansowych w terminie.

Jak sprawdzić, czy spółka/fundacja/stowarzyszenie złożyła sprawozdanie?

Powinniśmy pamiętać też o tym, że dostęp do danych wpisanych do KRS również można uzyskać zdalnie. Co więcej, nie trzeba nawet logować się naszym profilem zaufanym ani zakładać konta w systemie. Wystarczy podać dane o fundacji lub stowarzyszeniu, jakie chcemy uzyskać. 

Takie elektronicznie dostępne z działalności sprawozdanie rekomenduje między innymi Unia Europejska i jej prawodawstwo. Oznacza to, że na przykład osoby postronne, z innego stowarzyszenia lub ugrupowania, bez konieczności uiszczania żadnych płatności, mają wgląd, a plik mogą pobrać w formie XML.

Dostęp do wszystkich danych dostępny jest bezpłatnie na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Mogą z nich korzystać też jednostki, biura rachunkowe oraz spółki, nie jest wymagany podpis kwalifikowany, który uwiarygodni nas w oczach systemu opracowanego przez MS. W praktyce oznacza to, że dostęp do sprawozdania z działalności jest już niemal powszechną funkcjonalnością.

Dobrą opcją może być również powierzenie tego zadania firmie księgowej. W naszym biurze rachunkowym Altera.co prowadzimy księgowość spółek na nowoczesnych zasadach, wdrażając aplikację z panelem klienta do obsługi księgowości w Twojej firmie. Prowadzenie dokumentacji księgowej w firmie jeszcze nigdy nie było tak proste!