Elektroniczny obieg dokumentów bez polowania na faktury
Faktura trafia do Altera.app z KSeF, maila albo uploadu, przechodzi właściwą ścieżkę akceptacji i zostaje w jednym miejscu razem ze statusem, komentarzami i historią.
KSeF / mail / upload
OCR pomaga tylko tam, gdzie potrzeba odczytu.
System kieruje fakturę
Do osoby, która naprawdę ma podjąć decyzję.
Akceptacje i komentarze
Wszystko dzieje się przy dokumencie.
Archiwum i płatność
Proces zostaje w systemie.
Faktura nie powinna szukać właściciela
A w wielu firmach dokładnie tak wygląda obieg dokumentów. Jedna faktura potrafi mieć więcej przystanków niż powinna.
Po staremu
- Faktura trafia na maila.
- Ktoś ją pobiera i przesyła dalej.
- Ktoś nie wie, że ma ją zaakceptować.
- Księgowość pyta zespół.
- Zespół szuka w mailach.
W Altera.app faktura trafia do procesu
Wpływ dokumentu
Faktura może trafić z KSeF, maila albo uploadu.
Właściwa osoba
Ścieżka akceptacji działa bez zgadywania.
Status i komentarze
Ustalenia zostają przy dokumencie.
Historia procesu
Widać, kto zaakceptował i kiedy.
Ustawiasz obieg raz. Faktury wiedzą, gdzie iść.
Altera.app robi z ręcznego przekazywania dokumentów proces, który można śledzić, kontrolować i odtworzyć.
- 01
Faktura trafia do Altera.app
Może przyjść z KSeF, maila albo uploadu. OCR pomaga wtedy, gdy dokument nie ma jeszcze danych z systemu.
- 02
System kieruje dokument do właściwej osoby
Faktura trafia na odpowiednią ścieżkę akceptacji, nie do kogokolwiek.
- 03
Wszystko dzieje się przy dokumencie
Akceptacje, komentarze, statusy, decyzje i historia są w jednym miejscu.
- 04
Dokument zostaje w systemie
Po zakończeniu procesu faktura nie znika w mailach. Możesz ją znaleźć wtedy, kiedy będzie potrzebna.
Technologia, która robi swoje. Ty nie śledzisz faktur ręcznie.
Altera.app pilnuje ścieżek akceptacji, statusów, komentarzy i historii dokumentu, żeby zespół nie musiał odtwarzać procesu z maili.
Ścieżki akceptacji
Ustalasz, kto zatwierdza dokument i w jakiej kolejności. Faktura trafia do właściwych osób.
Dostępy użytkowników
Każdy widzi to, co jest mu potrzebne do pracy. Właściciel, finanse, księgowość i zespół mogą działać razem.
Status dokumentu
Widzisz, czy faktura czeka na akceptację, została zatwierdzona, odrzucona albo gotowa do dalszego działania.
Komentarze przy fakturach
Ustalenia zostają przy dokumencie, którego dotyczą. Nie w mailu sprzed tygodnia i nie w komunikatorze.
Historia procesu
Widzisz, kto zaakceptował dokument, kiedy to zrobił i co działo się po drodze.
Archiwum dokumentów
Faktury i dokumenty zostają w jednym miejscu. Możesz do nich wrócić bez przeszukiwania skrzynki.
Przed i po wdrożeniu Altera.app
Z maili, pamięci zespołu i ręcznego pilnowania przechodzisz do jednego widocznego procesu z historią dokumentu.
Przed Altera.app
- Faktury są w mailach.
- Akceptacje są w wiadomościach.
- Komentarze są w rozmowach.
- Statusy są w głowach ludzi.
- Dokumenty są „gdzieś”.
Po wdrożeniu Altera.app
- Faktury są w systemie.
- Akceptacje są w procesie.
- Komentarze są przy dokumencie.
- Statusy są widoczne.
- Historia jest zapisana.
Dla firm, w których faktura nie kończy tematu
Bo samo otrzymanie faktury to dopiero początek. Trzeba ją opisać, zaakceptować, przekazać dalej, zapłacić, zaksięgować i znaleźć za trzy miesiące.
Dla właściciela
Widzisz, co dzieje się z dokumentami w firmie, bez codziennego dopytywania zespołu i księgowości.
Dla osoby odpowiedzialnej za finanse
Masz faktury, statusy, akceptacje i komentarze w jednym miejscu. Mniej ręcznego pilnowania. Więcej kontroli.
Dla firm usługowych
Szczególnie wtedy, gdy koszty, projekty, podwykonawcy i faktury zaczynają żyć własnym życiem.
Wdrożenie liczone w godzinach, nie w tygodniach
Elektroniczny obieg dokumentów nie powinien zaczynać się od wielkiego projektu, którego wszyscy boją się dotknąć.
Konfigurujesz proces
Ustawiasz poziomy e-Obiegu i domyślne osoby akceptujące.
Dodajesz użytkowników i dostępy
Dopasowujesz widoczność dokumentów do ról w firmie.
Zaczynasz działać
Bez przeciągania, labiryntu ustawień i robienia z obiegu dokumentów nowego działu.
Dokumenty firmowe nie powinny żyć w przypadkowych miejscach
W Altera.app dokumenty są w jednym miejscu, z kontrolą dostępu, historią działań i statusem procesu.
- Wiesz, kto widzi dokument.
- Wiesz, kto ma go zaakceptować.
- Wiesz, kto dodał komentarz.
- Wiesz, na jakim etapie jest faktura.
Zobacz elektroniczny obieg dokumentów w praktyce
Podczas demo pokażemy, jak wygląda realna praca z fakturą w Altera.app.
- Jak faktura trafia z KSeF, maila albo uploadu.
- Jak działa ścieżka akceptacji.
- Jak nadać dostęp użytkownikom.
- Jak komentować dokument.
- Jak sprawdzić status faktury.
- Jak wygląda historia procesu.
Najczęstsze pytania o elektroniczny obieg dokumentów w Altera.app
Najważniejsze kwestie przed uruchomieniem e-Obiegu: źródła faktur, ścieżki akceptacji, dostępy i historia dokumentu.
Czy muszę zmienić cały sposób pracy z fakturami?
Nie. Altera.app porządkuje proces, który już istnieje w firmie. Zamiast maili, ręcznego przekazywania i zgadywania masz jeden system.
Czy obieg działa z fakturami z KSeF?
Tak. KSeF dostarcza fakturę, a e-Obieg porządkuje akceptację, statusy, komentarze i historię pracy z dokumentem.
Czy mogę ustawić różne ścieżki akceptacji?
Tak. Możesz dopasować ścieżki akceptacji do tego, jak działa Twoja firma.
Czy każdy użytkownik widzi wszystkie dokumenty?
Nie. Dostępy można dopasować do roli użytkownika i zakresu jego pracy.
Czy widać, kto zaakceptował dokument?
Tak. System pozwala śledzić historię procesu i sprawdzić, co działo się z dokumentem.
Nie pozwól, żeby faktury dalej robiły sobie wycieczki po firmie
Wdróż elektroniczny obieg dokumentów w Altera.app i zobacz, jak wygląda praca z fakturami bez ręcznego śledzenia każdego kroku.
- Ścieżki akceptacji.
- Statusy dokumentów.
- Komentarze przy fakturach.
- Dostępy użytkowników.
- Historia procesu.
- Wszystko w jednym miejscu.