Jak wybrać odpowiednie biuro księgowe? 12 kryteriów

Przedsiębiorcy muszą codziennie podejmować wiele ważnych decyzji podczas prowadzenia firmy. Jedną z nich jest wybór osób lub firmy, która będzie prowadziła ich księgowość. Oczywiście jeśli działalność nie jest skomplikowana, to przedsiębiorca sam może się rozliczać. Jednak wiąże się z tym duże ryzyko, dlatego wiele osób bardzo szybko postanawia zlecić to zadanie księgowemu ze względu na oszczędność czasową oraz aby mieć pewność, że wszystko zostało prawidłowo rozliczone.

Firmy, które muszą prowadzić pełną księgowość, od początku rozpoczynają współpracę z biurem rachunkowym lub zatrudniają własną księgową. Na rynku istnieje tysiące firm, które świadczą usługi księgowości. W tym artykule powiemy, dlaczego tak ważne jest wybranie odpowiedniego biura rachunkowego oraz jakimi kryteriami się kierować podczas jego wyboru. 

Dlaczego tak ważne jest wybranie odpowiedniego biura rachunkowego?

Powierzenie prowadzenia usług księgowych niestety nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności podatkowych. To właściciel przedsiębiorstwa będzie musiał wziąć odpowiedzialność za popełnione błędy podczas rozliczeń z urzędem skarbowym. Biuro rachunkowe nie odpowiada za dokonanie wpłat podatków w określonym terminie, zobowiązania podatkowe, zawyżanie zwrotów VAT, czy też zaniżenie zobowiązania podatkowego, chybaa że zawrzemy to w umowie B2B.

Podczas podpisywania umowy z biurem rachunkowym żadna ze stron nie może zmienić reguł odpowiedzialności, ponieważ takie postanowienie nie wiążą fiskusa. Oczywiście nie oznacza to, że księgowi nie są w żaden sposób odpowiedzialni za skutki nieprawidłowości rozliczeń. Przedsiębiorca może domagać się odszkodowania za poniesione szkody w wyniku wadliwego prowadzenia księgowości. 

Jednak zanim sprawa zostanie rozstrzygnięta, to właściciel firmy (kierownik jednostki) będzie zobowiązany do uregulowania zobowiązań z urzędem, a to może mieć poważne konsekwencje dla całego biznesu. Dlatego tak ważne jest zweryfikowanie kompetencji firmy, która będzie zajmowała się księgowością.

Rozpoczynając współpracę z księgowym, przedsiębiorcy nie tylko oczekują prawidłowego rozliczenia swojej firmy, ale również doradztwa w zakresie wyboru rodzaju prowadzenia działalności i formy opodatkowania. Aby udzielić porad w tym zakresie trzeba mieć nie tylko odpowiednią wiedzę, ale również doświadczenie w tym zakresie. Niestety, ale nie zawsze porady są udzielane przez osoby kompetentne, a to przedsiębiorca będzie musiał wziąć odpowiedzialność za podjęcie ostatecznej decyzji.

1. Wyznaczony księgowy z biura rachunkowego.

Niestety nie można w 100% zweryfikować kompetencji księgowego. Może to stanowić spore wyzwanie dla każdego przedsiębiorcy, ponieważ jeśli nie zajmuje się on na co dzień księgowością, to nie będzie on w stanie ocenić poziomu wiedzy księgowego. Obecnie dosłownie każdy może otworzyć swoje biuro rachunkowe. Nie są do tego potrzebne żadne uprawnienia. Z tego względu rozpoczęcie współpracy z księgowym zawsze jest obarczone ryzykiem. 

2. Ubezpieczenia na działalność biura rachunkowego.

Część biur rachunkowych chwali się posiadaniem polisy OC. Niestety przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy, że to nie powinno być jakimś szczególnym atutem. Według prawa każda firma świadcząca usługi księgowe musi wykupić ubezpieczenie OC na minimum 10 tys. euro. Jeśli biuro rachunkowe posiada wyższą plisę lub posiada np. dodatkowe ubezpieczenie na kadry i płace, rozliczenie z ZUS, prowadzenie książki przychodów i rozchodów, może to być znacząca zaleta. Więc wybierając biuro rachunkowe, nie powinniśmy kierować się wyłącznie posiadaniem ubezpieczenia.

3. Licencja na usługi księgowe.

Tak samo jak w przypadku polisy OC, wiele biur rachunkowych zapewnia, że posiada licencję na usługi księgowe. Na rynku nie jest wymagany taki certyfikat. Każdy może świadczyć usługi księgowe.  Dawniej taki certyfikat można było uzyskać, zdając egzamin w Ministerstwie Finansów.

4. Kwalifikacje księgowego / biura rachunkowego.

Jednak na rynku jest wiele różnych tytułów oraz certyfikatów. Jedne są bardziej wartościowe, a inne mniej. Warto zdawać sobie sprawę, czy zwiększa się odpowiedzialność danej osoby, jeśli posiada jeden z nich.

Istnieje kilka zweryfikowanych typów specjalistów, a jest nim np. doradca podatkowy, biegły rewident. Takie osoby muszą  spełniać szereg wymagań, aby uzyskać takie tytuły i są one uregulowane ustawowo. To znaczy, że muszą systematycznie poszerzać swoją wiedzę w danej dziedzinie i brać odpowiedzialność za swoją pracę. 

Możesz się spotkać również ze stwierdzeniem, że ktoś jest dyplomowanym księgowym. Można go uzyskać, kończąc kurs i zdając egzamin organizowany przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Jednak trzeba podkreślić, że to nie są uprawnienia uznawane ustawowo, jak w przypadku np. biegłego rewidenta.

Część księgowych zatrudnionych w biurze rachunkowym może posiadać szereg dyplomów ze szkoleń i kursów księgowych. Oczywiście może to być dodatkowy atut, bo to świadczy, że specjaliści w danej firmie ciągle poszerzają i aktualizują swoją wiedzę.

5. Sposób dostarczania dokumentów i lokalizacja biura rachunkowego.

W dzisiejszych czasach lokalizacja firmy świadczącej usługi księgowej nie ma większego znaczenia. Dokumenty z łatwością można przekazywać w formie elektronicznej za pomocą maili, systemów do elektronicznego obiegu dokumentów lub paneli klienta w systemach księgowych. W niektórych przypadkach można oczywiście je również wysłać za pośrednictwem kuriera. 

Rozwój technologii sprawił, że bez problemu można się komunikować nie tylko za pomocą telefonu, czy maili, ale również za pośrednictwem specjalnych komunikatorów internetowych m.in. takich jak Google Meet, Zoom, Skype.

6. Organizacja współpracy z biurem rachunkowym.

Ten punkt jest bardzo często pomijany przez większość przedsiębiorców, a jest on kluczowym czynnikiem, który może zaoszczędzić nie tylko wiele czasu, ale również zapobiec wielu problemom. Niestety większość biur rachunkowych nie ustala jasnych zasad współpracy i komunikacji z klientem

Przed rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym sprawdź:

• Jak wygląda komunikacja z księgowym – jakimi kanałami macie się komunikować oraz w jakich godzinach możesz się skonsultować z księgowym. 
• Zasad współpracy – czego możesz oczekiwać od księgowego, jak wymieniać się informacjami itp.
• Dostarczenie dokumentów – określ z księgowym, w jaki sposób masz dostarczać dokumenty. Czy jest możliwe przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną oraz do kiedy musimy je dostarczyć.
• Forma rozliczenia – powinna być jasna i przejrzysta. 
• Zakres świadczonych usług – dowiedz się czego dokładnie możesz oczekiwać w ramach współpracy z biurem rachunkowym, a za co musisz zapłacić dodatkowo. 
• Wymiana bieżących informacji – o m.in. statusie zaksięgowanych dokumentów, zmianach prawnych, które dotyczą przedsiębiorcę.
• Terminy – czy biuro będzie informować o terminach, które mogą być istotne dla klienta np. do kiedy mamy płacić podatki, złożyć deklaracje itp. Jeśli tak to, w jaki sposób dostaniemy tę informację. 

Z tego względu upewnij się, że Twoje przyszłe biuro rachunkowe wie jak sprawnie współpracować z klientami i ma jasno ustalone procedury wewnętrzne. Te proste działania pokazują, w jaki sposób to biuro rachunkowe poradzi sobie z przyszłymi potencjalnymi problemami.

7. Ochrona danych osobowych klienta w biurze rachunkowym.

Dokumenty, które będziesz dostarczać do biura rachunkowego, będę zawierać newralgiczne informacje. Upewnij się, że firma świadcząca usługi księgowe będzie posiadała odpowiednie procedury z ochroną Twoich danych osobowych (RODO).

8. Dostęp do dokumentów księgowych.

Dowiedz się, czy otrzymasz dostęp do jakiegoś panelu klienta, gdzie będą przechowywane dokumenty Twojej firmy. Niektóre systemy posiadają dodatkowe funkcjonalności, które ułatwiają współpracę i komunikację z biurem rachunkowym, umożliwiają generowanie raportów, wgląd do danych wszystkich dokumentów itp. Posiadanie dostępu do odpowiedniego systemu może być niewątpliwe olbrzymim atutem danego biura rachunkowego. 

9. Opinie innych klientów o danym biurze rachunkowym.

Oczywiście najlepiej jest nawiązać współpracę ze sprawdzonym biurem rachunkowym. Dlatego w pierwszej kolejności warto porozmawiać ze znajomymi lub zapytać innych przedsiębiorców np. na forum internetowym i grupach na Facebooku.

Można również sprawdzić, jakie opinie klientów o firmie świadczącej usługi księgowe na m.in. fanpage na Facebooku, LinkedIn lub profilu w Google. Jednak należy na nie patrzeć z dystansem, ponieważ mogą one pochodzić od znajomych osób, które pracują w danym biurze lub mogły być one po prostu kupione.

10. Dodatkowe działania, dzięki którym możesz upewnić się, czy Twoja firma jest prawidłowo prowadzona.

Warto również samodzielnie starać się kontrolować, czy wszystkie obowiązki zostały wykonane należycie. Możesz to zrobić np.:

• Kontrolując czy każdego miesiąca masz aktualny stan za dany miesiąc w przypadku księgi przychodów i rozchodów.
• W podobny sposób możesz sprawdzić deklaracje podatkowe, które możesz zweryfikować w urzędzie poświadczenia odbioru (UPO).
• W przypadku pełnej księgowości poproś o zestawienie obrotów i sald po zakończeniu każdego miesiąca.
• Na bieżąco wyjaśniaj wszelkie wątpliwości i stosuj zasadę ograniczonego zaufania.
• Miej podstawową wiedzę na temat właściwości stawki VAT dla działalności, którą prowadzisz, upewnij się, czy masz kopie dokumentów o wyborze stawki liniowej w PIT, czy płacisz podatek liniowy, czy według skali. itp.

Pamiętaj, że to Ty będziesz odpowiadać za nieprawidłowości w swojej firmie, więc dokonaj wszelkich możliwych działań ze swojej strony, aby dopilnować, że wszystko jest rozliczane w prawidłowe sposób. Inaczej dowiesz się po kontroli urzędu skarbowego lub podczas zmiany na inną firmę księgową. Jeśli urząd skarbowy nie stwierdził żadnych nieprawidłowości, to masz potwierdzenie, że dane biuro rachunkowe dobrze świadczy swoje usługi.

11. Reprezentacja księgowego przed urzędami.

Bardzo dużym ułatwieniem i oszczędnością czasu może być podpisanie pełnomocnictwa na księgowego. Dzięki temu będzie on mógł za Ciebie np. podpisywać dokumenty urzędowe oraz występować w Twoim imieniu przed instytucjami państwowymi. 

12. Cena i zakres usług biura rachunkowego.

Stawki usług księgowych na rynku mogą się znacząco różnić. Ma na to wpływ jakość wykonywanej usługi i kompetencje zatrudnionych pracowników. Dodatkowo pod ceną może się kryć inny zakres usług. Podstawowy zakres najczęściej obejmuje wyliczenie podatków i wysyłkę niezbędnych deklaracji do urzędów. Część biur do ceny wlicza również np. reprezentację w urzędach, tworzenie raportów, czy też doradztwo podatkowe.

Z tego względu warto na początku współpracy określić zakres usług oraz zapytać się, czy oprócz podstawowej opłaty za usługę księgową mogą zostać naliczone dodatkowe opłaty. W ten sposób może się okazać, że stosunkowo niższa cena początkowa, może być o wiele wyższa, niż początkowo myśleliśmy. My przygotowaliśmy wycenę naszych usług tutaj: księgowość spółek, księgowość uproszczona, obsługa kadrowo-płacowa.

Warto rozważyć wyższą jakość usług w przypadku prowadzenia pełnej księgowości lub jeśli wiesz, że Twoja firma może być skomplikowana w rozliczeniu ze względu na branżę, w jakiej działasz. W takim wypadku lepiej więcej zapłacić za wykwalifikowanych specjalistów, ponieważ złe rozliczenie może Cię kosztować o wiele więcej.

Jak widzisz podczas wyboru biura rachunkowego, należy zwrócić uwagę na wiele aspektów. Jesteśmy przekonani, że jeśli zastosujesz się do wskazówek zawartych w tym wpisie, to możesz mieć pewność, że zminimalizujesz ryzyko wybrania nieodpowiedniego biura rachunkowego.